E-Rechnung in Magento 2 einführen
Welche Anforderungen sollten Shopbetreiber vorab prüfen?
Die Einführung elektronischer Rechnungen in einem Magento-2-Shop beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Unternehmen müssen klären, welche Bestellungen betroffen sind, wo ihre verbindlichen Rechnungsdaten entstehen und wie Rechnungen anschließend versendet, geprüft, verarbeitet und archiviert werden.
Ein Test mit einer einzelnen Standardbestellung reicht dafür selten aus. Magento kann B2B- und B2C-Bestellungen verarbeiten, Gastbestellungen ermöglichen, Aufträge im Adminbereich anlegen sowie mehrere Rechnungen oder Gutschriften zu einer Bestellung erzeugen. Hinzu kommen individuelle Produktattribute, Rabattregeln, unterschiedliche Steuersätze und bereits installierte Erweiterungen für PDF-Rechnungen oder den E-Mail-Versand.
Wer diese Anforderungen vor der Auswahl einer E-Rechnungs-Erweiterung dokumentiert, kann den Anpassungsbedarf besser einschätzen und typische Fehler bereits auf einem Testsystem erkennen.
Welche Magento Shops sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Definition seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr. Sie gilt steuerlich als sonstige Rechnung. Für die tatsächliche Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen bestehen jedoch Übergangsfristen.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Reine B2C-Shops
Rechnungen an private Endverbraucher sind grundsätzlich nicht von der umsatzsteuerlichen B2B-E-Rechnungspflicht betroffen. Ein Shop, der ausschließlich an Privatkunden verkauft, muss daher nicht automatisch jede Kundenrechnung als strukturierte E-Rechnung erzeugen.
In der Praxis ist die Abgrenzung häufig weniger eindeutig. Auch ein überwiegend auf Privatkunden ausgerichteter Shop kann Bestellungen von Unternehmen, Selbstständigen, Vereinen oder öffentlichen Einrichtungen erhalten.
Ein Firmenname in der Rechnungsanschrift reicht allein nicht immer für eine sichere Einordnung. Shopbetreiber sollten gemeinsam mit ihrer Steuerberatung festlegen, anhand welcher Daten ein Geschäftskunde erkannt wird.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
B2B-Shops
Bei steuerpflichtigen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung grundsätzlich relevant. Als inländisch gilt ein Unternehmen insbesondere dann, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat.
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei elektronischen sonstigen Rechnungen, etwa einer per E-Mail versandten PDF-Datei, ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Beträgt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Nach Ablauf der jeweils anwendbaren Frist muss bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen eine E-Rechnung verwendet werden.
Unabhängig davon müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Shops mit B2B- und B2C-Kunden
Viele Magento Shops bedienen Geschäftskunden und private Endverbraucher über dieselbe Installation. In diesem Fall sollte die E-Rechnungserstellung anhand nachvollziehbarer Kriterien gesteuert werden.
Mögliche Kriterien sind:
- Magento-Kundengruppe
- Kundenattribut für Geschäftskunden
- Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsland
- Firmenname
- ausdrückliche Auswahl im Kundenkonto oder Checkout
- vertraglich hinterlegte Rechnungsanforderungen
Dabei ist zu beachten, dass eine Kundengruppe lediglich eine technische Zuordnung in Magento darstellt. Sie ist nicht automatisch ein steuerlicher Nachweis.
Shopbetreiber sollten festlegen, was geschieht, wenn Kundendaten fehlen oder widersprüchlich sind. Dazu zählt beispielsweise eine Bestellung mit Firmenname, aber ohne Umsatzsteuer-ID, oder ein Geschäftskunde, der als Gast bestellt.
Bestellungen öffentlicher Auftraggeber
Für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber können zusätzliche B2G-Vorgaben gelten. Diese Anforderungen bestehen neben den umsatzsteuerlichen Regeln für B2B-Rechnungen.
Je nach Auftraggeber können ein bestimmtes Rechnungsformat, eine Leitweg-ID, ein Übermittlungsportal sowie weitere Referenzdaten vorgeschrieben sein.
Vor der technischen Umsetzung sollten folgende Fragen beantwortet werden:
- Verlangt der Auftraggeber eine XRechnung?
- Ist ein anderes EN-16931-konformes Format zulässig?
- Muss die Rechnung über OZG-RE, ZRE oder ein anderes Portal eingereicht werden?
- Wird eine Leitweg-ID benötigt?
- Müssen Bestellnummer, Vertragsnummer oder Lieferantennummer angegeben werden?
- Gelten besondere Vorgaben eines Bundeslandes oder einer Kommune?
Die Leitweg-ID wird im normalen B2B-Bereich grundsätzlich nicht benötigt. Sie dient vor allem der elektronischen Adressierung und Weiterleitung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Quellen:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id
Ab wann muss der Shop E-Rechnungen versenden können?
Für die Planung sind drei Zeitpunkte besonders wichtig.
| Zeitpunkt | Bedeutung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Ab 1. Januar 2027 | Die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen ist beendet |
| Ab 1. Januar 2028 | Auch die verlängerte Übergangsfrist für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist beendet |
Es bestehen Ausnahmen. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungen an private Endverbraucher
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- bestimmte steuerfreie Umsätze
- bestimmte Leistungen an nicht unternehmerisch tätige juristische Personen
Diese Ausnahmen sollten nicht ungeprüft als automatische Regeln in Magento übernommen werden. Ein Shop kann beispielsweise Rechnungen unter und über 250 Euro erzeugen. Der Status eines Kunden kann sich ebenfalls ändern.
Die konkrete steuerliche Einordnung sollte mit einer qualifizierten Steuerberatung abgestimmt werden.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Welches E-Rechnungsformat benötigen die Kunden?
Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die automatisiert verarbeitet werden können. In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD verbreitet.
Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich als geeignete Formate. Ausgenommen sind bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die vollständige Extraktion der notwendigen Rechnungsangaben ermöglichen.
Quelle:https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es verbindet strukturierte XML-Daten mit einer visuellen PDF/A-3-Darstellung. Die XML-Datei kann von geeigneter Buchhaltungs- oder ERP-Software automatisiert verarbeitet werden.
Quelle: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd
Am 10. Juni 2026 wurde ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht. Die neue Version enthält aktualisierte Codelisten und Validierungsartefakte. Neue Elemente wurden außerdem im Profil EXTENDED ergänzt.
Vor der Auswahl einer Magento-Erweiterung sollte daher geprüft werden, welche ZUGFeRD-Version und welches Profil tatsächlich unterstützt werden. Eine Modulbeschreibung sollte eindeutig nennen, welches Format erzeugt wird.
Zu klären ist außerdem, was der Empfänger konkret benötigt:
- separate XML-Datei
- XML-Datei als E-Mail-Anhang
- XML-Datei innerhalb einer PDF/A-3-Datei
- XRechnung
- ZUGFeRD im Profil EN 16931
- ZUGFeRD im Profil EXTENDED
- Übertragung über ein Portal
- Übergabe an ERP, EDI oder Buchhaltung
Nicht jeder Geschäftskunde verarbeitet dasselbe Format. Größere Kunden und öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben machen.
Was für Rechnungen bzw. Dokumente sollen erzeugt werden?
Wo entsteht die verbindliche Rechnung?
Ein Magento-Auftrag (Bestellung ist noch keine Rechnung! In Magento wird die Rechnung als eigenes Dokument zu einer Bestellung erzeugt.
Für eine Bestellung können mehrere Rechnungen erstellt werden. Jede Rechnung kann alle oder nur einen Teil der bestellten Produkte enthalten. Dadurch lassen sich beispielsweise Teilrechnungen abbilden.
Quelle:
https://experienceleague.adobe.com/en/docs/commerce-admin/stores-sales/order-management/invoices
https://experienceleague.adobe.com/en/docs/commerce-admin/stores-sales/order-management/sales-menu
Vor der Einführung muss deshalb geklärt werden, wie der Shop Rechnungen erstellt.
Mögliche Abläufe sind:
- automatische Rechnungserstellung nach Zahlung
- manuelle Rechnungserstellung im Magento-Adminbereich
- Rechnungserstellung nach dem Versand
- mehrere Teilrechnungen zu einer Bestellung
- Rechnungserstellung für virtuelle Produkte
- nachträgliche Erstellung durch Mitarbeiter
- Rechnungserstellung durch ein ERP-System
- Import fertiger Rechnungsdaten aus einem Drittsystem
Die E-Rechnung sollte auf den Daten des Systems basieren, in dem die verbindliche Rechnung entsteht.
Erzeugt das ERP die eigentliche Rechnung, während Magento parallel eine XML-Datei erstellt, können unterschiedliche Rechnungsnummern, Steuerbeträge oder Leistungsdaten entstehen. In diesem Fall muss geprüft werden, ob Magento überhaupt das geeignete System für die E-Rechnungserstellung ist.
Müssen auch Gutschriften elektronisch erzeugt werden?
Der Begriff Gutschrift kann unterschiedliche Sachverhalte bezeichnen.
Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. In Magento bezeichnet ein Credit Memo meist ein Dokument für eine vollständige oder teilweise Rückerstattung.
Magento unterstützt vollständige und teilweise Erstattungen über Credit Memos. Dabei können Produkte, Versandkosten und weitere Beträge berücksichtigt werden.
Wird eine bereits ausgestellte Rechnung berichtigt, muss der Berichtigungsprozess ebenfalls berücksichtigt werden. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen gelten Erleichterungen.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Es ist wichtig zu wissen welche Fälle im eigenen Magento-Shop vorkommen. Denkbar Fälle sind:
- vollständige Erstattung
- Teilgutschrift für einzelne Produkte
- Erstattung von Versandkosten
- nachträglicher Rabatt
- Korrektur eines Steuerbetrags
- Verweis auf die ursprüngliche Rechnung
- Versand der elektronischen Berichtigung
- Download im Kundenkonto und Adminbereich
Gerade bei Teilgutschriften können Rundungs- und Zuordnungsprobleme entstehen. Diese Fälle sollten vor dem produktiven Einsatz unbedingt getestet werden.
Werden Gastbestellungen berücksichtigt?
Gastbestellungen besitzen kein reguläres Kundenkonto. Trotzdem müssen alle benötigten Rechnungsdaten verfügbar sein. Gibt es Gastbestellungen in Ihrem Onlineshop?
Zu den Rechnungndaten gehören unter anderem:
- Rechnungsanschrift
- Firmenname
- E-Mail-Adresse
- Steuerangaben
- Bestellreferenz
- Buyer Reference
- Leitweg-ID bei entsprechenden B2G-Fällen
Zusätzlich muss geklärt werden, wie ein Gastkunde seine XML-Rechnung erhält. Ein dauerhafter Abruf über das Kundenkonto steht bei einer Gastbestellung gewöhnlich nicht zur Verfügung.
Der Versand per E-Mail oder ein anderer gesicherter Abrufweg ist deshalb besonders wichtig.
Magento besitzt eigene E-Mail-Templates für Rechnungen an registrierte Kunden und Gastkunden. Änderungen am Versandprozess müssen beide Fälle berücksichtigen.
Quelle: https://experienceleague.adobe.com/en/docs/commerce-admin/config/sales/sales-emails
Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung unterstützt die Vergabe einer Buyer Reference für Gastkunden und angemeldete Kunden und die Generierung von XML-Rechnung auch für Gastbestellungen.
Quelle
Was gilt für Bestellungen aus dem Magento-Adminbereich?
Mitarbeiter können Bestellungen direkt im Magento-Adminbereich anlegen. Das ist beispielsweise bei telefonischen Aufträgen, Nachbestellungen, Vertriebsbestellungen oder manuell erfassten B2B-Aufträgen relevant.
Im Onlineshop gibt es die Möglichkeit, einen vollständigen Auftrag direkt im Adminbereich zu erstellen. Das Formular enthält die Informationen des regulären Bestellprozesses.
Individuelle Checkout-Felder werden bei einer Adminbestellung jedoch nicht automatisch in identischer Form durchlaufen. Deshalb sollten Shopbetreiber prüfen:
- Werden Bestellungen überhaupt per Adminbereich angelegt?
- Kann die Buyer Reference im Adminbereich gepflegt werden?
- Ist eine Leitweg-ID hinterlegbar?
- Werden kundenspezifische Rechnungsdaten übernommen?
- Kann eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse verwendet werden?
- Funktioniert die XML-Erzeugung bei manueller Rechnungserstellung?
- Kann ein Mitarbeiter die XML-Datei herunterladen?
- Wird eine elektronische Gutschrift ebenfalls erzeugt?
Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung unterstützt laut die Eingabe einer Buyer Reference bei Bestellungen, die im Magento-Adminbereich angelegt werden.
Quelle:
Welche Rechnungsdaten müssen aus Magento übernommen werden?
Alle steuerlich notwendigen Angaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Es reicht nicht aus, wichtige Angaben ausschließlich in einer sichtbaren PDF-Datei abzubilden.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind seit Einführung der neuen E-Rechnungsregeln die strukturierten Daten maßgebend, wenn der XML-Inhalt von der visuellen Darstellung abweicht.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Typische Datenbereiche sind:
Daten des Rechnungsausstellers
- Firmenname
- Anschrift
- Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
- elektronische Kontaktangaben
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- gegebenenfalls Handelsregisterangaben
Daten des Rechnungsempfängers
- Firmenname
- Rechnungsanschrift
- elektronische Adresse
- Kundennummer
- Lieferantennummer
- Buyer Reference
- Leitweg-ID
- Bestell- oder Vertragsreferenz
Daten der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Währung
- Zahlungsziel
- Nettosumme
- Steuerbeträge
- Bruttosumme
- bereits geleistete Zahlungen
- Verweis auf eine ursprüngliche Rechnung
Daten der Rechnungspositionen
- Produktbezeichnung
- Artikelnummer
- Menge
- Mengeneinheit
- Einzelpreis
- Rabatt
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Steuerkategorie
- individuelle Referenzen
Magento enthält viele dieser Informationen bereits in Bestellungen und Rechnungen. Als Magento Adminuser kennt man unter anderem Produktname, SKU, Menge, Preis, Rabatt, Steuerbetrag, Steuersatz, Versandkosten und Gesamtsummen innerhalb der Auftragsdaten.
Die Werte stammen jedoch nicht in jedem Shop aus den Standardfeldern (!). Ein ERP-Modul kann eigene Artikelnummern ergänzen. Die Leistungsbeschreibung kann von der Produktbezeichnung abweichen. Geschäftskunden können eigene Bestell- oder Kostenstellenreferenzen verlangen.
Vor oder während der Umsetzung sollte deshalb geprüft werden, aus welchem Magento-Feld jeder XML-Wert gelesen wird bzw. werden soll.
Gibt es individuelle Produktattribute oder Rechnungslogiken?
Viele Magento Shops wurden über Jahre erweitert. Ihre Rechnungen können Informationen enthalten, die im Magento-Standard nicht vorgesehen sind.
Typische Beispiele sind:
- kundenspezifische Artikelnummern
- Herstellerartikelnummern
- Verpackungseinheiten
- Seriennummern
- Chargennummern
- Projekt- oder Kostenstellennummern
- abweichende Leistungsbeschreibungen
- individuelle Steuertexte
- Gebühren
- Zuschläge
- zusätzliche Rabatte
Eine E-Rechnungs-Erweiterung muss solche Daten gezielt in die passenden XML-Felder übertragen können. Dafür wird ein Attribut-Mapping benötigt.
Vor der Einführung sollten vier Fragen beantwortet werden:
- Welche Angaben stehen auf der bisherigen Rechnung und weichem vom Standard womöglich ab?
- In welchen Magento- oder ERP-Feldern befinden sich diese Angaben?
- Welche Angaben müssen zwingend im strukturierten Teil enthalten sein?
- Welche zusätzlichen Angaben verlangt der Rechnungsempfänger?
Unsere KonVis Erweiterung hat ein fest definiertes Mapping. Dieses kann aber für individuelle Produktattribute angepasst werden. Nähere Informationen wie dies funktioniert finden Sie dazu in der Anleitung der Erweiterung
Quelle
Welche Steuer-, Preis- und Rabattfälle müssen getestet werden?
Probleme entstehen häufig nicht bei einer einfachen Bestellung, sondern bei Sonderfällen.
Dazu gehören:
- mehrere Steuersätze in einer Bestellung
- steuerfreie Positionen
- Reverse-Charge-Fälle
- innergemeinschaftliche Lieferungen
- Warenkorbrabatte
- Katalogpreisregeln
- Rabattcodes
- kundenspezifische Preise
- kostenlose Produkte
- kostenloser Versand
- rabattierte Versandkosten
- unterschiedliche Währungen
- Teilrechnungen
- Teilgutschriften
- Rundungsdifferenzen
Magento verwaltet Preise, Steuern, Rabatte und Versandkosten auf mehreren Ebenen. Die XML-Rechnung muss daraus mathematisch schlüssige Positions- und Gesamtbeträge bilden.
Eine Abweichung von wenigen Cent kann zu einem Validierungsfehler führen. Shopbetreiber sollten deshalb nicht nur kontrollieren, ob die XML-Datei geöffnet werden kann. Die Beziehungen zwischen Einzelpreisen, Mengen, Rabatten, Steuerbeträgen und Gesamtsummen müssen ebenfalls stimmen.
Unsere KonVis Erweiterung wird laufend erweitert und wir haben bereits diverse Feinustierungen und teils Bugfixes umgesetzt. Dazu zähl z.B. kostenlose Produkte. Dieses Fälle sind jedoch erst durch Kundentestläufe aufgefallen. Dieses Beispiele zeigen, weshalb reale Bestellfälle in den Testplan gehören und auf keinen Fall die Testläufe übersprungen werden sollten.
Quelle
Sind bereits PDF- oder E-Mail-Erweiterungen installiert?
Viele Magento Shops verwenden zusätzliche Module für:
- PDF-Rechnungslayouts
- Rechnungsanhänge
- separate Rechnungsempfänger
- SMTP-Versand
- E-Mail-Protokollierung
- asynchronen E-Mail-Versand
- ERP- oder Buchhaltungsanbindungen
Mehrere Erweiterungen können denselben Magento-E-Mail-Prozess verändern/nutzen. Mögliche Folgen sind fehlende Anhänge, doppelte Nachrichten oder vollständig abgebrochene E-Mails.
Magento besitzt getrennte Einstellungen und Templates für Rechnungen, Rechnungskommentare, Gutschriften sowie Gastkunden. Alle betroffenen Nachrichtentypen sollten auf dem Testsystem geprüft werden. Funktionieren diese wirklich alle noch korrekt?
Quelle: https://experienceleague.adobe.com/en/docs/commerce-admin/config/sales/sales-emails
Die KonVis Erweiterung kann die XML-Datei entweder an die reguläre Rechnungs-E-Mail anhängen oder über eine separate E-Mail versenden. Die separate Nachricht soll mögliche Konflikte mit bestehenden Rechnungsanhang-Erweiterungen reduzieren.
Quelle:
Wo/wie soll der Kunde seine XML-Rechnung erhalten?
Das Gesetz schreibt keinen einheitlichen Übertragungsweg für alle E-Rechnungen vor.
Mögliche Wege sind:
- Versand per E-Mail
- elektronische Schnittstelle
- gemeinsamer zentraler Speicherort
- Download über ein Internetportal
- Übergabe über ein EDI-Verfahren
- Übermittlung über ein Behördenportal
Der konkrete Übertragungsweg kann zwischen den beteiligten Vertragsparteien vereinbart werden.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Denkbare Wege der Übertragung in einem Shop sind
Versand als E-Mail-Anhang
Der Versand per E-Mail ist für viele kleinere Geschäftskunden einfach nutzbar. Zu prüfen sind die Empfängeradresse, Spamfilter, maximale Anhanggrößen und die Zuverlässigkeit des Magento-E-Mail-Versands.
Separate Rechnungs-E-Mail-Adresse
In Unternehmen bestellt häufig eine andere Person als diejenige, die Rechnungen bearbeitet. Eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse kann deshalb sinnvoll sein.
Es muss festgelegt werden, ob diese Adresse dauerhaft im Kundenkonto oder nur für eine einzelne Bestellung gilt.
Download im Kundenkonto
Ein Download im Kundenkonto gibt angemeldeten Kunden Zugriff auf ihre Rechnungen. Berechtigungen, Teilrechnungen, Stornierungen und neu erzeugte Dokumente müssen berücksichtigt werden.
Download im Adminbereich
Buchhaltung und Kundenservice benötigen häufig ebenfalls Zugriff auf die XML-Datei. Ein Admin-Download erleichtert die Prüfung und den erneuten Versand.
Übergabe an ERP oder Buchhaltung
Bei größeren Shops kann eine direkte Übertragung an ein ERP-, EDI- oder Buchhaltungssystem erforderlich sein. Dann werden zusätzliche Schnittstellen, Statusmeldungen und Fehlerprotokolle benötigt.
Die KonVis Erweiterung bietet laut Produktseite den Versand per E-Mail sowie Downloadmöglichkeiten im Kundenkonto und Adminbereich. Ein Zugriff per Rest-API kommt vermutlich in einer späteren Version dazu.
Quelle
Wie werden Testrechnungen validiert?
Eine erzeugte XML-Datei sollte vor dem produktiven Einsatz validiert werden.
Das BMF empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand. Es schreibt jedoch keine bestimmte Validierungsanwendung vor.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Technische Validierung
Die technische Prüfung untersucht unter anderem:
- Ist die XML-Datei syntaktisch korrekt?
- Entspricht sie der angegebenen Version?
- Wird das gewählte Profil eingehalten?
- Sind Pflichtfelder vorhanden?
- Werden zulässige Codes verwendet?
- Stimmen die mathematischen Regeln?
Fachliche Prüfung
Eine technisch gültige Datei kann trotzdem inhaltlich falsch sein. Prüfen Sie die Rechnungen unbedingt sorgfältig inkl. möglicher Sonderfälle und lassen Sie z.B. Ihren Steuerberater diese auch prüfen ist unsere Empfehlung.
Deshalb sollten zusätzlich folgende Punkte geprüft werden:
- Stimmen Verkäufer und Rechnungsempfänger?
- Ist die Rechnungsnummer korrekt?
- Stimmen Produkte und Mengen?
- Wurden Rabatte richtig zugeordnet?
- Sind Steuerbeträge nachvollziehbar?
- Stimmen sichtbare Rechnung und XML-Daten überein?
- Ist die Buyer Reference korrekt?
- Verweist eine Berichtigung auf die richtige Rechnung?
Der Validator muss zur erzeugten ZUGFeRD-Version und zum verwendeten Profil passen. Veraltete Prüfregeln können andere Ergebnisse liefern als die Regeln der aktuellen Formatversion.
Für eine visuelle Prüfung stellt die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer bereit.
Quelle: https://www.e-rechnung.elster.de
Welche Bestellfälle gehören in den Testplan?
Ein sinnvoller Testplan sollte mindestens die Fälle abdecken, die es in Ihrem Magento Shop gibt. Das sind womöglich folgende Fälle:
- angemeldeter B2B-Kunde
- Gastbestellung
- B2C-Bestellung
- Adminbestellung
- ein Produkt mit Menge eins
- ein Produkt mit Menge größer als eins
- mehrere Produkte
- kostenloses Produkt
- Warenkorbrabatt
- Rabattcode
- kostenpflichtiger Versand
- kostenloser Versand
- unterschiedliche Steuersätze
- steuerfreie Bestellung
- virtuelle Produkte
- Teilrechnung
- mehrere Rechnungen zu einer Bestellung
- vollständige Erstattung
- Teilgutschrift
- Erstattung von Versandkosten
- separate Rechnungs-E-Mail-Adresse
- Download im Kundenkonto
- Download im Adminbereich
- erneuter E-Mail-Versand
- asynchroner E-Mail-Versand
- unterschiedliche Store Views
- unterschiedliche Währungen
Zusätzlich sollten anonymisierte Bestellungen aus dem laufenden Shop nachgebildet werden. Langjährig betriebene Magento Shops besitzen häufig Sonderfälle, die in einer allgemeinen Testliste nicht vollständig erfasst werden können.
Welche Aufgaben liegen außerhalb von Magento?
Eine Magento-Erweiterung kann strukturierte Rechnungsdaten erzeugen und bereitstellen. Der gesamte E-Rechnungsprozess umfasst jedoch weitere Systeme und Verantwortlichkeiten.
Archivierung
Ein- und ausgehende Rechnungen müssen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Shopbetreiber sollten klären:
- Wo werden XML-Dateien dauerhaft gespeichert?
- Bleiben die Dokumente nach einer Shopmigration verfügbar?
- Können Rechnungen unverändert wiedergefunden werden?
- Wie werden Zugriffsrechte geregelt?
- Gibt es ein geeignetes Backup?
- Wie ist die Übergabe an die Buchhaltung dokumentiert?
Ein Download im Magento-Kundenkonto stellt allein keine vollständige Archivierungsstrategie dar.
Buchhaltungsanbindung
Die Buchhaltung sollte prüfen, ob die XML-Dateien automatisch importiert werden können.
Wichtige Fragen sind:
- Unterstützt die Buchhaltungssoftware das gewählte Format?
- Werden Debitoren automatisch erkannt?
- Können Steuerkonten zugeordnet werden?
- Wie werden Gutschriften verarbeitet?
- Wie werden fehlerhafte Dokumente zurückgemeldet?
- Welches System vergibt die führende Rechnungsnummer?
Verantwortlichkeiten
Es muss klar sein, wer bei einer fehlgeschlagenen Rechnung reagiert. Je nach Ursache kann dies eine Aufgabe für Buchhaltung, Kundenservice, Magento-Betreuung oder ERP-Support sein.
Wie kann die Einführung ablaufen?
Betroffene Rechnungen bestimmen
B2B-, B2C- und B2G-Fälle werden getrennt betrachtet. Ausnahmen und Übergangsfristen werden mit der Steuerberatung geprüft.
Rechnungsprozess dokumentieren
Es wird festgehalten, wann und in welchem System Rechnungen entstehen, wie sie versendet werden und welche Erweiterungen beteiligt sind.
Datenfelder zuordnen
Alle benötigten Rechnungsangaben werden den passenden Magento-, Kunden-, Produkt- oder ERP-Feldern zugeordnet.
Technische Lösung auswählen
Format, Version, Profil, Kompatibilität und Anpassungsbedarf werden geprüft.
Testsystem verwenden
Die Erweiterung wird zunächst auf einem Entwicklungs-, Staging- oder Abnahmesystem installiert. Auf keinen Fall sollte diese auf einem produktiven System "getestet" werden.
Reale Geschäftsfälle testen
Neben einfachen Bestellungen werden Rabatte, Versandkosten, Teilrechnungen, Gutschriften, Gastbestellungen und Adminbestellungen geprüft.
Wann passt die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung?
Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung richtet sich an Magento-2-Shops, die strukturierte XML-Rechnungen direkt aus Magento erzeugen und bereitstellen möchten.
Es gehören unter anderem folgende Funktionen zum Umfang:
- Konfiguration von Verkäuferdaten
- Versand der XML-Datei per E-Mail
- optionaler Versand über eine separate E-Mail
- Download im Magento-Kundenkonto
- Download im Adminbereich
- Buyer Reference für angemeldete Kunden und Gastkunden
- Buyer Reference bei Adminbestellungen
- XML-Erzeugung für Credit Memos
- Anpassungsmöglichkeit für individuelle Attribute
- Laufende Weiterentwicklung
Die aktuell unterstützten Magento-, PHP- und ZUGFeRD-Versionen sollten unmittelbar vor der Installation auf der Produktseite und im Changelog geprüft werden, ob diese zum eigenen Shop passen.
Quelle für mehre Informationen zur Erweiterung:
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung in Magento 2 ist eine technische, steuerliche und organisatorische Aufgabe. Shopbetreiber müssen wissen, welche Kunden und Bestellungen betroffen sind, wo die verbindlichen Rechnungsdaten entstehen und welche Sonderfälle der Shop verarbeitet.
Der Aufwand sollte NICHT unterschätzt werden. Realistisch wird es mehre Wochen dauern bis die Erweiterung produktiv genutzt werden kann. Je nach Abstimmungsaufwand kann es schnell zu mehren Monaten kommen, die eingeplannt werden sollten.
Besondere Aufmerksamkeit benötigen Gastbestellungen, Adminbestellungen, Teilrechnungen, Gutschriften, Rabatte, Versandkosten und individuelle Attribute. Auch E-Mail-Versand, vorhandene PDF-Erweiterungen, Validierung, Buchhaltungsanbindung und Archivierung gehören zur Planung.
Wer diese Anforderungen vorab dokumentiert und mit realistischen Bestellfällen testet, kann eine geeignete Erweiterung gezielter auswählen und spätere Anpassungen reduzieren.
Dieser Beitrag gibt einen technischen und organisatorischen Überblick mit Stand Juli 2026. Er stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Steuerliche und rechtliche Fragen sollten mit einer entsprechend qualifizierten Beratung geklärt werden!
Hier geht es zur Infoseite über die ZUGFeRD Magento Erweiterung zur elektronischen Rechnungs-Erstellungen
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Weitere Information zur Betreuung von Magento Onlineshops durch KonVis finden Sie hier
Hier finden Sie ausführliche Informationen zu Programmierung von individuellen Magento Erweiterung
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