ZUGFeRD oder XRechnung im Magento-Shop?

Inhaltsverzeichnis

Entscheidungshilfe nach Kundentyp und Übertragungsweg

z.B. Ein Magento-Shop verkauft Ersatzteile an Unternehmen, beliefert daneben einige Kommunen und erhält von einem Großkunden individuelle Vorgaben für elektronische Rechnungen.

Ein Teil der Rechnungsempfänger möchte weiterhin ein lesbares PDF. Andere fordern eine XML-Datei, eine Leitweg-ID oder die Übermittlung über Peppol.

In dieser Situation reicht die Frage „ZUGFeRD oder XRechnung?“ allein nicht aus. Shopbetreiber müssen zusätzlich klären, wer die Rechnung erhält, welche Daten verlangt werden und über welchen Weg die Rechnung beim Empfänger ankommen soll.

Für viele klassische B2B-Prozesse ist ZUGFeRD praktisch, weil eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten verbunden wird. XRechnung ist ein reines XML-Format und im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern weit verbreitet.

Beide Formate können auch im B2B-Bereich eingesetzt werden. Maßgeblich bleiben die Anforderungen des jeweiligen Rechnungsempfängers.

Weshalb die Formatfrage für Magento-Shops relevant ist?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen Umsatzsteuerrecht eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt seitdem als sonstige Rechnung.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Unternehmen müssen jedoch bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Für Magento-Shopbetreiber entsteht dadurch eine konkrete Planungsaufgabe. Das gewählte Rechnungsformat muss zu den eigenen Kunden, zur Buchhaltung und zu den vorhandenen Versandprozessen passen. Bei gemischten Kundenstrukturen können mehrere Rechnungswege erforderlich sein.

Was ZUGFeRD und XRechnung gemeinsam haben

ZUGFeRD und XRechnung enthalten Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Systeme können Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuerbeträge, Positionen, Zahlungsbedingungen und Empfängerangaben elektronisch auslesen.

Beide Formate können die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als in Deutschland übliche Formate. Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung allerdings nicht.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Die Formate unterscheiden sich vor allem in ihrer technischen Verpackung, ihrer visuellen Darstellung und ihrem typischen Einsatzbereich.

Wie ZUGFeRD aufgebaut ist?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Die Rechnung besteht aus einem PDF/A-3-Dokument, in das strukturierte XML-Rechnungsdaten eingebettet sind. Der Empfänger kann das PDF wie eine bekannte Rechnung lesen. Seine Buchhaltungssoftware kann gleichzeitig die XML-Daten importieren und weiterverarbeiten.

PDF und XML bilden dabei dieselbe Rechnung. Die Daten in beiden Bestandteilen müssen inhaltlich übereinstimmen. FeRD beschreibt ZUGFeRD als branchenübergreifendes Format, das im B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden kann.

Quelle: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd

Seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen die sichtbaren Angaben im PDF von den Daten der eingebetteten XML-Datei ab, gelten nach der Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums die Daten des strukturierten Teils. Eine Magento-Lösung sollte deshalb sicherstellen, dass PDF und XML aus derselben verlässlichen Datengrundlage erzeugt werden.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Im Juni 2026 wurde ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht. Die neue Version enthält aktualisierte Codelisten und Validierungsartefakte. Bei der Auswahl einer Magento-Erweiterung sollte geprüft werden, welche Version und welche Profile tatsächlich unterstützt werden.

Quelle: https://www.ferd-net.de/ZUGFeRD-Download

Wie XRechnung Format aufgebaut ist?

Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten XML-Datensatz. Eine zusätzliche PDF-Darstellung gehört nicht zum Format. Zum Lesen kann der Empfänger einen Viewer oder eine Visualisierungsfunktion seiner Buchhaltungssoftware verwenden.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards beschreibt XRechnung als deutschen Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Der XML-Datensatz ist die eigentliche Rechnung und kann von unterschiedlichen Fachverfahren automatisiert verarbeitet werden.

Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/

XRechnung darf auch im B2B-Bereich verwendet werden. Sie ist dort jedoch nicht allgemein vorgeschrieben. Unternehmen können mit ihren Geschäftspartnern vereinbaren, welches zulässige Format sie austauschen.

Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/faq/

Im Juli 2026 ist XRechnung 3.0.2 die veröffentlichte Fassung. Das aktuelle technische Bundle trägt den Stand vom 31. Januar 2026. Versionsstände können sich ändern und sollten vor einer Implementierung erneut geprüft werden.

Quelle: https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/

ZUGFeRD und XRechnung im direkten Vergleich

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Technischer Aufbau	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei	Strukturierte XML-Datei
Lesbarkeit ohne Zusatzsoftware	PDF kann direkt angezeigt werden	Viewer oder Visualisierung erforderlich
Maschinelle Verarbeitung	Über den XML-Bestandteil	Direkt über den XML-Datensatz
Typischer Einsatz	Häufig B2B, je nach Vorgabe auch B2G	Besonders B2G, auch für B2B zulässig
Versand per E-Mail	Häufig praktikabel	Möglich, sofern akzeptiert
Übermittlung über Peppol	Nur mit passender technischer Ausprägung und Empfängerfreigabe	Im öffentlichen Bereich verbreitet
Leitweg-ID	Bei B2G je nach Empfänger und Prozess	Bei Rechnungen an Behörden regelmäßig relevant
Geeignet für Empfänger mit PDF-Prozess	Häufig gut geeignet	Zusätzliche Visualisierung notwendig
Geeignet für rein automatisierte Verarbeitung	Möglich	Besonders darauf ausgerichtet
Kundenindividuelle Prüfung erforderlich	Ja	Ja

Die Tabelle zeigt eine typische Einordnung. Sie ist keine verbindliche Vorgabe für jeden Rechnungsempfänger. Insbesondere öffentliche Auftraggeber können eigene Anforderungen an Format, Version, Pflichtfelder und Übertragungsweg festlegen.

Welches Format passt zu normalen Geschäftskunden?

Für einen B2B-Shop mit mittelständischen Kunden kann ZUGFeRD eine naheliegende Lösung sein. Viele Empfänger erhalten damit weiterhin eine sichtbare PDF-Rechnung. Ist die Buchhaltungssoftware entsprechend vorbereitet, lassen sich die eingebetteten XML-Daten automatisch übernehmen.

ZUGFeRD eignet sich besonders für Situationen, in denen folgende Bedingungen zusammenkommen:

Der Kunde möchte eine lesbare PDF-Rechnung.
Die Rechnung wird per E-Mail oder über das Kundenkonto bereitgestellt.
Die Buchhaltung des Empfängers unterstützt ZUGFeRD.
Der Shopbetreiber möchte PDF und strukturierte Daten gemeinsam ausgeben.
Es bestehen keine abweichenden Formatvorgaben des Kunden.

XRechnung kann ebenfalls für B2B-Rechnungen genutzt werden. Sie bietet sich beispielsweise an, wenn ein Großkunde ausdrücklich eine reine XML-Datei verlangt oder sein Rechnungseingang bereits auf XRechnung ausgerichtet ist.

Bei größeren Geschäftskunden sollte der Shopbetreiber die Anforderungen vorab erfragen. Neben dem Format können Bestellnummern, Lieferantennummern, Kostenstellen, Vertragsnummern und spezielle Käuferreferenzen verlangt werden. Eine formal gültige XML-Datei kann im Eingangsprozess des Kunden trotzdem abgelehnt werden, wenn vereinbarte Referenzdaten fehlen.

Welches Format passt zu öffentlichen Auftraggebern?

Bei Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber ist XRechnung der zentrale deutsche Standard. Die KoSIT entwickelt ihn speziell für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung.

Quellen
https://xeinkauf.de/xrechnung/
https://xeinkauf.de/xrechnung/faq/

Daraus folgt jedoch nicht, dass jede öffentliche Stelle ausschließlich XRechnung annimmt. Die EU-Vorgaben verpflichten öffentliche Auftraggeber unter bestimmten Voraussetzungen auch zur Annahme anderer EN-16931-konformer Rechnungen. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes prüft laut ihrem Informationsangebot neben XRechnung auch andere zugelassene Standards, darunter bestimmte ZUGFeRD-Ausprägungen.

Quelle: https://e-rechnung-bund.de/

Für Shopbetreiber bleibt deshalb die Vorgabe des konkreten Auftraggebers maßgeblich. Zu prüfen sind insbesondere:

das verlangte Rechnungsformat
die erlaubte Formatversion
die Leitweg-ID
die Bestellnummer oder Auftragsreferenz
die zuständige Rechnungseingangsplattform
der freigegebene Übertragungsweg
zusätzliche Pflichtfelder
mögliche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die Regeln für Bundesbehörden, Landesbehörden und kommunale Einrichtungen sind nicht vollständig identisch. Das Bundesfinanzministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass die Vorgaben für B2G-Rechnungen neben den umsatzsteuerlichen B2B-Regelungen betrachtet werden müssen.

Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Informationen zu den unterschiedlichen Umsetzungen in den Bundesländern stellt das Beschaffungsamt des Bundes bereit.

Quelle: https://e-rechnung-bund.de/e-rechnung/umsetzung-der-e-rechnung-in-den-bundeslaendern/

Warum Format und Übertragungsweg getrennt geplant werden müssen

ZUGFeRD und XRechnung beschreiben den Aufbau der Rechnung. E-Mail, Download, Upload, Portal, Schnittstelle und Peppol beschreiben den Transport.

Für B2B-Rechnungen schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen einheitlichen Übertragungsweg vor. Möglich sind beispielsweise E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, ein Downloadportal oder ein gemeinsamer Speicherort. Der konkrete Weg kann zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.

Quelle
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Bei öffentlichen Auftraggebern können strengere Vorgaben gelten. Für die Bundesverwaltung steht mit der OZG-RE eine zentrale Rechnungseingangsplattform zur Verfügung. Je nach Empfänger und Rechnungsvolumen kommen Weberfassung, manueller Upload, E-Mail oder Peppol infrage. Der zulässige Weg sollte aus den Vertragsunterlagen hervorgehen oder direkt beim Auftraggeber erfragt werden.

Quellen
https://e-rechnung-bund.de/
https://e-rechnung-bund.de/mediathek/tutorials/ozg-re/

Welche Informationen Magento vor der Rechnungserstellung benötigt

Ein Magento-Shop mit verschiedenen Kundengruppen sollte die Rechnungsanforderungen strukturiert erfassen. Eine globale Einstellung für alle Kunden reicht nur bei sehr einheitlichen Prozessen.

Folgende Informationen können relevant sein:

Information	Bedeutung für die Rechnung
Kundentyp	Unterscheidung zwischen B2B, B2G und B2C
Rechnungsformat	ZUGFeRD, XRechnung oder individuell vereinbartes Format
Formatversion	Vom Empfänger akzeptierte Spezifikation
ZUGFeRD-Profil	Benötigter Umfang der strukturierten Daten
Leitweg-ID	Zuordnung bei öffentlichen Auftraggebern
Käuferreferenz	Interne Zuordnung beim Rechnungsempfänger
Bestellnummer	Häufiges Pflichtfeld bei Großkunden und Behörden
Lieferantennummer	Zuordnung des Rechnungsausstellers
Übertragungsweg	E-Mail, Portal, Peppol, Download oder Schnittstelle
Rechnungsempfänger	Abweichende Rechnungsanschrift oder zentrale Buchhaltung
E-Mail-Adresse	Adresse für den Rechnungseingang
Zahlungsbedingungen	Strukturierte Angabe für die weitere Verarbeitung

Vor der technischen Umsetzung sollte außerdem geklärt werden, ob Magento oder ein angeschlossenes ERP-System die führende Rechnung erzeugt.

Werden parallele Rechnungen in mehreren Systemen erstellt, steigt das Risiko abweichender Rechnungsnummern, Beträge oder Steuerangaben.

Wann eine Leitweg-ID benötigt wird?

Für gewöhnliche Rechnungen zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Sie wird zur Identifikation und Weiterleitung von Rechnungen an öffentliche Stellen verwendet. Der Rechnungsaussteller erhält die benötigte Leitweg-ID in der Regel vom Auftraggeber oder aus den Vertragsunterlagen.

Quellen https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e -rechnung.html https://xeinkauf.de/aktuelles/xrechnung/leitweg-id/

In der strukturierten Rechnung wird die Leitweg-ID als Käuferreferenz im Feld BT-10 eingetragen. Im normalen B2B-Geschäft kann dieses Feld stattdessen einen anderen, vom Käufer festgelegten Bezeichner enthalten. Dazu gehören beispielsweise eine Lieferantennummer oder eine interne Referenz.

Für Magento bedeutet das, dass eine Leitweg-ID nicht als allgemeine Shopkonfiguration behandelt werden sollte. Sie gehört zum jeweiligen Rechnungsempfänger und kann unter Umständen sogar von Auftrag zu Auftrag variieren.

Geeignete Speicherorte können sein:

ein Kundenattribut im Magento-Kundenkonto
ein zusätzliches Feld an der Bestellung
eine Zuordnung im ERP- oder Warenwirtschaftssystem
eine kundenspezifische Konfiguration
eine manuelle Eingabe vor der Rechnungserstellung

Welcher Speicherort geeignet ist, hängt davon ab, wo die rechtlich relevante Rechnung erzeugt wird und welches System die Stammdaten verwaltet.

Welche Rolle Peppol spielt

Peppol ist ein Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es ist kein eigenes Rechnungsformat. Über das Netzwerk können unterschiedliche zugelassene Dokumententypen übertragen werden.

Für den Versand wird eine Peppol-ID benötigt. Sie dient der technischen Adressierung des Empfängers. Die Leitweg-ID wird dagegen innerhalb der Rechnung zur fachlichen Zuordnung verwendet. Beide Angaben erfüllen unterschiedliche Aufgaben und dürfen nicht ohne Prüfung gleichgesetzt werden.

Quellen
https://xeinkauf.de/peppol/faq/
https://e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/peppol/

Ein Magento-Modul, das eine XML-Rechnung erzeugt, verfügt daher nicht automatisch über einen Peppol-Versand. Für Peppol sind zusätzlich ein geeigneter Zugang, eine technische Adressierung und ein abgestimmter Übertragungsprozess erforderlich.

Drei typische Szenarien für Magento-Shops

Welche Standard elektronische Rechnung Szenarien Onlineshop

Ein B2B-Shop mit weitgehend einheitlichen Kunden

Der Shop verkauft ausschließlich an deutsche Unternehmen. Die Rechnungen werden in Magento erzeugt und per E-Mail verschickt. Die Kunden haben keine individuellen Formatvorgaben.

In diesem Fall kann ZUGFeRD ein sinnvoller Ausgangspunkt sein. Die Rechnung bleibt als PDF lesbar und enthält zugleich strukturierte XML-Daten. Vor der Einführung sollte geprüft werden, welches ZUGFeRD-Profil benötigt wird und ob PDF-Erweiterungen oder individuelle Rechnungslayouts korrekt eingebunden werden.

Ein Shop mit Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern

Der größte Teil der Kunden besteht aus Unternehmen. Gelegentlich bestellen Kommunen, Hochschulen oder Bundesbehörden.

Hier sollte der Shop Kundengruppen und Rechnungsanforderungen unterscheiden können. Für normale Geschäftskunden kann ZUGFeRD genutzt werden. Für öffentliche Auftraggeber können XRechnung, eine Leitweg-ID und ein gesonderter Übertragungsweg erforderlich sein.

Eine pauschale Umstellung aller Rechnungen auf XRechnung wäre technisch möglich, kann aber die Nutzung für Empfänger erschweren, die mit einer sichtbaren PDF-Rechnung arbeiten. Eine ausschließliche ZUGFeRD-Lösung deckt wiederum nicht jede individuelle Behördenvorgabe ab.

Ein Shop mit Großkunden und individuellen Beschaffungsprozessen

Großkunden geben häufig konkrete Datenfelder und Übertragungswege vor. Neben dem Format können Bestellnummern, Kostenstellen, Lieferantennummern oder Vertragsreferenzen verpflichtend sein.

Für solche Shops ist ein kundenbezogenes Regelwerk sinnvoll. Womöglich müssen Magento, ERP und Buchhaltung gemeinsam entscheiden, welches Format erzeugt wird, welche Daten einfließen und wie die Datei versendet wird. Hier sind üblicherweise individuelle Erweiterungen bzw. Magento Programmierung nötig.

Wo die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung für Magento 2 ansetzt

Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung erzeugt ZUGFeRD-XML-Rechnungen für Magento 2 und kann diese per E-Mail sowie im Kundenbereich bereitstellen. Sie ist auf den Einsatz mit bestehenden PDF-Erweiterungen und konfigurierbaren Rechnungsprozessen ausgerichtet.

Weitere Informationen zur Erweiterung finden Sie unter:

Elektronische Rechnung – ZUGFeRD Erweiterung für Magento 2 Onlineshop (XML E-Rechnung)

Verlangt ein Teil der Kunden eine XRechnung, eine Leitweg-ID, Peppol oder eine kundenspezifische Schnittstelle, sollten diese Anforderungen zusätzlich in die Prozessplanung aufgenommen werden. Maßgeblich ist nicht allein das erzeugte Dateiformat. Auch die benötigten Daten und der tatsächliche Übertragungsweg müssen berücksichtigt werden.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung

Ist XRechnung nur für Behörden geeignet?

Nein. XRechnung ist auch für Rechnungen zwischen Unternehmen zulässig. Im B2B-Bereich besteht jedoch keine allgemeine Verpflichtung, gerade dieses Format zu verwenden. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sollten sich über das Format abstimmen.

Quelle
https://xeinkauf.de/xrechnung/faq/

Kann ZUGFeRD an eine Behörde gesendet werden?

Das kann möglich sein, sofern das verwendete Profil die Anforderungen erfüllt und die jeweilige Behörde das Format über den vorgesehenen Kanal akzeptiert. Shopbetreiber sollten dies vor dem Versand beim Auftraggeber oder auf der zuständigen Rechnungseingangsplattform prüfen.

Benötigt jeder Geschäftskunde eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID wird grundsätzlich für Rechnungen an Behörden verwendet. Im B2B-Bereich können Unternehmen im Feld für die Käuferreferenz eigene Identifikatoren vorgeben.

Quelle
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Ist eine PDF-Rechnung automatisch eine E-Rechnung?

Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt seit dem 1. Januar 2025 umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Bei ZUGFeRD enthält das PDF zusätzlich eine strukturierte XML-Datei.

Quellen
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://www.ferd-net.de/standards/zugferd

Muss eine XRechnung zusätzlich als PDF versendet werden?

Nein. Der XML-Datensatz ist die Rechnung. Für die visuelle Prüfung kann ein Viewer verwendet werden. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Datei ist nicht Bestandteil des XRechnungsstandards.

Quellen
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://xeinkauf.de/xrechnung/

Ist Peppol ein Rechnungsformat?

Nein. Peppol ist eine Infrastruktur für die Übertragung strukturierter Geschäftsdokumente. Das Rechnungsformat und der Transportweg müssen getrennt festgelegt werden.

Quelle
https://xeinkauf.de/peppol/faq/

Kann ein Magento-Shop beide Formate verwenden?

Ja, technisch lassen sich unterschiedliche Rechnungsprozesse abbilden. Der Aufwand hängt davon ab, wo Rechnungen erzeugt werden, welche Kundendaten vorhanden sind und welche Versandwege unterstützt werden müssen. Bei gemischten B2B- und B2G-Kunden ist häufig eine kundenbezogene Steuerung erforderlich.

Fazit

ZUGFeRD passt häufig zu B2B-Shops, deren Kunden eine lesbare PDF-Rechnung und strukturierte Rechnungsdaten gemeinsam erhalten möchten. XRechnung ist besonders für Prozesse mit öffentlichen Auftraggebern relevant und kann auch im B2B-Geschäft genutzt werden.

Eine belastbare Entscheidung entsteht aus vier Fragen:

Wer erhält die Rechnung?
Welches Format verlangt dieser Empfänger?
Welche Referenzdaten müssen enthalten sein?
Über welchen Weg muss die Rechnung übermittelt werden?

Für einen Magento-Shop mit einheitlichen Geschäftskunden kann ein zentraler ZUGFeRD-Prozess ausreichen. Bei Behörden, Großkunden und mehreren Übertragungswegen sollte die technische Konzeption kundenbezogene Regeln vorsehen. Vor dem produktiven Einsatz gehören Testrechnungen, Validierung und eine Abstimmung mit Buchhaltung sowie Rechnungsempfängern zum Pflichtprogramm.