eCommerce Berater Martin Steudter
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Magento Betreuung - Wie Sie Ihren Magento Online Shop betreuen (lassen)

Sie benötigen Unterstützung bei Ihrem Magento Online Shop? Dann haben wir hier eine Übersicht über die Arbeiten die anfallen und wo wir Ihnen weiterhelfen können.

(1) tägliche Geschäft

Der Großteil der Arbeit bei der Betreuung sollte im Optimfall direkt mit dem Bereich verbunden sein, der auch direkt Geld einbringt.

-> Bestellungen
Hierbei handelt es sich um Arbeiten rund um Bestellungen. Dazu zählt die Sichtung von neu eingegangenen Rechnungen. Ändern von Bestellstati, erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen usw. Diese Arbeiten sollten im besten Fall den Großteil der Arbeitszeit des Shops umfassen. Besonders wenn der Shop erst vor kurzem online gegangen ist fehlt aber schlicht das Bestellaufkommen.

Agentur oder inhouse?
Dieser Bereich sollte ganz klar inhouse geregelt sein. Natürlich kann man es auch an eine Agentur auslagern, aber die Kosten wären schlicht zu hoch.

-> Anfragen
Ein weitere Teil des täglichen Geschäfst ist die Beantwortung von Mails die direkt an den Shop geschickt wurden oder auch Mails die per Kontaktformular reinkamen. Weiter oft noch eine Facebook Page wo Nachrichten eintrudeln oder anderen Quellen. Weiter zählen noch Anfragen per Telefon.

Agentur oder inhouse?
Auch dies sollte ganz klar inhouse angesiedelt sein. Ein außenstehender kann Anfragen unmöglich vernüftig beantworten. Natürlich kann man die Besucher/Interessenten mit Standardantworten abspeisen, dass ist aber alles andere als positiv.


(2) Pflege des Sortiments

-> Preisänderungen
Hierbei handelt es sich um Anpassungen an Preisen. Dies können Rabatte sein, Gutscheinaktionen, Preisänderungen bei Kundengruppen und vieles mehr. Je nach Shop/Unternehmen kommt es hier mehr oder weniger häufig zu Anpassungsbedarf

Agentur oder inhouse?

Dies kann man nicht pauschal entscheiden. Angenommen Sie sind komplett ausgelastet und die Anpassung ist dringend nötig, dann macht es Sinn diese an z.B. uns (KonVis) abzugeben. Wenn es sich aber um mini Änderungen handelt und z.B. täglich 1-2 Artikel die Preise geändert werden soll, dann sollte das inhouse geregelt werden. Ansonst muss eine Agentur in z.B. 15 Minuten Tak arbeiten abrechnen die effektive Arbeitszeit nur 2 Minuten sind.

-> Bilder ändern
Normalerweise werden beim initalen Einpflegen eines Produktes direkt Bilder mit eingepflegt. Wenn sich die Saision ändert oder es schlicht besseres/schöneres Bildmaterial gibt, sollte dies ausgetauscht werden. Genauso kann es neue Varianten von Produkten geben, die ein Austausch erforderlich machen

Agentur oder inhouase?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst einmal muss der Shopbetreiber darin geschult sein zu wissen welche Dateiformate usw. zu verwenden sind. Wenn man sich damit nicht auskennt kann dort viel Mist passieren! Meist macht es jedoch Sinn, wenn der Shopbetreiber dies inhouse macht und nur eine Schulung erhält. Biider können schnell getauscht werden und es macht erst bei größeren Mengen und Zeitdruck Sinn diese Aufgabe an z.B. uns auszulagern

-> Texte anpassen
Hierbei handelt es sich um laufende Anpassungen an Texten. Dazu zählt das Beheben von Tippfehlern, Anpasusngen von Formuliereungn und meist auch das laufende erweitern von Texten.

Agentur oder inhouase?
Dies sollte generell inhouse geregelt werden. Es ist ein heiden Aufwand abzustimmen bei welchem Produkt genau welcher Satz wie umformuliert werden soll... Es ist zwar auch möglich, dass der Shopbetreiber den ganzen z.B. Produkttext zuschicket und wir tauschen diesen nur aus. Der Aufwand eine Mail zu schicken und wenn wir diesen dann einfügen ist aber mehr als wenn es der Kunde selbst machen würde

-> Produkte oder Kategorien aktivieren/deaktivieren
Im Laufe von Sortimentsänderungen kommt es laufend zu Anpassungen an Produkten und Kategorien. Im Zuge diese Anpassungen werden einzelen Produkte teilweise oder dauerhafte deaktiviert oder auch ganze Kategorien

Agentur oder inhouse?
Bei kleineren Arbeiten macht es Sinn es inhouase zu machen. Und auch bei umfangreicherne Arbeiten ist meist viel Fachwissen über die Produkte nötig. Es macht meist kein Sinn diese arbeiten auszulagern, weil das Kommunizieren welche Produkte deaktiviert werden sollen meist mehr Aufwand ist, als diese mit einem Klick zu deaktivieren. Wenn ab z.B. die Kategorien und Produkte nach einem existierenden Print Katalog angepasst werden sollen, kann man solche Arbeiten problemlos auslagern. Das macht aber auch nur Sinn, wenn Zeitdruck herscht, da diese Pflege meist zeitaufwändig ist.


(3) tägliche technische Arbeiten

-> Auswertung im Bezug auf Fehler
Hierbei geht es hauptsächlich darum im google Webmaster Tools laufend die Crawling Fehler und andere Fehler anzuschauen. Es gibt laufend kleinere Fehler die sich einschleichen und man nur beheben muss. Teilweise hat man unabsichtlich aber auch größere Fehler irgendwo verursacht und diese gilt es frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu beheben.

Agentur oder inhouse
Hier ist eher das Fachwissen einer Agentur gefragt. Wobei man es auch so regeln kann, dass der Shopbetreiber laufend diese überprüft und wenn ihm etwas spanisch vorkommt werden wir als Agentur erst aktiv.

-> stichprobenartige Tests verschiedener Bereiche
Es reicht nicht aus sich auf die Auswertungen vom Webmaster Tool zu verlassen. Man muss auch selbst regelmäßig verschiedenste Bereiche seinesn Shops schlicht testen. Läuft die Suche? Wird der richtige Link beim Slider angezeigt und etliches mehr. Dies sind soviele Punkte, dass man diese nicht in einem Rutsch testen kann. Daher macht es Sinn dort stichprobenartig vorzugehen.

Agentur oder inhouse?
Dies würde ich bei beiden ansiedeln. Natürlich ist es wichtig, dass der Shopbetreiber selbst laufend in seinem Webshop "rumklickt" um genau zu wissen was los ist. Genauso sollten aber auch Fachleute regelmäßig stichprobenartig verschiedensten Dinge testen um evtl. Probleme oder auch Potenziale direkt im Ansatz zu entdecken. Wenn dies z.B. nur jährlich in einem Audit erfolgt verschwendet man viel wertvolle Zeit.

-> laufende technische Arbeiten / "Dauerbaustellen"
Darunter fallen meist "Dauerbaustellen". Fast jeder Shop hat irgendwo Bereiche an denen gearbeitet oder etwas verbessert wird. Dies können absichtliche Baustellen sein. Es können aber auch Fehler sein, die in mühevoller Kleinarbeit behoben werden müssen.

Agentur oder inhouse?

Dort hängt es von der Komplexität und das Know How des Webshop Betreibers ab. Wenn dieser in der Lage ist die Dinge selbst zu lösen, kann es gut inhouse geregelt werden. Bei komplexeren Arbeiten sollte jedoch dringend eine Agentur wie z.B. wir aktiv werden


(4) mittel/langfristige technische Arbeiten

-> Ausarbeitung Konzepte für Umsetzung neuer Funktionen
Fast kein Magento Shop ist längere Zeit "perfekt". Im Normalfall findet man selbst oder Kunden laufenden Punkte wo man das Einkaufserlebniss durch neue Funktionen verbessern kann. Oder es müsssen/sollten bestehenden Funktionen nachjustiert werden. Egal ob klein oder große Arbeit macht es Sinn eine vernüftiges Konzept zu erstellen. Dies stellt sicher, dass die neue Funktion in den "Masterplan" des Shops passt. Evtl. kann man auf die Funktion später aufbauen und ähnliches. Wen man dort eine Entscheidung übers Bein bricht, kann es schnell passierne, dass eine Funktion zwar wenig Aufwand war und man schnell Daten einpflegen kann... Aber sich im Laufe der Zeit riesig viel Daten sammeln die man dort schlicht nicht mehr weiterverwenden kann.

Agentur oder inhouse?
Hier sollte der Shopbetreiber sich möglichst genau damit beschäftigen was er mit dieser neue Funktion bzw. Anpassung bezwecken möchte. Im Austausch mit z.B. uns entsteht dann das funktionale Konzept sowie je nach Umfang ein separates technisches Konzept. Wenn der Shopbetreiber entsprechendes Know How im Bereich Benutzerfreundlichkeit, Magento und Programmierung hat können Teile davon auch durch den Shopbetreiber umgesetzt werden.

-> Klären welche Updates gefahren werden müssen
Es gibt eine Menge von Updates für verschiedensten Dinge an einem Shop. Dies betrifft den darunter liegenden Webserver, Datenbankserver, die Shopsoftware selbst oder auch Erweiterungen des Shops. Hier gilt es abzuwägen welche Updates überhaupt sinnvoll sind.

Agentur oder Inhouse?
Dies sollte die Agentur durchführen, da der Shopbetreiber im Normalfall schlicht nicht das Wissen hat. Natürlich ist es aber nicht verkehrt, wenn der Kunde von einem Update hört entsprechend bei der Agentur nachzufragen was es damit aufsich hat.

-> regelmäßig Webspace, Server, Datenbank auf Verbesserungspotenziale /Schwachstellen prüfen
Bei diesen Arbeiten geht es darum aktuellste Entwicklungen und Wissenstände auf den eigenen Shop zu übertragen. Es gibt laufend Weiterentwicklungen an Webserver Software oder auch der Datenbank. Dort gilt es abzuwägen welche Maßnahmen sinnvoll sind bzw. sein könnten.

Agentur oder inhouse?
Dies ist auch ein Fall für die Agentur zum Beispiel uns. Einem Shopbetreiber fällt im Normalfall das tiefgehende Wissen um solche Entscheidungen abwägen zu können.


(5) Benutzerfreundlichkeit

-> laufend stichprobenartig Webshop testen
Dies gehört zur täglichen Arbeit. Wenn man darauf wartet, dass einen Kunden auf Fehler oder "komische Dinge" im Shop ansprechen werden hunderte andere Besucher den Mangel bereits gemerkt haben und Sie nicht darauf angesprochen haben.

Agentur oder inhouse?
Hier sollten beide aktiv werden. Der Shopbetreiber wie auch die Agentur haben leicht andere Sichtweisen. Der Shopbetreiber sollte sich deutlich besser in seine Kunden reinversetzen können, da dieser auch laufend Mail/Telefonkontakt hat. Während wir als Agentur auf aktuellstes Wissen zugreifen können und dies in unsere Beurteilung einfließen lassen können.

-> Anregungen von Kunden/Interessenten prüfen
Wie bereits angedeutet wird es den Punkt geben an dem Besucher Sie auf Dinge hinweisen. Hier gilt es zunächst zu sagen, dass Interessenten/Kunden nicht immer Recht haben(!) Sie werden Dinge von Ihren Kunden hören wo die Kunden meinen, dies muss der Shop unbedingt haben. Aber dies ist nur ein Kunde unter vielen. Es könnte dazu führen, dass bei allen anderen Kunden die Änderung auf Abstoßung führt. Gleichzeitig kann es rechtliche, finanzielle, funktionale und andere Gründe geben, die gegen eine Änderung sprechen. Hier gilt es abzuwägen wie mit der Anregung zu verfahren ist.

Agentur oder inhouse
Je nach Menge der Anregungen sollte dies in der ersten Stuffe komplett vom Shopbetreiber bearbeitet werden oder in Zusammenarbeit mit uns. Ein Shopbetreiber bekommt mit der Zeit ein Gespühr dafür welche Anregungen sinnvoll sind und wo man eine Umsetzung prüfen sollte und welche kontraproduktiv wären. Bei wenigen Anfragen können wir auch direkt eingebunden werden und diese meist kostenlos kurz kommentieren. Bei großer Menge an Anfragen müssen wir diese jedoch abrechnen und dort macht es oft Sinn den Shopbetreiber als Puffer zu verwenden. Wenn man aber ganz sicher gehen möchte, dass keine schlaue Anregung untergeht macht es Sinn uns in jede Anregung einzubinden.


-> aktuelle Entwicklungen querlesen und auf Übertragbarkeit prüfen
Es ist nichts schlimmer als nach einigen Jahren zu merken, dass es eine Entwicklung gibt, die seit Jahren bekannt ist und man selbst diese komplett versäumt hat. Genauso ist es schlimm auf einen Zug aufgesprungen zu sein und zu merken, dass dieser nicht das verspricht was er hält. Es ist hier somit nötig die aktuellen Entwicklungen im eCommerce Bereich im Auge zu behalten und auch kritisch zu reflektieren. Fast jeder neuer Standard wie z.B. responsive Webdesign startet zunächst mit einem Hype der absonderliche Züge annimmt. Diese erkennt man aber oftmals erst im Nachgang. Gleichzeitig ist nicht jeder Hype um etwas automatisch auch der Garant, dass die neue Entwicklung Hand und Fuß hat. Hier braucht man schlicht viel Erfahrung aber auch Quellen um neue Entwicklungen einschätzen zu können.

Agentur oder inhouse
Dies ist ein klarer Fall für die Agentur. Die Agentur muss sich mit aktuellen Trends und Entwicklungen beschäftigen bevor diese in den jeweiligen Branchen zum Standard werden. Bis ein neuer eCommerce Trend beim Shopbetreiber ankommt vergehen meist Monate bis teils Jahre. Je nach Wettbewerbssituation ist dies viel zu viel Zeit.
Gleichzeitig muss der Shopbetreiber aber die Agentur auf Entwicklungen im Bereich der Branche hinweisen. Wenn neue Kundengruppen, Produktsortimente usw. sich herauskristallisieren braucht die Agentur diese Infos um darauf basierend beraten zu können.

-> regelmäßg Funktionalitäten testen und hinterfragen
Jeder Shop hat verschiedensten Funktionen. Diese wurden irgendwann geplannt und umgesetzt und sind nun eine gewisse Zeit im Einsatz. Es gilt dort zu prüfen ob diese noch zeitgemäß sind, ob es neue Erkenntnisse gibt oder ob diese schlicht noch in der aktuellen Form gebraucht werden.

Agentur oder inhouse
Dies sollte von beiden durchgeführt werden. Der Shopbetreiber kann sich besser in seine Kunden hineinversetzen und die Agentur hat besseren Überblick über aktuelle eCommerce und technische Entwicklungen.

-> regelmäßig Mitbewerber und komplett andere Branchen analysieren
Normalerweise wird bei Start des Shops eine ausführliche Analyse der Mitbewerber vorgenommen. Die Mitbewerber entwicklen sich aber laufend weiter und veräändern natürlich auch Ihren Shop und Online/Offline Aktiviäten. Somit sollte man dort wissen, was diese treiben.

Agentur oder inhouse?
Dies ist auch eine Aufgabe die beide durchführen sollten. Der Shopbetreiber kennt die wirtschaftliche Seite und evtl. Hintergrundinfos zu welcher eine Agentur keinerlei Zugriff hat. Gleichzeitig hat die Agentur aber Möglichkeiten über Tools und vorallem basierend auf Erfahrung und Wissen gezielte Auswertungen zu fahren. Dazu kann eine Agentur Strohfeuer und echte Gefahren/Stärken der Mitbewerber im Online Bereich identifzieren.


(6) SEO

-> laufende Auswertung von Keyword Entwicklungen
Einer der wichtigen Bereiche der Erfolgsmessung von SEO ist die Entwicklung der Keywords. Hier gilt es auszuwerten wie sich einzelnen Keywords verändern aber auch wie sich die Sichtbarkeit des ganzen Webshops verändert.

Inhouse oder Agentur
Im Optimafall macht das der Shopbetreiber selbst. So weiß er genau was im Shop los ist und kann entsprechend auf steigende/fallenden Keywords reagieren. Dies kann aber auch an uns ausgelagert werden.

-> laufende Auswertung von CTR, Impressions
Hierbei geht es darum laufend zu untersuchen warum der Shop öfters/weniger bei google angezeigt wurde. Wie sich das Klickverhalten der Besucher verändert und andere Faktoren. Dabei reicht es nicht aus diese als Zahlen zu verstehen, sondern man muss tiefer gehen und auch die Ursachen identifizieren sodass man die Stellschrauben beim eigenen Shop kennt. Diese sind in jedem Shop anders.

Inhouse oder Agentur?
Je nach Know How des Shopbetreibers kann dies inhouse erfolgen. Normalerweise sollte besonders zu Beginn jedoch eine Agentur wie wir aktiv werden. Wir können die Daten so aufbereiten, dass Sie diese verstehen und auch verstehen warum gewisse Entscheidungen getroffen werden sollten bzw. nicht sollten.

-> regelmäßig Detailbetrachung von Verweildauern, häufigsten Zielseiten insbesondere Entwicklung
In regelmäßigen Abständen sollten die weiteren Kennzahlen angeschaut und untersucht werden. Dies kann wöchentlich, monatlich oder auch quartalsweise erfolgen. Hier geht es darum rauszufinden welche Maßnahmen welchen Erfolg hatten und wie die Entwicklung auch in den Details ist. Wenn es insgesamt eine positive Entwicklung ist, ist das schön und gut. Wenn aber eine Maßnahme extrem negative Auswirkungen hat und somit die gesamte Entwicklung deutlich besser sein könnte, wäre das naürlich ärgerlich.

Inhouse oder Agentur?
Dies ist normalerweise eine Aufgabe für uns. Hier ist es notwendig basierend auf Erfahrung entsprechende Auswertungen zu fahren und oftmals auch die Ergebnisse von verschiedenen Seiten zu betrachten um diese deuten zu können.

-> laufend Gedanken über neue Inhalte machen
In einem Shop müssen laufend neue Inhalte eingepflegt werden. Dazu zählen Produktbeschreibungen, Kategorietexte und andere Inhaltstexte. Die Themen und Idee müssen gefunden werden.

Inhouse oder Agentur?
Im Optimalfall hat der Shopbetreiber selbst laufend Ideen für neue Inhalte und diese brauchen von uns als Agentur nur noch etwas feinjustiert werden. Oftmals fehlen dem Shopbetreiber aber schlicht die Ideen. Dann ist nötig, dass wir als Agentur in enger Zusammenarbeit mit dem Shopbetreiber Themen erarbeiten.

-> laufend auswerten welche Inhalte gut ankamen welche garnicht
Wenn man laufend Inhalte veröffentlicht und anpasst ist es notwendig zu ermitteln welche gut/schlecht ankamen um so die Anstrengungen/Zeit/Geld gezielter einsetzen zu können. Um dies zu ermöglichen gibt es verschiedensten Auswertungstools wie google Analytic oder google Webmaster Tools.

Inhouse oder Agentur?
Beim Start des Shops hat der Shopbetreiber meist noch nicht das Know How um dies duchzuführen. Der Shopbetreiber sollte von uns jedoch geschult werden und laufend mehr lernen, sodass dieser nach einer gewissen Zeit selbst Auswertungen fahren kann. Dann kann er auch selbst einfach Themen finden basierend auf Themen die gut funktionieren oder auch Bereich identifizierne wo nochkeinerlei Testläufe mit neuen Themen gemacht wurden. Bei diesem Punkt ist jedoch eine enge Zusammenarbeit mit der Agentur sinnvoll, da wir so mit aktuelleN Entwicklungen oder auch schlicht Best Practises zu Themen weiterhelfen können.

-> regelmäßigen Abständen aus Detailsicht komplett zurückgehen
In regelmäßigen Abständen sollte man auch bewusst alles was man glaube zu wissen ignorierne und zurücktreten. Man sollte nochmal mit einem klaren und offenen Blick sich Gedanken über den Shop machen. Es darf nicht passieren, dass man total auf Details versessen ist und das große Ganze aus dem Blick verliert

Inhouse oder Agentur?

Dies ist eine Aufgabe für beide. Der Shopbetreiber hat sich um Ausrichtung des Shops zur Zielgruppe, Produktsortiment und generelle Managementthemen zu kümmern. Die Agentur hingehgen hat laufend zu prüfen ob das was geraten und umgesetzt wurde passt. Es gibt im technischen Bereich entwicklungen die vorherigen Best Practises komplett wiederlegen. Daher ist es dort wichtig, dass Shopbetreiber und wir eine offene und direkten Austausch pflegen um entsprechend den Shop laufend bestmöglich auszurichten.

-> laufend Blogs, News, Fachbüchern folgen und eigene Defizite aufspühren
Im Bereich eCommerce tut sich laufend etwas. Es gibt etliche neue Entwicklungen, Trends und Hypes. Aber auch neue Techniken und vieles mehr! Hier ist es sehr wichtig diese zu kennen um so zu bemerken wo der Shop Defizite hat.

Inhouse oder Agentur?

Dies ist eher ein Thema für die Agentur. Wir müssen uns laufend weiterbilden und möglichst jede Entwicklung nicht nur oberflächlich sondern im Detail kennen. Nur so kann man zu gewissen Dingen raten bzw. davon abraten.


(7) Design

-> laufend stichprobenartig Formatierung von Produkttexten prüfen
Jede Art von Text im Shop sollte ansprechend formatiert sein. Dazu zählan auch besonders die Produkttexte. Dort sind vernüftige Formatierungen Pficht.

Inhouse oder Agentur?
Dies sollte inhouse erledgit werden. Jedoch macht es Sinn, dass die Agentu unregelmäßig prüft was der Shopbetreiber umgesetzt hat und Rückmeldung gibt. Evtl. gibt es Dinge, die man einfacher oder besser lösen kann oder es gibt Dinge die falsch umgesetzt wurden. Dann beraten wir den Shopbetreiber kurz und dieser kann in Zukunft die Potenziale nutzen bzw. Mängel meiden.

-> Erstellung aktueller Sliderbilder, (Nach)Bearbeitung von Fotos
In einem Shop müssen laufend Bilder geändert oder nachbearbeitet werden. Dies geht von einfachem Zuschnitt teils bis zu komplexeren Grafikarbeiten mit Bildbearbeitungsprogrammen.

Inhouse oder Agentur?
Hier kommt es ganz klar auf die Arbeit an. Handelt es sich um das simple zuschneiden eines Bildes für einen Slider kann dies der Shopbesitzer meist eslbst. Bei komplexeren Arbeiten ist die Agentur gefragt. Wichtig ist aber auch hier, dass der Shopbetreiber zu Beginn eine Einführung in die jeweilige Arbeit erhält. Falsche Dateiformate können zum Beispiele bei einem Shop die Ladezeit versauen.


Zusammenfassung:

Wie Sie vermutlich gemerkt haben gibt es meist kein schwarz oder weiß. Es ist immer abzuwägen und hängt besonders vom Know How des Shopbetreibers sowie der Zeit ab. Ein Shopbetreiber mit wenig Zeit lagert eher mehr aus. Wohingegen ein Shopbetreiber mit viel Zeit und Willen zum Lernen im Laufe der Zeit viel Aufgaben inhouse übernehmen wird und vorallem sollte.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Martin Steudter

Berater und Projektleitung,