Wie kann die elektronische Rechnung im Magento Online Shop genutzt werden? Was sind die Vorteile für B2B Onlineshop?
Dieser Beitrag soll beschreiben wie die elektronische Rechnung in einem Magento Onlineshop praktisch genutzt werden kann.
Magento Erweiterung für elektronische Rechnung im ZUGFeRD XML Standard
Zunächst einmal braucht es einen Magento Erweiterung, welche die Funktion bereitstellt. Wir haben die Magento ZUGFeRD Erweiterung programmiert und entwickeln diese laufend weiter. Diese Erweiterung bietet die hier im Beitrag beschriebenen Funktionen. Der Beitrag bezieht sich auf die Version 1.0.5. Vermutlich werden im Laufe der Monate/Jahre weitere Funktionen hinzukommen. Daher gerne die zentrale Infoseite der Erweiterung dafür durchlesen.
Zur Infoseite über die Magento ZUGFeRD Erweiterung für elektronische Rechnung
Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung im Magento Shop?
Die Bestellung selbst erfolgt wie immer. Der Kunde fügt seine Produkte/Dienstleistungen in den Warenkorb und geht damit zur Kasse. Nun bestellt der Kunde.
Durch die ZUGFeRD-Erweiterung kommt eine neue praktische Funktion hinzu. Diese erlaubt es eine alternative Rechnungs-Email zu hinterlegen. Wenn es ein Stammkunde ist, hat dieser das idealerweise einmalig eingerichtet und nutzt diese nun immer. Das kann eine Adresse wie z.B. Rechnung@DOMAIN.de sein.
Die Erweiterung erlaubt es dazu einzustellen, ob die XML-Rechnung als Anhang der Rechnungs-Email verschickt werden soll. Oder ob eine separate E-Mail mit der XML-Rechnung verschickt werden soll. Der Grund dafür ist, dass es sein kann, dass es zu Kompatiblitätsproblemen mit bestehenden PDF-Erweiterungen kommt. Um dies zu vermeiden, kann bei der Erweiterung per Einstellung das gelöst werden.
Es wird nun automatisch bei Abschluss der Bestellung die elektronische Rechnung (XML im ZUGFeRD Standard) erstellt. Die XML wird als E-Mail Anhang verschickt. Die XML Rechnung wird als Anhang an die reguläre Rechnungs-Mail oder als separate E-Mail verschickt.
Sollte die XML Rechnung separat verschickt werden, kann dafür natürlich das E-Mail Template wie benötigt angepasst werden.
Wie kann der Kunde elektronische Rechnungen empfangen?
Die XML Rechnung landet nun idealerweise bei der alternativen Rechnungs-Email. Diese E-Mail Adresse sollte idealerweise vom Kunden mit seinem Rechnungs-Eingang verbunden sein.
Das bedeutet, dass der Inhalt dieses E-Mail Postfachs automatisch von einem System überwacht und hereingeladen wird. Das Buchhaltungssystem liest somit automatisch die E-Mail, kontrolliert den Anhang und liest den Anhang in die eigenen Buchhaltungssoftware ein. Dort wartet dieser nun auf weiterer Freigabe.
Im Rechnungseingang-Bereich hat der Kunde nun die eingelesene XML Datei aufbereitet. Er sieht alle Werte und Daten und muss diese noch freigeben. Sobald er diese freigibt wird diese idealerweise automatisch weiter klassifiziert und landet im korrekten Bereich zur weiteren Bearbeitung/Einbuchung.
Rechnung fehlt? Was kann der Kunde machen?
Ein andere häufiges Problem ist, dass ein Kunde die Rechnung verloren hat oder schlicht doch nicht korrekt verarbeitet hat. Nun ist es sehr praktisch, wenn Kunden sich selbst helfen können ohne den eigenen Support bemühen zu müssen.
Kunden können bei der Erweiterung schlicht im Mein Kundenkonto die Rechnung als XML Datei herunterladen. So ist es nicht nötig, dass man selbst für Kunden die elektronische Rechnung heraussuchen muss.
Als Admin ist es aber auch möglich bei der Erweiterung die XML-Datei über den Adminbereich herunterzuladen und dem Kunden per E-Mail oder ähnliches zu übermitteln.
Was für manuelle Schritte sind idealerweise nur nötig?
Wenn alles komplett aufgesetzt wird, sind kaum manuelle Schritte noch nötig. Es geht bei den manuellen Schritten eigentlich immer nur um das konkrete Auswählen bzw. Freigeben.
Die ersten manuellen Schritte sind der Einkauf im Shop. Je nach Shop ist das bereits stark vereinfacht für Kunden bzw. Stammkunden.
Die Rechnungs-Verarbeitung ist dann nur noch das manuelle freigeben der Rechnung. Das sollte dringend gemacht werden, da es zu heikel wäre, wenn die Buchhaltung beliebige Rechnungen einbucht.
Was für Schritte entfallen für Kunden?
Es entfällt komplett das womöglich sogar händische abtippen oder einlesen von Eingangsrechnungen. In der XML sind alle Informationen in maschinenlesbarer Form. Somit entfällt dort alles händische bis auf die finale Freigabe "Werte sind ok".
Dazu entfällt durch die alternative Rechnungs-Email Adresse jegliche händische rumkopieren oder ähnliches von Rechnungen. Die Rechnung landet direkt wo diese benötigt wird, wird automatisch eingelesen und verarbeitet.
Je nachdem wie aufwändig der Prozess aktuell beim Kunden ist, lassen sich dort vermutlich mindestens 2-3 Minuten pro Rechnung einsparen. Somit sind je nach Menge der Eingangsrechnungen die Einsparpotenziale enorm.
Wo gibt es weitere Informationen zur ZUGFeRD Erweiterung für Magento Onlineshops?
Hier finden Sie weitere Informationen zur ZUGFeRD Erweiterung für Magento sowie Informationen zur Kaufmöglichkeit
