Magento Agentur Betreuung wechseln: Wann es Zeit ist, den nächsten Schritt zu gehen mit einer neuen Agentur

Stellen sie sich vor, dass Updates proaktiv von Ihrer Agentur eingespielt werden. Fehler werden in Stunden statt in Tagen behoben. Sie wissen sobald es ein Frage/Problem oder Schlimmeres gibt, ist ihr Ansprechpartner nur eine E-Mail oder Anruf entfernt. Kling fast zu gut, um wahr zu sein?

Genau so kann es aussehen, wenn man den Mut fast, seine Magento-Betreuung zu wechseln.

Warum ein Wechsel überhaupt ein Thema ist

Die meisten Unternehmen wechseln ihre Agentur oder ihren Dienstleister nicht leichtfertig. Schließlich geht es um Vertrauen, Vertraulichkeit und oft eine jahrelange Geschäftsbeziehung. Doch manchmal ist Stillstand der eigentliche Risikofaktor.

Typische Gründe, die Entscheider nennen sind:

Langsame Reaktionszeiten: Wenn eine kritische Störung im Shop drei Tage ungelöst bleibt, kann das schnell Umsätze in fünfstelligen Höhen kosten.

Mangelnde Kommunikation: Kunden die womöglich nach X Wochen erst erfahren, dass eigentlich ein Magento Sicherheitspatch dringend nötig gewesen ist/wäre oder die eigene Magento Version womöglich überhaupt keine Patches mehr bekommt. Oder Sie wissen nicht warum etwas überhaupt gemacht wurde? Kommt Ihnen das bekannt vor?

Kosten-Nutzen-Schere: Die Rechnungen werden immer höher und teurer, aber ohne, dass die Qualität des Shops spürbar zunimmt.

Fehlende Magento-Expertise: Die Agentur ist vielleicht stark in anderem CMS-Systemen oder auch Shop-Systemen, aber es dauert erstaunlich lange und ist teuer sobald Probleme/Dinge in Magento gelöst werden sollen.

Keine Proaktivität: Die Betreuer müssen mehr oder weniger getreten werden etwas zu machen und es gibt keine Vorschläge/Ideen vom Betreuer, wie Ihr eCommerce-Geschäft verbessert werden kann?

Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen ihrem Dienstleister hinterherzutelefonieren, als Ihren Kunden glücklich zu machen, ist es dringend Zeit über eine Veränderung nachzudenken.

Risiken beim Agenturwechsel - und wie man sie minimiert

Ein Wechsel birgt natürlich Risiken. Diese lassen sich aber meist planen und somit minimieren.

Datenverlust ist ein Risiko mit Folge, des Verlust von Kunden- oder Produktdaten. Das lässt sich aber recht einfach lösen indem schlicht Backups vor dem Wechsel angefertigt werden. Dazu ist es natürlich nötig zu wissen was alles an Systemen vorhanden ist, sodass "Vollbackups" von schlicht allem vorliegen. Sollte etwas beim Umzug dennoch übersehen wurden, kann problemlos auf diese Backups zugegriffen werden.

Ausfallzeiten sind ein Risiko mit der Folge, dass der Shop nicht erreichbar ist. Aber auch das lässt sich recht gut lösen. Niemand würde einen Shop auf einen anderen Server kopieren und diesen dann dort aktiv schalten. Man kopiert den Shop zunächst auf ein Testsystem und stellt sicher, dass alles funktioniert. Vom Testsystem wird dieser auf das zukünftige produktiv System kopiert. Evtl. wird auch nicht das Hosting gewechselt sondern zunächst nur die Betreuung. Dies gilt es zu planen und vor allem intensiv zu testen. Dann können die Ausfallzeiten bei wenigen Stunden gehalten werden.

Streit ums Eigentum kann ein Risiko sein. Das kann passieren, falls die Rechte am Code oder Daten unklar sind. Üblicherweise sollte der Kunde aber schlicht alle Rechte an seinem Shop haben. Sollte die betreuende Agentur Rechte am Shop des Kunden haben, wird es kompliziert. Dann ist rechtliche Beratung und Prüfung der Verträge nötig. Üblicherweise gibt es hier aber keine Probleme.

Know-How-Verlust durch nicht dokumentierte und/oder sehr exotische Funktionen ist ein sehr reales Risiko. Wenn es ein komplexer Shop mit womöglich exotischen Funktionen ist, kann es passieren, dass bei einem Wechsel Know-How verloren geht. Da hilft üblicherweise auch keine Dokumentation um es komplett zu minieren. Es ist schlicht nötig, dass der neue Betreuer sich im Shop einarbeitet und gewisse Dinge erst im Laufe der Zeit beim Prüfen im Detail versteht. Hier ist schlicht viel Magento-Expertise nötig, sodass die Einarbeitung in den neuen Shop zügig möglich ist.

Der zu hohe Aufwand beim Wechseln kann auch ein Risiko sein was zur Blockierung interner Ressourcen führt. Bei einem Wechsel wird es unweigerlich dazu kommen, dass man als Shopbetreiber testen muss bzw. entsprechende Kapazitäten dafür haben muss. Der neue Betreuer kennt die Besonderheiten des Shops (noch) nicht und die vorherige Agentur fällt zum Testen üblicherweise aus. Das kann abgefangen werden indem die neue Agentur selbst intensiv den Shop testet, aber idealerweise schafft der Shopbetreiber frühzeitig Kapazitäten um sich daran zu beteiligen.

Hier gilt schlicht, dass ein Risiko nicht verschwindet, wenn man es ignoriert oder hofft, dass es gut gehen wird. Aber mit entsprechender offenen Kommunikation und Vorbereitung/Planung lassen sich diese auf ein Minimum reduzieren.

Checkliste für einen reibungslosen Wechsel

Ein Agenturwechsel ist kein Sprint sondern sollte vernünftig geplant werden.

1. Vertrag prüfen: Welche Kündigungsfristen gilt? Gibt es Sonderkündigungsrechte?
2. Neue Agentur auswählen: Referenzen prüfen, Website prüfen, Testgespräche bzw. Mails führe, Anforderungen / Kosten, Verfügbarkeit klären
3. Dokumentation für Spezialfunktionen bei Bedarf erstellen lassen: Custom Code, individuelle Erweiterungen
4. Kündigung schriftliche einreichen: Am besten mit klarer Fristsetzung
5. Zugänge sichern: Hosting (Server), Git-Repos (Versionierung), Admin-Zugänge, Datenbanken - alles dokumentieren
6. Daten sichern: Vollständige Backups anlegen, auch unabhängig vom Dienstleister (z.B. Server Hoster Vollbackups)

Kostenfaktor: Was kommt beim Wechsel auf Sie zu?

Die Migrationskosten hier beziehen sich auf einen normalen Magento Shop. Sobald Warenwirtschaftssysteme oder "exotische Hosting" involviert sind, muss man es im Detail klären. Das soll nur eine grobe Vorstellung geben, dass eigentlich ein Agentur Wechsel kein Vermögen kostet.

Dauer und Ablauf: Wie lange dauert der Wechsel?

Die häufigste Sorge ist "Wie lange ist mein Shop offline?" Antwort ist: im Idealfall gar nicht bzw. nur so lange wie ein normales Update/Patch oder ähnliches dauert.

Der Knackpunkt ist, ob das Hosting gewechselt werden soll/muss oder ob das bestehende Hosting weiter verwendet werden kann. Wenn KEIN Wechsel des Hostings erfolgen muss, geht der Wechsel deutlich schneller.

Analyse-Phase des Shops dauert üblicherweise 1-2 Wochen. Danach sollte die neue Agentur sich einen Überblick verschafft haben, ob/was evtl. exotisch ist oder ob es soweit nach einem normalen Umzug aussieht.

Datenübergabe & technische Migration: Wenn das Hosting NICHT gewechselt werden muss, muss hier die neue Agentur nur Zugriff auf das bestehenden Hosting erhalten. Darüber kann ein lokales Testsystem eingerichtet werden. Dazu muss sichergestellt werden, dass das Testsystem auf dem bestehenden Hosting/Server funktioniert. Das dauert üblicherweise 1-2 Wochen.

Sollte jedoch das Hosting gewechselt werden müssen, ist hier der Umzug zu einem neuen Hoster nötig. Das bedeutet im Hintergrund muss beim neuen Hoster der Shop inkl. Testsystem eingerichtet werden und dann sehr intensiv durchgetestet werden. Dazu müssen "Migrations-Tests" durchgeführt werden. Das bedeutet man simuliert den Onlinegang und testet im Anschluss ob wirklich alles funktioniert. Es ist somit sehr viel testen nötig was nicht unterschätzt werden sollte! Das hat aber den großen Vorteil, dass wenn beim Testen etwas schief geht es keine Auswirkungen auf die Ausfallzeit des Shops hat. Man testet und justiert schlicht solange nach, bis die Migration vom alten auf dann neuen Hosting reibungslos mit Kaum Ausfallzeit funktioniert. Dann kann auch bei dem echten Umzug des Hostings die Ausfallzeit bei realistisch 1-4 Std. gehalten werden.

Einarbeitung im produktiven Betrieb: Nach dem Wechsel des Betreuers für den produktiven Shop ist auch da üblicherweise noch eine gewisse Einarbeitungszeit nötig. Wenn es wirklich ein normaler Shop ohne exotische Funktionen/Module ist, ist keine echte Einarbeitungszeit nötig (1-2 Tage). Sollte es im Shop aber komplexe Anpassungen/Funktionen usw. geben, kann dies auch einige Wochen dauern bis die neue Agentur das selbe Kompetenz-Level in den Bereichen hat. Je nach Komplexität natürlich auch länger.

Das bedeutet: der Wechsel eines normalen Magento Shops ist in 1 Monat machbar. Wenn das Hosting gleich bleibt ist ein Wechsel teils auch in 1-2 Wochen möglich. Bei komplexen Shops wo im Vorfeld womöglich erst WaWi und ähnliches ermittelt werden müssen und wenn der Shopbetreiber selbst wenig Ahnung von seiner IT hat, kann dies auch deutlich länger dauern. Alles vorausgesetzt die neue Agentur hat Zeit.

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