Braucht unser Magento-Shop ein PIM? Entscheidungshilfe für mittelständische Unternehmen

Ein Magento-Shop kann zehntausende Produkte verwalten. Trotzdem kann schon ein deutlich kleineres Sortiment die beteiligten Mitarbeiter an ihre Grenzen bringen.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Komplexität der Produktdaten. Ein Händler mit 30.000 einfachen Ersatzteilen kann seine Daten möglicherweise zuverlässig aus einem Warenwirtschaftssystem importieren. Ein Hersteller mit 2.000 konfigurierbaren Produkten muss eventuell hunderte technische Merkmale, Varianten, Dokumente, Übersetzungen und kundenspezifische Informationen koordinieren.

Die Frage nach einem Product Information Management System, kurz PIM, sollte deshalb nicht allein anhand der Artikelzahl beantwortet werden. Wichtiger sind die Zahl der Datenquellen, der manuelle Pflegeaufwand, die beteiligten Abteilungen und die Anforderungen der verschiedenen Vertriebskanäle.

Dieser Beitrag hilft mittelständischen Unternehmen dabei, den eigenen Bedarf einzuordnen.

Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System dient der zentralen Verwaltung von Produktinformationen. Es führt Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, strukturiert sie und unterstützt Mitarbeiter bei der Anreicherung, Prüfung und Freigabe.

Zu den typischen Produktinformationen gehören:

• Produktnamen
• Kurz- und Langbeschreibungen
• technische Eigenschaften
• Maße und Gewichte
• Materialien
• Farben und Größen
• Anwendungsbereiche
• Produktbeziehungen
• Übersetzungen
• Sicherheitshinweise
• Zertifikate
• Bilder und Dokumentverweise
• kanalspezifische Texte

Viele PIM-Systeme können Anforderungen je Produktgruppe, Sprache und Vertriebskanal festlegen. Dadurch wird sichtbar, ob ein Produkt bereits vollständig genug für die Veröffentlichung ist.

Akeneo berechnet die Vollständigkeit beispielsweise anhand der erforderlichen Attribute einer Produktfamilie und eines Kanals. Die Bewertung kann sich je Sprache und Vertriebskanal unterscheiden. (Quelle https://help.akeneo.com/187-serenity-follow-your-products-completeness)

Auch Freigabeprozesse lassen sich mit geeigneten Systemen abbilden. Pimcore unterstützt dafür definierte Zustände und Übergänge für Datenobjekte, Dokumente und Mediendateien. (Quelle: https://docs.pimcore.com/platform/Pimcore/Workflow_Management/)

Ein PIM ist damit vor allem ein Arbeits-, Qualitäts- und Verteilungssystem für Produktinformationen.

Bestände, Einkaufspreise, Aufträge, Rechnungen und Kundendaten werden häufig weiterhin in einer Warenwirtschaft, einem ERP-System oder im Magento-Shop verarbeitet. Die konkrete Aufgabenverteilung hängt von der vorhandenen Systemlandschaft ab.

Welche Produktdaten kann Magento bereits verwalten?

Magento besitzt ein flexibles Katalogmodell. Produkte lassen sich mit individuellen Attributen beschreiben. Mehrere Attribute können zu Attributsets zusammengefasst werden, die als Vorlage für bestimmte Produktarten dienen.

Magento unterstützt unter anderem:

• einfache Produkte
• konfigurierbare Produkte
• gruppierte Produkte
• Bundle-Produkte
• virtuelle Produkte
• Download-Produkte
• individuelle Produktattribute
• Attributsets
• Kategorien
• Produktbilder
• Produktbeschreibungen
• Meta-Daten
• mehrere Websites und Store Views
• sprachabhängige Inhalte
• Produktbeziehungen
• CSV-Importe und Exporte

Attribute sind die grundlegende Bausteine des Produktkatalogs. Attributsets gruppieren diese Merkmale und legen fest, welche Felder bei einer bestimmten Produktart zur Verfügung stehen.

Bei konfigurierbaren Produkten werden die auswählbaren Varianten über zugeordnete einfache Produkte abgebildet. Jede Variante kann eine eigene Artikelnummer und eigene Produktdaten besitzen.

Magento kann außerdem Produktdaten und Bilder über den Administrationsbereich importieren. Die Importfunktion unterstützt verschiedene Produkttypen sowie die Vorgänge Hinzufügen, Aktualisieren, Ersetzen und Löschen.

Für viele mittelständische Onlineshops ist dieser Funktionsumfang ausreichend. Ein PIM gehört daher nicht automatisch zu jeder Magento-Systemlandschaft.

Warum wird die Produktpflege trotzdem häufig zum Problem?

Die technischen Möglichkeiten von Magento sind nur ein Teil der Betrachtung. Schwierigkeiten entstehen häufig durch die Prozesse rund um den Shop.

Ein typisches Unternehmen startet mit einer überschaubaren Struktur. Produktdaten werden direkt im Magento-Backend gepflegt oder aus der Warenwirtschaft importiert. Marketingtexte und Bilder ergänzt das E-Commerce-Team.

Mit zunehmendem Wachstum kommen weitere Anforderungen hinzu:

• Lieferanten stellen Daten in unterschiedlichen Formaten bereit.
• Das Produktmanagement ergänzt technische Eigenschaften.
• Marketing erstellt verkaufsorientierte Beschreibungen.
• Übersetzungsdienstleister bearbeiten mehrere Sprachversionen.
• Marktplätze verlangen eigene Kategorien und Pflichtattribute.
• Vertriebspartner benötigen Datenblätter oder Katalogdateien.
• Mehrere Marken verwenden unterschiedliche Produkttexte.
• Freigaben erfolgen durch verschiedene Abteilungen.

Magento kann die fertigen Informationen darstellen und verkaufen. Die Abstimmung der vorgelagerten Arbeitsschritte wird bei wachsender Komplexität jedoch schwieriger.

Das eigentliche Problem liegt dann häufig in der Frage, wie Produktinformationen entstehen, geprüft, freigegeben und verteilt werden.

Welche Warnsignale sprechen für ein PIM?

Ein einzelnes Warnsignal rechtfertigt noch kein PIM-Projekt. Treffen mehrere der folgenden Punkte zu, sollte das Unternehmen seine Produktdatenprozesse genauer untersuchen.

Produktdaten werden mehrfach gepflegt

Dieselben Informationen werden im ERP-System, in Magento, in Excel-Dateien und auf Marktplätzen geändert.

Bei jeder manuellen Übertragung können Werte vergessen, falsch zugeordnet oder veraltet übernommen werden. Zusätzlich entsteht die Frage, welches System im Zweifelsfall den gültigen Wert enthält.

Ein PIM kann eine zentrale Quelle für freigegebene Produktinformationen bilden. Voraussetzung ist eine klare Definition der Datenverantwortung.

Excel-Dateien werden zur Produktdatenbank

Excel eignet sich für Auswertungen, Importe und begrenzte Massenbearbeitungen. Problematisch wird es, wenn zahlreiche Dateien dauerhaft als Hauptquelle für Produktinformationen dienen.

Typische Folgen sind:

• mehrere Versionen derselben Datei
• unklare Bearbeitungsstände
• fehlende Änderungsverläufe
• manuelle Zusammenführungen
• uneinheitliche Schreibweisen
• schwer kontrollierbare Freigaben

Diese Probleme entstehen meist schrittweise. Der Prozess funktioniert zunächst, weil einzelne Mitarbeiter die Dateien und Zusammenhänge gut kennen. Mit wachsendem Sortiment wird dieses persönliche Wissen zum Risiko.

Neue Produkte benötigen zu lange bis zur Veröffentlichung

Ein Produkt ist im ERP-System angelegt, erscheint aber erst mehrere Tage oder Wochen später im Shop.

Mögliche Ursachen sind fehlende Bilder, unvollständige technische Angaben, ausstehende Übersetzungen oder unklare Freigaben.

Ein PIM kann den Bearbeitungsstand sichtbar machen. Mitarbeiter erkennen, welche Informationen noch fehlen und wer den nächsten Schritt übernehmen muss. Die Qualität des Ablaufs hängt dennoch von klaren Regeln und Zuständigkeiten ab.

Produktinformationen unterscheiden sich zwischen den Kanälen

Im Magento-Shop steht eine andere Leistungsangabe als im Datenblatt. Ein Marktplatz verwendet einen alten Produktnamen. Die englische Beschreibung enthält Informationen aus einer früheren Produktversion.

Solche Widersprüche deuten auf getrennte Datenbestände oder unklare Aktualisierungsprozesse hin.

PIM-Systeme arbeiten häufig mit Kanälen. Ein Kanal kann beispielsweise einen Webshop, einen Printkatalog oder eine Anwendung darstellen. Akeneo verwendet Kanäle, um festzulegen, welche Produkte und Informationen für eine bestimmte Ausgabe benötigt werden.

Mehrere Abteilungen bearbeiten dieselben Produkte

Produktmanagement, Einkauf, Technik, Marketing, Vertrieb und E-Commerce benötigen jeweils andere Informationen.

Ein möglicher Ablauf sieht so aus:

1. Der Einkauf legt den Artikel im ERP-System an.
2. Die Technik ergänzt Merkmale und Dokumente.
3. Marketing erstellt Titel und Beschreibung.
4. Eine Agentur oder ein Dienstleister liefert Übersetzungen.
5. Das E-Commerce-Team ordnet Kategorien und Bilder zu.
6. Eine verantwortliche Person gibt das Produkt frei.

Werden diese Schritte über E-Mails und Tabellen koordiniert, wächst der Abstimmungsaufwand. Ein PIM kann Aufgaben, Bearbeitungsstände und Freigaben strukturieren.

Die Zahl der Varianten und Attribute wächst

Technische Produkte benötigen teilweise zahlreiche Merkmale. Dazu kommen Größen, Farben, Materialien, Leistungsstufen, Anschlüsse, Zubehör und Ersatzteile.

Magento kann umfangreiche Attribute und Varianten verwalten. Die fachliche Pflege wird dennoch anspruchsvoll, wenn jede Produktgruppe andere Pflichtfelder besitzt oder Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden müssen.

Magento erlaubt die Erstellung eigener Attributsets für unterschiedliche Produkttypen. Diese Struktur hilft bei der Katalogpflege, bildet jedoch noch keinen vollständigen abteilungsübergreifenden Datenprozess ab.

Mehrere Länder und Sprachen müssen versorgt werden

Bei internationalen Shops reicht eine einfache Übersetzung häufig nicht aus.

Je Land können sich folgende Angaben unterscheiden:

• Produktnamen
• Maßeinheiten
• Rechtstexte
• Sicherheitshinweise
• Lieferumfang
• Verfügbarkeit
• Dokumente
• Sortimente
• Marketingaussagen

Magento unterstützt Store Views und unterschiedliche Werte auf verschiedenen Geltungsbereichen. Damit lassen sich sprach- oder shopspezifische Inhalte pflegen.

Mit der Zahl der Länder steigt jedoch der organisatorische Aufwand. Ein PIM kann Übersetzungsstände, Pflichtfelder und Freigaben je Kanal und Sprache transparenter machen.

Einzelne Mitarbeiter werden zum Engpass

Nur eine Person weiß, welche Datei aktuell ist, wie Lieferantendaten aufbereitet werden und welche Merkmale ein bestimmter Vertriebskanal benötigt.

Dieser Zustand birgt ein erhebliches Betriebsrisiko. Krankheit, Urlaub oder ein Personalwechsel können Veröffentlichungen und Aktualisierungen verzögern.

Ein strukturierter Produktdatenprozess dokumentiert Regeln, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände im System.

Wann kann Magento ohne PIM ausreichen?

Die direkte Produktpflege in Magento kann wirtschaftlich sinnvoll bleiben, wenn die Prozesse überschaubar sind.

Das trifft häufig auf Unternehmen zu, bei denen mehrere dieser Bedingungen gelten:

• Es gibt einen zentralen Onlineshop.
• Das Sortiment verändert sich nur langsam.
• Eine verlässliche Hauptquelle liefert die Produktdaten.
• Wenige Mitarbeiter bearbeiten die Produkte.
• Die Zahl der Attribute bleibt überschaubar.
• Es gibt nur wenige Sprachen.
• Freigaben erfolgen über kurze Abstimmungswege.
• Marktplätze und externe Kataloge spielen eine geringe Rolle.
• Produktdaten werden selten doppelt gepflegt.
• Neue Produkte lassen sich zügig veröffentlichen.
• Fehlerhafte oder fehlende Angaben treten nur vereinzelt auf.

Ein Shop mit vielen Artikeln kann ohne PIM auskommen, wenn die Produkte einfach aufgebaut sind und automatisiert aus einer zuverlässigen Quelle übertragen werden.

Umgekehrt kann ein kleines Sortiment einen hohen Pflegeaufwand verursachen, wenn jedes Produkt zahlreiche technische Merkmale, Übersetzungen und Dokumente benötigt.

Die Artikelzahl eignet sich daher nur als ergänzende Kennzahl.

Wann lohnt sich die Prüfung eines PIM besonders?

Ein PIM wird interessant, wenn mehrere Komplexitätsfaktoren zusammentreffen.

Das gilt insbesondere bei:

• mehreren Marken oder Shops
• B2B- und B2C-Vertrieb
• internationalen Sortimenten
• vielen Sprachen
• komplexen technischen Produkten
• zahlreichen Varianten
• häufig wechselnden Sortimenten
• vielen Lieferanten
• mehreren Marktplätzen
• gedruckten Katalogen
• umfangreichen Freigaben
• hohen Anforderungen an die Datenqualität
• großen Mengen an Bildern und Dokumenten
• regelmäßigem Datenaustausch mit Handelspartnern

Der Nutzen wächst, wenn Produktinformationen mehrfach verwendet werden. Daten, die einmal strukturiert und geprüft wurden, können anschließend für den Magento-Shop, Marktplätze, Datenblätter und weitere Ausgaben bereitgestellt werden.

Welche Aufgaben haben ERP, PIM, DAM und Magento?

Vor einer Systementscheidung sollte das Unternehmen klären, welches System für welche Informationen verantwortlich ist.

System	Typische Aufgaben
ERP oder Warenwirtschaft	Artikelnummern, Einkauf, Lieferanten, Bestände, Basispreise und Warenbewegungen
PIM	Produktmerkmale, Beschreibungen, Übersetzungen, Datenqualität, Produktbeziehungen und Freigaben
DAM (Digital Asset Management)	Bilder, Videos, Anleitungen, Zertifikate und weitere Mediendateien
Magento	Produktdarstellung, Kategorien, Suche, Kundenkonto, Warenkorb, Bestellung und Checkout
Marktplatzanbindung	Marktplatzkategorien, Angebotsdaten und Übertragung an externe Plattformen

Diese Aufteilung ist ein typisches Modell und keine feste Vorgabe.

Einige ERP-Systeme verwalten umfangreiche Produktinformationen. Manche PIM-Plattformen enthalten eine integrierte Medienverwaltung. Gewisse Systeme können beispielsweise strukturierte Datenobjekte und Mediendateien innerhalb einer Plattform verwalten, sodass ein separate DAM nicht nötig ist.

Entscheidend ist eine klar definierte Hauptquelle für jeden Datentyp.

Für den Lagerbestand kann das ERP-System verantwortlich sein. Die freigegebene Produktbeschreibung kommt aus dem PIM. Magento verwendet diese Informationen für die Darstellung und den Verkauf.

Kann das ERP-System die PIM-Aufgaben übernehmen?

Diese Möglichkeit sollte vor der Einführung eines weiteren Systems geprüft werden. Ein ERP kann als zentrale Produktdatenplattform geeignet sein, wenn es die benötigten Funktionen zuverlässig abbildet.

Dazu gehören je nach Unternehmen:

• flexible Produktattribute
• Produktfamilien
• komplexe Varianten
• mehrsprachige Inhalte
• kanalabhängige Werte
• Bilder und Dokumente
• Rollen und Freigaben
• nachvollziehbare Änderungen
• Datenqualitätsregeln
• leistungsfähige Schnittstellen
• gute Bedienbarkeit für die Fachabteilungen

Viele ERP-Systeme wurden vor allem für Einkauf, Warenwirtschaft, Logistik und Buchhaltung eingeführt. Marketingtexte, Übersetzungen und kanalspezifische Produktinformationen können dort schwieriger zu pflegen sein.

Eine allgemeine Aussage ist nicht möglich. Die Entscheidung hängt vom konkreten ERP-System, dessen Konfiguration und den tatsächlichen Anforderungen ab.

Welche Vorteile kann ein PIM bringen?

Der Nutzen entsteht durch verbesserte Abläufe. Die zusätzliche Software allein verbessert noch keine Produktdaten.

Zentrale Produktinformationen

Mitarbeiter arbeiten mit einem gemeinsamen Datenbestand. Änderungen müssen nicht in jedem Vertriebskanal einzeln durchgeführt werden.

Messbare Datenqualität

Pflichtfelder und Vollständigkeitsregeln zeigen, welche Angaben fehlen. Die Anforderungen können für jede Produktgruppe, Sprache und Ausgabe unterschiedlich definiert werden.

Schnellere Produkteinführung

Ein strukturierter Bearbeitungsprozess macht offene Aufgaben früh sichtbar. Marketing, Technik und E-Commerce können ihre Arbeit besser koordinieren.

Gezielte Versorgung verschiedener Kanäle

Jeder Vertriebskanal erhält die passenden Inhalte. Der Magento-Shop kann ausführliche Beschreibungen verwenden, während ein Marktplatz eine kürzere Fassung und bestimmte Pflichtattribute bekommt.

Bessere Organisation von Übersetzungen

Es wird sichtbar, welche Texte bereits übersetzt wurden und welche Sprachversionen fehlen. Änderungen an Ausgangsinhalten können gezielt geprüft werden.

Klare Zuständigkeiten

Rollen und Freigaben legen fest, wer Daten bearbeiten, prüfen und veröffentlichen darf.

Weniger Abhängigkeit von Einzelwissen

Strukturen und Bearbeitungsstände befinden sich im System. Entscheidendes Prozesswissen bleibt nicht ausschließlich in persönlichen Dateien oder E-Mail-Verläufen.

Welche Nachteile und Risiken entstehen?

Ein PIM erweitert die bestehende Systemlandschaft. Damit steigen auch die Anforderungen an Betrieb, Schnittstellen und interne Organisation.

Zu den möglichen Aufwänden gehören:

• Auswahl der Software
• Konzeption des Datenmodells
• Bereinigung bestehender Daten
• Migration aus ERP, Magento und Excel
• Entwicklung von Schnittstellen
• Aufbau von Rollen und Freigaben
• Schulung der Mitarbeiter
• laufender Betrieb
• Updates und Support
• Anpassung interner Abläufe

Ein häufiges Projektrisiko liegt in einem zu großen Startumfang. Unternehmen versuchen dann, sämtliche Produkte, Länder, Sprachen und Sonderfälle gleichzeitig abzubilden.

Ein begrenzter Pilot ist meist leichter zu steuern. Dafür eignet sich eine klar abgegrenzte Produktgruppe, Marke oder Sprache.

Was kostet die Einführung eines PIM?

Ohne konkrete Anforderungen lässt sich keine belastbare Pauschalsumme nennen. Wir als KonVis sind eine Magento Agentur und können generell dazu leider im Detail beraten. Daher hier einige allgemeine Informationen.

Die Kosten hängen unter anderem von folgenden Faktoren ab:

• ausgewähltes PIM-System
• Lizenz- und Betriebsmodell
• Zahl der Produkte und Varianten
• Qualität der bestehenden Daten
• Zahl der Datenquellen
• Umfang der Migration
• benötigte Schnittstellen
• Zahl der Sprachen und Kanäle
• Freigabeprozesse
• individuelle Anpassungen
• interner Schulungsbedarf

Bei der Budgetplanung sollten mehrere Kostenblöcke getrennt betrachtet werden.

Software und Betrieb

Hierzu gehören Lizenzgebühren, Abonnements, Hosting, Wartung, Updates und Support.

Auch eine Open-Source-Lösung verursacht Kosten für Betrieb, Konfiguration, Anpassungen und technische Betreuung.

Analyse und Konzeption

Produktgruppen, Attribute, Sprachen, Kanäle und Zuständigkeiten müssen vor der Umsetzung definiert werden.

Je unklarer die bestehenden Prozesse sind, desto höher fällt dieser Aufwand aus.

Datenbereinigung

Doppelte Attribute, uneinheitliche Werte und fehlende Zuordnungen sollten vor oder während der Migration bereinigt werden.

Alte Fehler einfach in ein neues System zu übertragen, verschiebt das Problem lediglich.

Schnittstellen

Das PIM muss je nach Systemlandschaft mit dem ERP-System, Magento, einem DAM, Marktplätzen oder weiteren Plattformen verbunden werden.

Interne Mitarbeit

Produktmanagement, Marketing, IT, Einkauf und Vertrieb müssen Anforderungen festlegen, Daten prüfen und Abläufe testen.

Diese internen Aufwände werden bei der Kalkulation häufig unterschätzt.

Wie lässt sich der wirtschaftliche Nutzen bewerten?

Vor der Entscheidung sollte das Unternehmen den aktuellen Aufwand messen.

Geeignete Kennzahlen sind:

• Zeit bis zur Veröffentlichung eines neuen Produkts
• Pflegezeit pro Artikel
• Zahl der manuellen Übertragungen
• Zahl der Korrekturschleifen
• Anteil unvollständiger Produktdatensätze
• Aufwand für Übersetzungen
• Aufwand für Marktplatzdaten
• Zahl der Rückfragen zwischen Abteilungen
• Retouren aufgrund unklarer Produktinformationen
• Supportanfragen zu fehlenden technischen Angaben

Eine einfache Berechnung kann mit dem jährlichen Pflegeaufwand beginnen:

Anzahl der Pflegevorgänge × durchschnittlicher Zeitaufwand × interner Stundensatz

Hinzu kommen Fehlerkosten, verspätete Produkteinführungen und der Aufwand für wiederkehrende Korrekturen.

Nicht jeder Vorteil lässt sich genau in Euro berechnen. Schnellere Veröffentlichungen, konsistente Informationen und geringere Abhängigkeiten besitzen dennoch einen wirtschaftlichen Wert.

Welche Alternativen sollten vor einem PIM geprüft werden?

Manche Produktdatenprobleme lassen sich mit kleineren Maßnahmen lösen.

Dazu gehören:

• Magento-Attribute bereinigen
• Attributsets neu strukturieren
• doppelte oder ungenutzte Attribute entfernen
• klare Benennungsregeln einführen
• Zuständigkeiten festlegen
• standardisierte Importvorlagen erstellen
• ERP-Importe automatisieren
• Lieferantendaten vereinheitlichen
• Pflichtfelder je Produktgruppe definieren
• Datenprüfungen entwickeln
• Medien zentral verwalten
• bestehende Schnittstellen verbessern
• regelmäßige Qualitätsprüfungen einführen

Diese Schritte können bereits eine deutliche Verbesserung bringen. Gleichzeitig bereiten sie eine spätere PIM-Einführung vor.

Ein PIM-Projekt wird erfolgreicher, wenn Datenmodell und Verantwortlichkeiten vorher grundsätzlich geklärt wurden.

Wie sollte eine PIM-Einführung ablaufen?

Eine schrittweise Einführung begrenzt Risiken und liefert früh verwertbare Ergebnisse.

Bestehende Datenwege erfassen

Zuerst wird dokumentiert, wo Produktinformationen entstehen, wer sie bearbeitet und an welche Systeme sie weitergegeben werden.

Auch informelle Datenquellen sollten berücksichtigt werden. Dazu gehören lokale Tabellen, E-Mail-Anhänge und persönliche Dateiablagen.

Konkrete Probleme benennen

Das Unternehmen sollte festlegen, welche Schwierigkeiten gelöst werden sollen.

Mögliche Ziele sind:

• Produkte schneller veröffentlichen
• doppelte Pflege reduzieren
• Datenqualität verbessern
• Übersetzungen strukturieren
• neue Marktplätze anbinden
• Freigaben nachvollziehbar machen

Verantwortliche Systeme bestimmen

Für jeden Datentyp wird eine Hauptquelle definiert.

Diese Entscheidung bildet die Grundlage für die spätere Schnittstellenarchitektur.

Produktdatenmodell entwickeln

Produkte werden in sinnvolle Familien, Varianten und Merkmalsgruppen gegliedert.

Attribute benötigen eindeutige Namen, Datentypen, Einheiten und erlaubte Werte.

Pilotbereich auswählen

Eine begrenzte Produktgruppe eignet sich für den ersten Praxistest.

Der Pilot sollte typische Anforderungen enthalten, darf den Projektumfang aber nicht unnötig vergrößern.

Magento-Anbindung planen

Für die Verbindung zwischen PIM und Magento müssen fachliche Regeln festgelegt werden.

Zu klären sind unter anderem:

• Welche Produkte werden übertragen?
• Welche Attribute benötigt Magento?
• Wie werden Varianten zugeordnet?
• Wo entstehen Kategorien?
• Wie gelangen Bilder und Dokumente in den Shop?
• Wann wird ein Produkt aktiviert?
• Wie werden Fehler protokolliert?
• Wie werden Übertragungen wiederholt?

Daten bereinigen und migrieren

Vorhandene Daten sollten nicht ungeprüft übernommen werden.

Die Migration bietet die Gelegenheit, uneinheitliche Werte, doppelte Attribute und veraltete Inhalte zu bereinigen.

Fachabteilungen testen lassen

Die späteren Nutzer sollten früh prüfen, ob Produktpflege, Suche, Freigabe und Veröffentlichung verständlich funktionieren.

Weitere Bereiche schrittweise ergänzen

Nach einem erfolgreichen Pilot können zusätzliche Produktgruppen, Länder, Sprachen und Vertriebskanäle folgen.

Fazit

Ein Magento-Shop benötigt ein PIM vor allem dann, wenn die Pflege der Produktinformationen zu einem umfangreichen, abteilungsübergreifenden Prozess geworden ist.

Magento Open Source bietet eine flexible Grundlage für Produktattribute, Attributsets, Varianten, Store Views und Datenimporte. Bei einer klaren Datenquelle, wenigen Kanälen und überschaubaren Freigaben kann dieser Funktionsumfang vollständig ausreichen.

Ein PIM wird interessanter, wenn Informationen aus mehreren Quellen zusammengeführt, von verschiedenen Abteilungen bearbeitet und für mehrere Länder oder Vertriebskanäle aufbereitet werden müssen.

Die entscheidende Kennzahl ist nicht die Artikelzahl. Maßgeblich ist der Aufwand, mit dem ein Unternehmen seine Produkte vollständig, korrekt und rechtzeitig bereitstellen kann.

Vor einer Investition sollten die bestehenden Datenwege dokumentiert, konkrete Probleme gemessen und mögliche Prozessverbesserungen geprüft werden. Auf dieser Grundlage lässt sich seriös entscheiden, ob ein PIM wirtschaftlich sinnvoll ist und welchen Umfang das Projekt benötigt.

Häufige Fragen zu PIM und Magento

Ab welcher Produktanzahl lohnt sich ein PIM?

Es gibt keine feste Mindestzahl. Produktkomplexität, Vertriebskanäle, Sprachen, Datenquellen und Arbeitsabläufe sind aussagekräftiger als die reine Artikelzahl.

Kann Magento als PIM verwendet werden?

Magento kann umfangreiche Produktinformationen, Attribute, Varianten und sprachabhängige Inhalte verwalten. Für Shops mit klaren Prozessen kann dies ausreichen. Umfangreiche Freigaben, kanalabhängige Daten und abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe können den Einsatz eines spezialisierten Systems sinnvoll machen.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP?

Ein ERP-System verwaltet typischerweise Einkauf, Warenwirtschaft, Lager, Preise und kaufmännische Prozesse. Ein PIM konzentriert sich auf die Pflege, Anreicherung, Prüfung und Verteilung von Produktinformationen.

Die tatsächliche Aufgabenverteilung hängt von den eingesetzten Systemen und ihrer Konfiguration ab.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und DAM?

Ein PIM verwaltet strukturierte Produktinformationen. Ein Digital Asset Management System (DAM) verwaltet Mediendateien wie Bilder, Videos, Anleitungen und Zertifikate.

Einige Plattformen verbinden beide Bereiche.

Wie wird ein PIM mit Magento verbunden?

Die Anbindung erfolgt üblicherweise über eine API, eine vorhandene Erweiterung, eine Middleware oder eine individuell entwickelte Schnittstelle.

Dabei werden freigegebene Produkte, Attribute, Varianten, Kategorien, Texte und Medien an Magento übertragen.

Welches System sollte die Produktdaten führen?

Für jeden Datentyp sollte eine Hauptquelle festgelegt werden. Welches System es ist hängt vom Unternehmen und dessen gewünschten Prozesse ab.

Bestände können aus dem ERP-System kommen, Produktbeschreibungen aus dem PIM und Bestellungen aus Magento an die Warenwirtschaft übertragen werden.

Verbessert ein PIM automatisch die Produktdatenqualität?

Nein. Ein PIM kann Pflichtfelder, Qualitätsregeln und Freigaben bereitstellen. Das Unternehmen muss passende Datenmodelle, Verantwortlichkeiten und Pflegeprozesse festlegen.

Wie lange dauert eine PIM-Einführung?

Dazu gibt es ohne konkrete Anforderungen keine gesicherte Angabe.

Der Zeitbedarf hängt von der Qualität der Ausgangsdaten, der Zahl der Schnittstellen, dem Umfang der Migration und den benötigten Prozessen ab.

Welche Abteilungen sollten beteiligt werden?

Mindestens E-Commerce, IT und Produktmanagement sollten eingebunden werden.

Je nach Unternehmen gehören auch Einkauf, Marketing, Vertrieb, Technik, Übersetzung und Geschäftsführung dazu.

Sollte zuerst das PIM oder zuerst der Magento-Shop eingeführt werden?

Beide Reihenfolgen sind möglich.

Bei einem geplanten Relaunch kann eine gemeinsame Daten- und Schnittstellenkonzeption sinnvoll sein. Bei hohem Zeitdruck kann der Shop zunächst mit einer klar definierten Übergangslösung starten.

Die Entscheidung sollte anhand der konkreten Abhängigkeiten und Projektziele getroffen werden.

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