Was kostet eine Magento-ERP-Schnittstelle? Zwölf Fragen vor der Aufwandsschätzung

Die Kosten einer Magento-ERP-Schnittstelle lassen sich erst zuverlässig einschätzen, wenn Datenflüsse, Geschäftsprozesse und technische Rahmenbedingungen bekannt sind. Der Name des ERP-Systems allein reicht dafür nicht aus.

Eine Schnittstelle, die ausschließlich neue Bestellungen aus Magento an eine Warenwirtschaft überträgt, hat einen anderen Umfang als eine umfassende Verbindung mit Produkten, Beständen, individuellen Preisen, Kundenkonten, Lieferungen und Retouren.

Vor einer Aufwandsschätzung sollten Unternehmen deshalb klären, welche Daten aus welchem System kommen, wie häufig sie aktualisiert werden und welche Sonderfälle berücksichtigt werden müssen. Die folgenden zwölf Fragen helfen dabei, den tatsächlichen Projektumfang zu bestimmen.

Welche Bestandteile beeinflussen die Kosten?

Die Programmierung bildet nur einen Teil des Gesamtaufwands. Hinzu kommen die fachliche Analyse, das Datenmapping, Tests, Dokumentation und die Einrichtung einer zuverlässigen Fehlerbehandlung.

Typische Kostenblöcke sind:

• Aufnahme der bestehenden Prozesse
• Prüfung der Magento- und ERP-Schnittstellen
• Festlegung der Datenflüsse
• Zuordnung von Feldern und Werten
• Entwicklung oder Anpassung der Verbindung
• Einrichtung von Protokollierung und Überwachung
• technische und fachliche Tests
• Produktivsetzung und Anlaufbetreuung
• spätere Wartung und Erweiterung

Je genauer diese Bereiche vor Projektbeginn beschrieben werden, desto belastbarer kann ein Angebot ausfallen.

Frage 1 Welches Ziel soll die Schnittstelle erreichen?

Am Anfang sollte nicht die Technik stehen, sondern das wirtschaftliche oder organisatorische Ziel.

Mögliche Ziele sind:

• Bestellungen automatisch an das ERP übergeben
• Lagerbestände im Onlineshop aktualisieren
• Produkte aus einer Warenwirtschaft übernehmen
• individuelle Kundenpreise in Magento anzeigen
• Lieferstatus und Trackingnummern zurückspielen
• manuelle Exporte und Importe vermeiden
• Fehler durch doppelte Dateneingaben reduzieren

Ein klar formuliertes Ziel hilft dabei, notwendige Funktionen von optionalen Erweiterungen zu unterscheiden.

Für eine erste Projektstufe kann es beispielsweise ausreichen, Bestellungen zu übertragen und Bestände zurückzumelden. Produktpflege, Preislisten und Retouren lassen sich anschließend in weiteren Ausbaustufen ergänzen.

Eine solche Aufteilung ist jedoch nur sinnvoll, wenn die einzelnen Prozesse fachlich voneinander getrennt werden können.

Frage 2 Welche Systeme und Versionen sind beteiligt?

Die Aussage „Magento soll an unser ERP angebunden werden“ reicht für eine Schätzung nicht aus.

Benötigt werden mindestens:

• genaue Bezeichnung des ERP- oder Warenwirtschaftssystems
• eingesetzte Version
• aktuelle Magento-Version
• vorhandene Erweiterungen
• individuelle Anpassungen
• verfügbare Schnittstellen
• technische Dokumentation
• zuständige Ansprechpartner beim ERP-Anbieter

Auch zwei Unternehmen mit demselben ERP-System können sehr unterschiedliche Voraussetzungen haben. Ein System wurde möglicherweise weitgehend im Standard betrieben. Das andere enthält zahlreiche individuelle Felder, Erweiterungen und Prozesse.

Zusätzlich muss geprüft werden, ob das ERP eine moderne API bereitstellt oder Daten nur über Dateien, Datenbankzugriffe oder ältere Webservices austauschen kann. Diese technischen Voraussetzungen beeinflussen den Entwicklungs- und Testaufwand.

Frage 3 Welches System führt welche Daten?

Für jedes Datenobjekt sollte festgelegt werden, welches System die führende Quelle ist.

Ein typisches Modell könnte so aussehen:

• Produktnummern kommen aus dem ERP
• Produkttexte werden im PIM gepflegt
• Kategorien werden in Magento verwaltet
• Lagerbestände kommen aus der Warenwirtschaft
• Kundenzugänge entstehen in Magento
• Auftragsstatus kommen aus dem ERP
• Trackingdaten stammen aus der Versandsoftware

Ohne eine klare Datenhoheit entstehen Konflikte. Ein Mitarbeiter ändert beispielsweise eine Produktbeschreibung in Magento, während das ERP beim nächsten Import einen älteren Text zurückschreibt.

Solche Überschreibungen sind kein rein technisches Problem. Sie entstehen durch unklare Zuständigkeiten.

Vor der Entwicklung sollte daher für jedes Feld entschieden werden:

• Wo wird der Wert gepflegt?
• Welches System darf ihn ändern?
• Was geschieht bei widersprüchlichen Angaben?
• Darf ein leerer Wert einen vorhandenen Wert überschreiben?
• Welche Änderungen müssen protokolliert werden?

Frage 4 Welche Daten sollen übertragen werden?

Begriffe wie Produkte, Kunden oder Bestellungen sind für eine Schätzung zu ungenau.

Ein Produkt kann zahlreiche Informationen enthalten wie:

• Artikelnummer
• Name
• Kurzbeschreibung
• Langbeschreibung
• Status
• Sichtbarkeit
• Kategorien
• Attribute
• Varianten
• Preise
• Staffelpreise
• Bilder
• Dokumente
• Steuersatz
• Gewicht
• Verpackungseinheiten
• Lieferzeit
• Lagerbestand

Auch eine Bestellung besteht aus mehr als einer Bestellnummer und einigen Positionen. Zahlungsart, Versandkosten, Rabatte, Steuern, Adressen, Gutscheine und Kommentare können ebenfalls relevant sein.

Je mehr Datenobjekte übertragen werden, desto mehr Zuordnungen, Prüfungen und Fehlerfälle müssen berücksichtigt werden.

Hilfreich ist eine Tabelle, in der alle benötigten Datenobjekte mit Quelle, Ziel und Priorität aufgeführt werden.

Frage 5 In welche Richtung fließen die Daten?

Jeder Datenfluss benötigt eine klare Richtung.

Mögliche Varianten sind:

• ERP zu Magento
• Magento zu ERP
• beide Systeme tauschen Änderungen aus
• Magento ruft Daten regelmäßig ab
• das ERP sendet Änderungen aktiv
• eine Middleware vermittelt zwischen mehreren Systemen

Ein einseitiger Datenfluss ist meist leichter zu kontrollieren. Bei einer bidirektionalen Synchronisation können dagegen Konflikte entstehen.

Ändert ein Mitarbeiter eine Kundenadresse im ERP und der Kunde aktualisiert sie kurz danach im Shop, muss festgelegt werden, welcher Stand gültig ist.

Weitere Fragen lauten:

• Werden Änderungen anhand eines Zeitstempels bewertet?
• Hat ein System grundsätzlich Vorrang?
• Werden Konflikte automatisch oder manuell gelöst?
• Müssen frühere Werte nachvollziehbar bleiben?

Die Datenrichtung beeinflusst damit direkt den Aufwand für Logik, Protokollierung und Tests.

Frage 6 Wie werden Felder und Werte zugeordnet?

Das Datenmapping gehört häufig zu den aufwendigsten Projektteilen.

Magento und ERP verwenden möglicherweise unterschiedliche Feldnamen, Formate und Wertelisten. Ein ERP kennt beispielsweise die Einheit „Stück“, während Magento den Wert „pcs“ erwartet. Eine Farbe kann in einem System als Text und im anderen als numerische ID gespeichert sein.

Typische Mapping-Fragen sind:

• Welche ERP-Artikelnummer entspricht welcher Magento-SKU?
• Wie werden Varianten erkannt?
• Wie werden Kategorien zugeordnet?
• Welche Attribute sind Pflichtfelder?
• Wie werden Maßeinheiten umgerechnet?
• Welche Datumsformate werden verwendet?
• Wie werden leere oder ungültige Werte behandelt?
• Was geschieht mit unbekannten Attributwerten?

Besondere Aufmerksamkeit benötigen individuelle Magento-Attribute und Felder aus Erweiterungen. Diese Daten müssen im ERP vorhanden oder aus anderen Informationen ableitbar sein.

Für eine Aufwandsschätzung sind echte Beispieldaten wesentlich hilfreicher als eine rein textliche Beschreibung.

Frage 7 Welche Preislogiken müssen berücksichtigt werden?

Preise können eine Schnittstelle erheblich komplexer machen.

Ein einfacher Anwendungsfall überträgt einen regulären Verkaufspreis vom ERP an Magento. In B2B-Shops kommen häufig weitere Regeln hinzu:

• individuelle Kundenpreise
• Preise je Kundengruppe
• Staffelpreise
• Aktionspreise
• unterschiedliche Preislisten
• Netto- und Bruttopreise
• mehrere Währungen
• länderspezifische Preise
• Mindestmengen
• Verpackungseinheiten
• zeitlich begrenzte Konditionen
• kundenspezifische Sortimente

Vor Projektbeginn muss geklärt werden, ob das ERP einen fertigen Endpreis liefert oder ob Magento den Preis aus mehreren Regeln berechnet.

Auch Rundungen und Steuerberechnungen können Unterschiede verursachen. Bereits kleine Abweichungen führen später zu Rückfragen, fehlerhaften Bestellungen oder Problemen bei der Rechnungsprüfung.

Preislogiken sollten deshalb anhand konkreter Kunden- und Bestellbeispiele getestet werden.

Frage 8 Wie werden Bestände und Verfügbarkeiten behandelt?

Ein einzelner Lagerbestand ist vergleichsweise überschaubar. Mehrere Lagerorte, Reservierungen und Lieferregeln erhöhen die Anforderungen.

Zu klären sind:

• Wie viele Lager gibt es?
• Welcher Bestand darf verkauft werden?
• Werden reservierte Mengen abgezogen?
• Gibt es einen Sicherheitsbestand?
• Dürfen nicht verfügbare Artikel bestellt werden?
• Wie werden Lieferzeiten ermittelt?
• Gibt es unterschiedliche Bestände je Land oder Verkaufskanal?
• Wie werden Teillieferungen behandelt?
• Was geschieht bei einem Ausfall des ERP-Systems?

Der physische Bestand im ERP muss nicht mit dem verkaufbaren Bestand in Magento übereinstimmen. Offene Aufträge, Reservierungen oder interne Sperren können den verfügbaren Wert verändern.

Die Schnittstelle benötigt daher eine eindeutige fachliche Definition dessen, was als verfügbar gilt.

Frage 9 Wie läuft eine z.B. Bestellung durch beide Systeme?

Die reine Übergabe einer neuen Bestellung reicht für viele Projekte nicht aus. Der gesamte Auftragsprozess sollte betrachtet werden.

Ein möglicher Ablauf lautet:

1. Der Kunde bestellt in Magento.
2. Magento überträgt die Bestellung an das ERP.
3. Das ERP bestätigt die erfolgreiche Übernahme.
4. Eine interne Auftragsnummer wird zurückgemeldet.
5. Änderungen des Auftragsstatus werden an Magento übertragen.
6. Lieferung und Trackingnummer werden ergänzt.
7. Rechnung oder Gutschrift wird erstellt.
8. Stornierungen oder Retouren werden verarbeitet.

Zusätzlich treten Sonderfälle auf:

• Gastbestellungen
• doppelte Übertragungsversuche
• ungültige Kundennummern
• fehlende Artikel im ERP
• geänderte Lieferadressen
• teilweise stornierte Positionen
• Teillieferungen
• Gutscheine und Rabatte
• abweichende Versandkosten
• Zahlungsabbrüche

Jeder Sonderfall benötigt eine definierte Reaktion. Andernfalls entstehen manuelle Korrekturen, deren Aufwand erst im laufenden Betrieb sichtbar wird.

Frage 10 Wie aktuell müssen die Daten sein?

Nicht jede Information muss in Echtzeit übertragen werden.

Produkttexte können möglicherweise nachts aktualisiert werden. Lagerbestände oder Kundenpreise benötigen unter Umständen deutlich kürzere Intervalle.

Mögliche Verfahren sind:

• sofortige Übertragung nach einer Änderung
• Abgleich alle fünf oder fünfzehn Minuten (Cron Job)
• stündliche Synchronisation
• nächtlicher Import
• manuell gestartete Übertragung
• Event basierte Aktualisierung

Eine hohe Aktualität erhöht häufig die Anforderungen an Stabilität, Infrastruktur und Fehlerbehandlung.

Für die Schätzung sind auch die Datenmengen wichtig:

• Anzahl der Produkte
• Anzahl der Varianten
• Preisdatensätze pro Kunde
• Änderungen pro Tag
• Bestellungen pro Stunde
• saisonale Lastspitzen
• Größe von Bildern und Dokumenten

Eine Schnittstelle für 5.000 Produkte stellt andere Anforderungen als eine Lösung mit mehreren Millionen Preis- und Bestandskombinationen.

Frage 11 Wie werden Fehler erkannt und korrigiert?

Fehler lassen sich in komplexen Systemlandschaften nicht vollständig ausschließen. Entscheidend ist, wie schnell sie erkannt und behoben werden können.

Eine produktive Schnittstelle sollte beantworten:

• Wo werden Fehler protokolliert?
• Wer wird benachrichtigt?
• Welche Übertragungen werden automatisch wiederholt?
• Wie werden doppelte Datensätze verhindert?
• Können einzelne Datensätze erneut verarbeitet werden?
• Welche Informationen erhält der Support?
• Wie werden unvollständige Daten behandelt?
• Gibt es eine manuelle Korrekturmöglichkeit?
• Wie wird ein längerer Systemausfall aufgearbeitet?

Ein Protokoll mit der Meldung „Import fehlgeschlagen“ hilft selten weiter. Für eine schnelle Fehleranalyse werden konkrete Angaben zum Datensatz, Zeitpunkt, betroffenen Feld und technischen Fehler benötigt.

Monitoring und Wiederholungsmechanismen sollten deshalb bereits Teil der ersten Aufwandsschätzung sein.

Frage 12 Wie werden Tests, Abnahme und Betrieb organisiert?

Tests werden häufig unterschätzt. Sie umfassen weit mehr als die Prüfung, ob Daten grundsätzlich übertragen werden.

Benötigt werden möglichst getrennte Testsysteme für Magento und ERP. Zudem sollten realistische Testdaten bereitstehen.

Zu prüfen sind:

• Standardfälle
• Pflichtfelder
• ungültige Werte
• große Datenmengen
• unterbrochene Übertragungen
• doppelte Datensätze
• Preis- und Steuerberechnungen
• Stornierungen
• Teillieferungen
• Retouren
• Ausfall eines beteiligten Systems

Neben technischen Tests ist eine fachliche Abnahme erforderlich. Mitarbeiter aus Vertrieb, Logistik, Buchhaltung oder Produktmanagement sollten prüfen, ob die Abläufe im Tagesgeschäft funktionieren.

Vor der Produktivsetzung müssen außerdem Verantwortlichkeiten geklärt sein. Dazu gehören Ansprechpartner, Reaktionswege, Dokumentation und das Vorgehen bei späteren Magento- oder ERP-Updates.

Wie entsteht aus den Antworten eine Aufwandsschätzung?

Die Antworten auf die zwölf Fragen bilden die Grundlage für konkrete Arbeitspakete. Nicht jede der Fragen muss im Detail beantwortet werden, aber es ist nötig zumindest die Richtung der Frage jeweils zu klären.

Eine belastbare Schätzung kann folgende Bereiche unterscheiden:

• Anforderungsaufnahme
• technische Prüfung
• Daten- und Prozesskonzept
• Schnittstellenentwicklung
• Datenmapping
• Fehlerbehandlung
• Einrichtung der Testumgebungen
• technische Tests
• fachliche Abnahme
• Produktivsetzung
• Dokumentation
• Anlaufbetreuung
• laufende Wartung

Unternehmen können Angebote besser vergleichen, wenn diese Bestandteile getrennt ausgewiesen werden.

Ein günstiger Gesamtpreis ist nur dann aussagekräftig, wenn Analyse, Tests und Fehlerbehandlung tatsächlich enthalten sind. Andernfalls können später erhebliche Zusatzaufwände entstehen.

Welche Entscheidungen können den Umfang reduzieren?

Der Aufwand lässt sich häufig begrenzen, wenn das Projekt klar priorisiert wird.

Mögliche Ansätze sind:

• zunächst nur geschäftskritische Daten anbinden
• eindeutige führende Systeme festlegen
• unnötige bidirektionale Datenflüsse vermeiden
• Standardfelder bevorzugen
• Sonderfälle schriftlich sammeln und bewerten
• Produkt-, Preis- und Auftragsprozesse getrennt betrachten
• nicht zeitkritische Daten in größeren Intervallen übertragen
• realistische Testdaten früh bereitstellen
• Verantwortlichkeiten vor Entwicklungsbeginn klären

Eine kleinere erste Ausbaustufe ist jedoch nicht automatisch günstiger. Werden eng verbundene Prozesse künstlich getrennt, können zusätzliche Übergangslösungen und spätere Umbauten entstehen.

So klein wie möglich starten bietet jedoch die Möglichkeit gezielter das Budget einzusetzen. Es wird zunächst eine Stufe umgesetzt und dann gezielt diese Stufe erweiter.

Die sinnvolle Abgrenzung sollte deshalb fachlich und technisch geprüft werden.

Welche Unterlagen werden für eine erste Einschätzung benötigt?

Für ein erstes Gespräch sollten idealerweise möglichst folgende Informationen vorliegen:

• Name und Version des ERP-Systems
• Magento-Version
• vorhandene API-Dokumentation
• Liste der gewünschten Datenobjekte
• gewünschte Datenrichtungen
• Beispiele realer Datensätze
• Beschreibung der Preislogik (falls es um Preis geht)
• Beschreibung des Bestellprozesses (falles es um Bestellungen geht)
• erwartete Datenmengen
• gewünschte Aktualisierungsintervalle
• bekannte Sonderfälle
• gewünschter Einführungstermin
• zuständige Ansprechpartner

Fehlen einzelne Informationen, ist das natürlich kein Weltuntergang. Je mehr Informationen vorliegen umso schneller kann eine belastbare Aufwandsschätzung erstellt werden.

Üblicherweise bietet sich eine Analysephase an. Dafür kann der Aufwand klar definiert werden und in diesem Rahmen der Gesamtaufwand genauer bestimmt werden sowie Konzeption der Schnittstelle umgesetzt werden.

Fazit

Die Kosten einer Magento-ERP-Schnittstelle hängen vor allem von den abzubildenden Prozessen ab. Datenmapping, Datenrichtung, Preislogik, Bestandsführung, Aktualität, Fehlerbehandlung und Tests bestimmen den Aufwand stärker als der Name des angeschlossenen Systems.

Je genauer Unternehmen diese Punkte vorab klären, desto verlässlicher lassen sich Budget, Zeitplan und Projektgrenzen einschätzen.

Die allgemeinen Kosten eines Magento-Projekts und weitere Schnittstellen als Kostentreiber werden im Magento-Kostenratgeber von KonVis näher eingeordnet.

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Im ersten Schritt prüfen wir die beteiligten Systeme, Datenflüsse und Geschäftsprozesse. Darauf aufbauend lässt sich festlegen, welche Funktionen benötigt werden, welche Fragen noch offen sind und wie eine sinnvolle Aufwandsschätzung aufgebaut werden kann.

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Ausführlich Informationen zu Magento Schnittstellen Programmierung

Weitere Informationen rund um Magento finden Sie auch hier:

Informationen zu Magento Betreuung und Verbesserungen

Informationen zu Programmierung individueller Magento Erweiterungen (Funktionen)

Informationen zu KonVis als Magento Agentur