Mehrere B2B Einkäufer pro Firmenkunde im Onlineshop mit Magento Open Source abbilden

Bei vielen B2B-Kunden bestellt nicht nur eine Person. Mitarbeiter aus Einkauf, Produktion, Instandhaltung, Buchhaltung oder verschiedenen Niederlassungen benötigen jeweils eigene Zugänge zum Onlineshop.

Ein gemeinsames Kundenkonto reicht dafür selten aus. Es lässt sich kaum nachvollziehen, wer einen Warenkorb erstellt, eine Lieferadresse geändert oder eine Bestellung ausgelöst hat. Auch interne Bestellgrenzen, Budgets und Freigaben können mit einem einfachen Firmenlogin nicht zuverlässig gesteuert werden.

Magento Open Source stellt dafür eine flexible technische Grundlage bereit. Firmenkonten mit mehreren Benutzern, Einkaufsrollen und mehrstufigen Genehmigungen gehören jedoch nicht zum Standardumfang. Solche Prozesse müssen gezielt über Erweiterungen, eigene Magento-Module und gegebenenfalls eine Anbindung an ERP oder Warenwirtschaft aufgebaut werden.

Warum ein gemeinsamer Zugang problematisch ist?

Ein gemeinsamer Firmenzugang erscheint zunächst unkompliziert. Mehrere Mitarbeiter erhalten dieselbe E-Mail-Adresse und dasselbe Passwort.

Im täglichen Betrieb entstehen daraus schnell organisatorische und sicherheitsrelevante Probleme.

Der Shopbetreiber kann nicht eindeutig erkennen, welcher Mitarbeiter eine Bestellung ausgelöst hat. Verlässt ein Beschäftigter das Unternehmen, müssen die Zugangsdaten für alle übrigen Benutzer geändert werden. Jeder angemeldete Mitarbeiter sieht dieselben Adressen, Bestellungen und möglicherweise auch Rechnungen.

Hinzu kommt ein weiteres Problem. Ein gemeinsam genutzter Zugang kennt keine unterschiedlichen Zuständigkeiten. Der Shop kann nicht unterscheiden, ob ein Benutzer lediglich einen Bedarf melden, eine Bestellung vorbereiten oder einen größeren Einkauf freigeben darf.

Persönliche Benutzerkonten schaffen eine bessere Grundlage. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und wird dem übergeordneten Firmenkunden zugeordnet. Rechte und Bestellgrenzen können anschließend passend zur jeweiligen Aufgabe vergeben werden.

Was Magento Open Source standardmäßig bereitstellt?

Magento Open Source besitzt ein grundlegendes Kundenmodell für einzelne registrierte Benutzer.

Das zugrunde liegende Kundenmodul verwaltet insbesondere:

• persönliche Kundenkonten
• Kundenadressen
• Kundengruppen
• Anmeldedaten
• Bestellhistorien
• kundenbezogene Schnittstellen

Das offizielle Modul Magento_Customer führt Kunden, Adressen und Kundengruppen als zentrale Dateneinheiten. Es enthält jedoch kein übergeordnetes Firmenkonto mit untergeordneten Benutzern und eigenen Einkaufsrollen.

Kundengruppen können in Magento Open Source verwendet werden, um Kunden unterschiedlichen Steuerklassen oder Rabattregeln zuzuordnen. Die Standardgruppen umfassen beispielsweise „General“, „Not Logged In“ und „Wholesale“.

Eine Kundengruppe ist jedoch keine Firmenstruktur. Sie kann nicht festlegen, welcher Mitarbeiter Bestellungen anderer Benutzer sehen darf oder wer eine Bestellung freigeben muss.

Wo die Standardfunktionen enden?

Magento Open Source behandelt jedes Kundenkonto zunächst als eigenständigen Benutzer.

Mehrere Benutzer eines Firmenkunden werden daher nicht automatisch über eine gemeinsame Firmenstruktur verbunden. Auch diese Funktionen stehen im Standard nicht als vollständiger B2B-Prozess zur Verfügung:

• Firmenkonto mit mehreren Mitarbeitern
• Abteilungen und Standorte innerhalb eines Kundenkontos
• Rollen für Einkäufer und Genehmiger
• Rechte innerhalb einer Firmenorganisation
• Budgets pro Benutzer oder Kostenstelle
• Bestellgrenzen pro Einkäufer
• mehrstufige Freigabeverfahren
• Stellvertreter für Genehmigungen
• gemeinsame Bestellübersichten eines Firmenkunden

Magento Open Source kann über Module erweitert werden. Die Programmierung individueller Module ist die zentrale Einheit, um bestehende Funktionen zu ergänzen oder neue Geschäftslogik einzuführen. So kann exakt nach Ihren Anforderungen ein Rechtemanagement bzw. Firmenstruktur abgebildet werden.

Für ein B2B-Firmenkonto muss deshalb zunächst festgelegt werden, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob eine vorhandene Erweiterung ausreicht oder eine individuelle Entwicklung sinnvoller ist.

Firmenkonto in Magento abbilden

Wie ein Firmenkonto aufgebaut werden kann

Ein Firmenkonto bildet das Unternehmen des Kunden als übergeordneten Datensatz ab. Dies ist ein neuer Datensatz, der in Magento über ein Modul eingeführt wird.

Darunter befinden sich die einzelnen Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter bleibt ein persönlicher Magento-Kunde (Kundenkonto), wird jedoch zusätzlich einer Firma zugeordnet.

Eine mögliche Struktur und zusätzliche Felder sieht so aus:

Ebene	Beispiel
Firmenkonto	Muster Industrie GmbH
Standort	Hannover
Abteilung	Instandhaltung
Kostenstelle	Produktion Nord
Benutzer	Max Mustermann
Rolle	Einkäufer
Bestellgrenze	1.000 Euro

Nicht jede Information benötigt eine eigene Hierarchieebene.

Ein Standort kann beispielsweise über eine Lieferadresse abgebildet werden. Die Kostenstelle kann als zusätzliches Feld im Warenkorb oder Checkout erfasst werden. Eine Abteilung kann lediglich für die Zuordnung von Budgets und Freigabeverantwortlichen benötigt werden.

Die technische Struktur sollte sich deshalb am tatsächlichen Einkaufsprozess orientieren. Eine möglichst detaillierte Nachbildung des Organigramms erhöht den Pflegeaufwand und bringt nicht zwangsläufig einen zusätzlichen Nutzen.

Welche Rollen in einem B2B-Shop sinnvoll sind

Rollen bündeln Berechtigungen. Dadurch müssen Rechte nicht für jeden Benutzer einzeln gepflegt werden. Folgende vier grundlegende Rollen sind für viele Shops evtl. ausreichend.

Bedarfsmelder

Ein Bedarfsmelder darf Produkte suchen und einen Warenkorb vorbereiten. Er kann die Bestellung jedoch nicht selbst absenden.

Diese Rolle eignet sich für Mitarbeiter in Produktion, Werkstatt oder Außendienst. Sie kennen den konkreten Bedarf, besitzen jedoch keine Einkaufsberechtigung.

Einkäufer

Ein Einkäufer kann Warenkörbe prüfen und Bestellungen auslösen. Abhängig vom Warenwert oder von bestimmten Produktgruppen kann eine zusätzliche Freigabe erforderlich sein.

Er benötigt häufig Zugriff auf kundenspezifische Preise, Lieferadressen, gespeicherte Warenkörbe und eigene Bestellungen.

Freigabeverantwortlicher

Der Freigabeverantwortliche prüft Bestellungen, die eine vorgegebene Grenze überschreiten.

Er kann eine Anforderung genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückgeben. Dafür benötigt er Informationen zu Besteller, Produkten, Mengen, Preisen, Kostenstelle und Lieferadresse.

Firmenadministrator

Der Firmenadministrator verwaltet Benutzer innerhalb des Firmenkontos.

Je nach Konzept kann er:

• neue Mitarbeiter einladen
• Benutzer deaktivieren
• Rollen zuweisen
• Lieferadressen verwalten
• Abteilungen zuordnen
• Vertretungen hinterlegen

Der Firmenadministrator sollte keine Zahlungsbedingungen, kundenspezifischen Preise oder Kreditlimits verändern können, sofern diese Daten vom Shopbetreiber oder ERP vorgegeben werden.

Welche Rechte einzeln gesteuert werden sollten

Eine Rollenbezeichnung genügt für die technische Umsetzung nicht. Für jede Rolle muss festgelegt werden, welche Aktionen erlaubt sind und somit "Rechte". Es bietet sich an eine Matrix zu nutzen, sodass auch nachträglich Rechte je Rolle angepasst oder auch ergänzt werden können.

Eine mögliche Berechtigungsmatrix sieht so aus:

Funktion	Bedarfsmelder	Einkäufer	Genehmiger	Firmenadmin
Produkte und Preise sehen	Ja	Ja	Ja	Ja
Warenkorb erstellen	Ja	Ja	Optional	Ja
Bestellung absenden	Nein	Ja	Optional	Ja
Bestellung freigeben	Nein	Nein	Ja	Optional
Alle Firmenbestellungen sehen	Nein	Optional	Ja	Ja
Benutzer verwalten	Nein	Nein	Nein	Ja
Lieferadressen ändern	Nein	Optional	Nein	Ja
Rechnungen herunterladen	Nein	Optional	Ja	Ja

Die konkreten Rechte hängen vom jeweiligen Kunden ab. Manche Unternehmen möchten, dass jeder Einkäufer nur eigene Bestellungen sieht. Andere benötigen eine gemeinsame Bestellhistorie für die gesamte Abteilung.

Solche Regeln sollten nicht fest im Template oder Frontend hinterlegt werden. Sie gehören in eine zentrale Berechtigungslogik des Magento-Moduls.

Wie Budgets und Bestellgrenzen unterschieden werden

Budget, Bestelllimit und Kreditlimit beschreiben unterschiedliche Vorgaben. Je nachdem ob dies benötigt wird, kann auch dies über individuelle Module umgesetzt werden.

Budget

Ein Budget ist meist eine interne Vorgabe des Firmenkunden.

Eine Abteilung kann beispielsweise pro Monat maximal 5.000 Euro bestellen. Das Budget kann einem Benutzer, einer Kostenstelle, einem Standort oder einer Abteilung zugeordnet werden.

Bei einer Überschreitung kann der Shop:

• eine Warnung anzeigen
• die Bestellung sperren
• eine zusätzliche Freigabe anfordern
• die Bestellung zulassen und die Überschreitung protokollieren

Für ein laufendes Monats- oder Jahresbudget muss das System frühere Bestellungen berücksichtigen. Dabei ist zu klären, ob offene, stornierte und bereits fakturierte Bestellungen in die Berechnung einfließen.

Bestelllimit

Ein Bestelllimit gilt meist für einen einzelnen Einkauf.

Ein Benutzer darf beispielsweise Bestellungen bis 500 Euro direkt auslösen. Höhere Warenkörbe werden an einen Genehmiger weitergeleitet.

Diese Logik ist einfacher als ein kumuliertes Budget, weil nur der aktuelle Warenkorb geprüft werden muss.

Kreditlimit

Das Kreditlimit wird vom Verkäufer festgelegt. Es betrifft den maximalen offenen Betrag, bis zu dem ein Kunde auf Rechnung bestellen darf.

Dieses Limit liegt häufig im ERP oder in der Warenwirtschaft. Der Shop benötigt dann den aktuellen Wert und gegebenenfalls die bereits offenen Forderungen.

Ein internes Abteilungsbudget sollte nicht mit dem Kreditlimit des Kunden vermischt werden. Beide Werte können unterschiedliche Beträge, Verantwortliche und Reaktionen bei einer Überschreitung besitzen.

Wie ein Freigabeprozess für Bestellungen umgesetzt werden kann

Ein Freigabeprozess beginnt vor der eigentlichen Magento-Bestellung.

Der Einkäufer stellt zunächst einen Warenkorb zusammen. Beim Absenden prüft das zusätzliche B2B-Modul die hinterlegten Regeln.

Geprüft werden können:

• Rolle des Benutzers
• Gesamtwert des Warenkorbs
• verfügbares Budget
• ausgewählte Kostenstelle
• Produktgruppen
• Lieferadresse
• Zahlungsart
• verbleibendes Kreditlimit

Ist keine Genehmigung notwendig, kann der Warenkorb direkt als Magento-Bestellung angelegt werden.

Ist eine Freigabe erforderlich, sollte zunächst eine separate Bestellanforderung gespeichert werden. Zu diesem Zeitpunkt darf im Magento-System noch keine reguläre Bestellung erzeugt werden, sofern das ERP und die Zahlungsabwicklung erst nach der Genehmigung angestoßen werden sollen.

Nach der Freigabe wird aus der Anforderung eine reguläre Bestellung.

Wie mehrstufige Freigaben aussehen können?

Eine einfache Freigabelogik könnte folgendermaßen aufgebaut sein:

Warenwert	Ablauf
Bis 500 Euro	Direkte Bestellung
500 bis 2.500 Euro	Freigabe durch Abteilungsleitung
Über 2.500 Euro	Freigabe durch Abteilungsleitung und Einkauf

Weitere Regeln können an bestimmte Bedingungen gekoppelt werden.

Eine zusätzliche Freigabe kann beispielsweise erforderlich sein, wenn:

• das Monatsbudget überschritten wird
• ein Artikel aus einer gesperrten Kategorie stammt
• eine neue Lieferadresse genutzt wird
• eine ungewöhnlich hohe Menge bestellt wird
• die Kostenstelle nicht eindeutig zugeordnet werden kann
• eine abweichende Zahlungsart verwendet wird

Die Zahl der Regeln sollte begrenzt bleiben. Zu viele Ausnahmen führen zu schwer nachvollziehbaren Freigabewegen und erhöhen den Testaufwand.

Welche Daten im ERP geführt werden sollten?

In vielen B2B-Projekten stammen zentrale Informationen aus dem ERP.

Dazu gehören häufig:

• Kundennummer
• Zahlungsbedingungen
• kundenspezifische Preise
• Kreditlimit
• Lieferadressen
• Kostenstellen
• offene Forderungen
• Auftragsstatus
• Vertragsdaten

Im Magento-Shop entstehen dagegen meist:

• Benutzerzugänge
• Rollen
• Warenkörbe
• Bestellanforderungen
• Freigabestatus
• Kommentare
• Benutzeraktivitäten

Für jedes Feld muss festgelegt werden, welches System führend ist. Hier ist schlicht genau zu klären und durchzusprechen welche Informationen wo liegen und wo diese gepflegt werden sollen.

Magento Open Source nutzt das REST-API-Framework. Über die API lassen sich unter anderem Kunden-, Warenkorb- und Bestellprozesse mit externen Anwendungen verbinden. Es können aber auch hier individuelle Schnittstellen-Erweiterungen programmiert werden.

Welche Fehler bei der Planung häufig auftreten

Ein häufiger Fehler ist eine zu komplexe erste Version.

Jede zusätzliche Rolle, Hierarchieebene und Sonderregel vergrößert den Entwicklungs- und Testumfang. Häufig reichen für den Start wenige Rollen und eine einfache Freigabegrenze.

Wie ein sinnvoller Projektstart aussieht

Der Einstieg sollte mit einem konkreten Firmenkunden oder einem typischen Einkaufsprozess erfolgen. Es sollte so klein wie nur möglich gestartet werden.

Zunächst wird dokumentiert, wie der Kunde heute bestellt. Dabei sollten auch E-Mails, Excel-Listen, telefonische Rückfragen und manuelle Genehmigungen berücksichtigt werden.

Es wird dann überlegt und ausgearbeitet wie ein möglichst einfache erste Stufe dieses Freigabeprozess aussehen.

Fazit

Mehrere Einkäufer pro Firmenkunde lassen sich mit Magento Open Source nicht von Haus aus abbilden. Dafür wird eine zusätzliche B2B-Logik benötigt.

Die Standardfunktionen liefern persönliche Kundenkonten, Adressen, Kundengruppen, Warenkörbe und Bestellungen. Firmenstrukturen, Einkaufsrollen, Budgets und mehrstufige Genehmigungen müssen durch Erweiterungen oder individuelle Magento-Module ergänzt werden.

Ein tragfähiges Konzept beginnt beim realen Einkaufsprozess. Firmenstruktur, Rollen, Limits, Datenquellen und Zuständigkeiten sollten vor der Programmierung geklärt sein.

Für den Start empfiehlt sich ein überschaubarer Pilot. Wenige Rollen und einfache Freigaberegeln lassen sich besser testen und betreiben. Weitere Abteilungen, Budgets oder Sonderfälle können anschließend schrittweise ergänzt werden.

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Weitere Informationen finden Sie auch hier:

Informationen zu Magento als B2B Onlineshop als Bestellportal

Informationen zu Programmierung individueller Magento Erweiterungen (Funktionen)

Informationen zu Magento als B2B Bestellportal (jedoch nicht interne Shop)

Informationen zu Magento Schnittstellen Programmierung

Informationen zu Magento Betreuung und Verbesserungen