Magento-Shopübernahme und Agentur-Onboarding mit welchen Kosten müssen Shopbetreiber bei Wechsel einer Agentur rechnen?

Beim Wechsel der Magento-Agentur soll die Betreuung häufig möglichst schnell weiterlaufen. Der neue Dienstleister benötigt jedoch zunächst einen verlässlichen Überblick über den Shop, die technische Infrastruktur und die vorhandenen Individualentwicklungen.

Dafür entsteht ein einmaliger Onboarding-Aufwand. Die Agentur prüft Zugänge, analysiert Erweiterungen, erfasst Schnittstellen und macht sich mit den Entwicklungsprozessen vertraut. Je komplexer der Shop und je lückenhafter die Dokumentation, desto umfangreicher fällt diese Einarbeitung aus.

Eine pauschale Summe lässt sich ohne Prüfung des Shops kaum seriös nennen. Die Kosten hängen unter anderem von der Magento-Version, der Anzahl eigener Module, den angebundenen Systemen und dem technischen Wartungsstand ab.

Für Shopbetreiber ist daher entscheidend, welche Leistungen zum Onboarding gehören, welche zusätzlichen Arbeiten entstehen können und wie sich der Aufwand bereits vor dem Agenturwechsel begrenzen lässt.

Warum verursacht eine Magento-Shopübernahme zunächst Aufwand?

Ein bestehender Magento-Shop besteht meist aus deutlich mehr als der sichtbaren Verkaufsoberfläche. Im Hintergrund arbeiten Module, Schnittstellen, Cronjobs, Zahlungsdienste, Versandlösungen und individuelle Prozesse zusammen.

Die bisherige Agentur kennt diese Zusammenhänge aus der täglichen Arbeit. Eine neue Agentur muss sie zunächst nachvollziehen. Ohne diese Einarbeitung steigt das Risiko, dass Änderungen unerwartete Auswirkungen auf andere Bereiche des Shops haben.

Typische Fragen zu Beginn einer Übernahme sind:

• Welche Funktionen sind für das Tagesgeschäft besonders wichtig?
• Welche Funktionen wurden individuell entwickelt?
• Welche Erweiterungen stammen von Drittanbietern?
• Welche Systeme tauschen Daten mit Magento aus?
• Wie werden Änderungen getestet und veröffentlicht?
• Wo werden Fehler protokolliert?
• Welche Aufgaben laufen automatisiert?
• Gibt es bekannte Fehler oder technische Altlasten?

Das Onboarding schafft die Grundlage für eine verlässliche Betreuung. Es hilft der neuen Agentur, Fehler schneller einzugrenzen und geplante Änderungen realistisch einzuschätzen.

Was gehört zum Onboarding bzw. Wechsel einer Magento-Agentur?

Unter dem Agentur-Onboarding werden alle Schritte zusammengefasst, die für die geordnete Übernahme eines bestehenden Shops erforderlich sind.

Der genaue Umfang unterscheidet sich von Projekt zu Projekt. Einige Arbeiten sind jedoch bei fast jeder Shopübernahme notwendig.

Zugänge und Ansprechpartner erfassen

Zu Beginn benötigt die neue Agentur Zugriff auf die relevanten Systeme. Dazu gehören je nach Aufbau des Shops:

• SSH-Zugänge (zwingend)
• Entwicklungs- und Testsysteme
• Hosting oder Serververwaltung

Üblicherweise nicht nötig, jedoch sollte jemand im Unternehmen Zugriff drauf haben

• Zahlungsanbieter
• ERP oder Warenwirtschaft
• PIM
• DNS- und Domainverwaltung

Die Zugänge müssen nicht nur vollständig vorliegen. Spätestens die Agentur sollte auch prüfen, ob sie funktionieren und welche Berechtigungen mit ihnen verbunden sind. Oftmals liegen Zugänge vor, die aber nicht funktionieren oder erst noch eingerichtet werden müssen über den Support z.B. vom Serverbetreiber.

Zusätzlich sollten die zuständigen Ansprechpartner benannt werden. Das betrifft beispielsweise das Hosting, die Warenwirtschaft, Zahlungsdienste und externe Entwickler.

Technische Systemlandschaft aufnehmen

Im nächsten Schritt wird die grundlegende Architektur des Shops erfasst.

Dazu gehören unter anderem:

• eingesetzte Magento-Version
• installierte Sicherheitspatches
• PHP-Version
• Datenbank
• Suchtechnologie
• Cache-System
• Hosting-Architektur
• Aufbau der Entwicklungs-, Test- und Live-Systeme
• Versionsverwaltung
• Backup-Konzept
• Protokollierung und Monitoring

Diese Bestandsaufnahme zeigt, ob die eingesetzten Komponenten zusammenpassen und noch unterstützt werden.

Erweiterungen und Individualentwicklungen prüfen

Viele Magento-Shops verwenden eine Mischung aus Standardfunktionen, Erweiterungen von Drittanbietern und eigenen Modulen.

Die neue Agentur muss verstehen, welche Erweiterung für welche Funktion zuständig ist. Besonders wichtig sind dabei individuelle Anpassungen, die direkt auf Geschäftsprozesse des Unternehmens zugeschnitten wurden.

Geprüft werden beispielsweise:

• eigene Magento-Module vorhanden
• Erweiterungen von Drittanbietern
• Theme und Frontend
• Checkout-Anpassungen
• Überschreibungen bestehender Magento-Funktionen

Je besser diese Bereiche dokumentiert sind, desto schneller kann die neue Agentur den Aufbau nachvollziehen. Ohne Dokumentation ist es nahezu unmöglich individuelle Anpassungen in realistischen Zeitrahmen zu erfassen. Bedeutet diese Anpassungen fallen üblicherweise erst nach Wochen/Monaten/Jahren auf, wenn der entsprechende Bereich Probleme macht oder erneut angepasst werden soll.

Schnittstellen und Datenflüsse erfassen

Schnittstellen gehören häufig zu den größten Kostentreibern beim Onboarding. Diese sind oft kritische Prozesse, werden aber oft als "gegeben" angenommen und fallen schnell hinten runter.

Ein Magento-Shop kann beispielsweise mit folgenden Systemen verbunden sein:

• ERP
• Warenwirtschaft
• PIM
• CRM
• Buchhaltung
• Versandsoftware
• Zahlungsdienstleister
• Marktplätze
• Lieferanten
• externe Lager

Bei der Prüfung geht es nicht nur um die technische Verbindung. Die Agentur muss auch nachvollziehen, welche Daten übertragen werden, welches System die führende Datenquelle ist und wie Fehler behandelt werden. Es muss ein Verständnis vom Zusammenspiel der Systeme aufgebaut werden.

Eine fehlende oder veraltete Schnittstellendokumentation erhöht den Analyseaufwand deutlich.

Entwicklungs- und Veröffentlichungsprozess übernehmen

Die neue Agentur muss wissen, wie Änderungen am Shop bisher entwickelt und veröffentlicht wurden. Das bedeuten schlicht wie wurden Anpassungen gemacht und welche Schritte waren/sind nötig damit die Änderungen letztlich im produktiven Shop sind und dort auch wirklich "wirken".

Zu klären sind unter anderem:

• Wo liegt der aktuelle Quellcode?
• Welche Entwicklungszweige werden verwendet?
• Wie werden Änderungen getestet?
• Wer erteilt die Freigabe?
• Wie erfolgt das Deployment (Onlinegang)?
• Gibt es Besonderheiten bzw. individuelle Stolpersteine?

Fehlen klare Prozesse, muss die Agentur häufig zunächst einen sicheren Arbeitsablauf aufbauen.

Die Kosten bei einem Agentur-wechsel bzw. Onboarding

Welche Kostenblöcke entstehen bei der Shopübernahme?

Die Onboarding-Kosten setzen sich aus mehreren Arbeitsbereichen zusammen. Nicht jeder Bereich fällt bei jedem Shop im gleichen Umfang an.

Kostenblock	Typische Arbeiten	Einfluss auf den Aufwand
Projektaufnahme	Ziele, Ansprechpartner und Prioritäten klären	Anzahl der Beteiligten und offenen Themen
Zugangsprüfung	Zugänge sammeln, testen und Berechtigungen prüfen	Fehlende oder nicht funktionierende Zugänge
Systemanalyse	Magento, Server, Datenbank, Cache und Suchtechnologie erfassen	Größe und technischer Aufbau des Shops
Codeprüfung (Codereview)	Eigene Module, Theme und Anpassungen analysieren	Anzahl und Qualität der Individualentwicklungen
Schnittstellenprüfung	Datenflüsse und angebundene Systeme nachvollziehen	Anzahl und Dokumentation der Schnittstellen
Sicherheitsprüfung	Versionen, Patches, Benutzer und auffällige Änderungen prüfen	Wartungsstand und bekannte Risiken
Prozessübernahme	Entwicklung, Tests, Deployment und Backups verstehen	Qualität der bestehenden Abläufe
Dokumentation	Ergebnisse, Risiken und nächste Schritte festhalten	Umfang der vorhandenen Unterlagen

Ein einfach aufgebauter und gut dokumentierter Shop verursacht normalerweise einen geringeren Einarbeitungsaufwand. Bei einem über viele Jahre gewachsenen System können bereits die Bestandsaufnahme und das Sortieren der vorhandenen Informationen einen erheblichen Teil des Onboardings ausmachen.

Die Kosten werden daher häufig nach dem tatsächlich erforderlichen Zeitaufwand oder auf Basis eines vorab definierten Prüfungsumfangs kalkuliert.

Welche Faktoren bestimmen die Höhe der Onboarding-Kosten?

Die Kosten einer Shopübernahme hängen weniger von der Zahl der Produkte oder Bestellungen ab. Wichtiger ist die technische und organisatorische Komplexität.

Zustand der Dokumentation

Eine aktuelle Dokumentation kann den Aufwand deutlich reduzieren. Realistischerweise fehlt diese aber üblicherweise. Oftmals ist das Versionierung-System(Git) und mündliche Überlieferungen die einzige Dokumentationen von Shops. Dazu gibt es oft noch ein Ticketsystem was sehr hilfreich meist ist.

Hilfreich sind insbesondere:

• Modulübersichten
• Schnittstellenbeschreibungen
• Systemdiagramme
• Informationen zu Cronjobs
• Deployment-Anleitungen
• bekannte Fehler
• technische Entscheidungen
• Ansprechpartner externer Systeme

Fehlen diese Informationen, muss die neue Agentur die Zusammenhänge anhand des Codes, der Konfiguration und der laufenden Prozesse rekonstruieren. Das ist alles möglich, dauert jedoch schlicht länger. Dazu gibt es viele Dinge, die womöglich erst nach Moanten/Jahren zufällig gefunden und bewusst werden.

Umfang der Individualentwicklung

Ein Shop mit weitgehend standardnaher Magento-Installation lässt sich meist schneller erfassen als ein System mit zahlreichen eigenen Modulen. Mit nur standardnahen Modulen, können Updates vom Hersteller bezogen werden, es gibt oft Dokumentationen und vieles mehr.

Entscheidend ist auch die Qualität der Entwicklung. Verständlicher und sauber strukturierter Code kann schneller geprüft werden. Unklare Abhängigkeiten, direkte Änderungen an Herstellerdateien oder fehlende Versionshistorien erhöhen den Aufwand. Je nach Qualität des Codes kann es soweit gehen, dass hier ein System "nur am Leben erhalten" werden kann. Bedeutet, dass etwas läuft und laufend Probleme macht und klar ist, es wird früher oder später ausgetauscht werden müssen. Auch dann ist eine Übernahme der Betreuung möglich, aber die IST-Situation und Auswirkungen sollten realistisch benannt werden.

Anzahl der Schnittstellen

Jede Schnittstelle bringt zusätzliche technische und vorallem fachliche Fragen mit sich.

Die Agentur muss verstehen:

• Welche Daten werden übertragen?
• In welche Richtung fließen die Daten?
• Wann erfolgt die Übertragung?
• Welches System ist führend?
• Wie werden Fehler gemeldet?
• Können Übertragungen wiederholt werden?
• Wer betreut das angebundene System?

Besonders aufwendig wird die Übernahme, wenn Schnittstellen geschäftskritisch sind und keine verlässliche Dokumentation vorliegt. Normalerweise haben sich im Laufe der Monate/Jahre bei Schnittstelle Anpassungen und Besonderheiten ergeben, die nicht dokumentiert sind. Das fachliche Wissen auf Kundenseite ist somit hier extrem wichtig, da teils marginale Anpassungen bzw. Kleinigkeiten kritische Geschäftsprozess komplett zum Erliegen bringen können.

Technischer Wartungsstand

Eine aktuelle Magento-Version mit gepflegten Erweiterungen erleichtert die Übernahme.

Bei älteren Systemen können zusätzliche Aufgaben sichtbar werden:

• ausstehende Sicherheitspatches
• nicht mehr unterstützte PHP-Versionen
• veraltete Module
• abgelaufene Erweiterungslizenzen
• inkompatible Abhängigkeiten
• nicht dokumentierte Anpassungen
• wiederkehrende Fehlermeldungen

Solche Probleme gehören nicht automatisch zur eigentlichen Einarbeitung. Sie können jedoch bereits während der Analyse auffallen und weitere Kosten auslösen.

Qualität der bestehenden Entwicklungs- und Test-Prozesse

Ein funktionierender Entwicklungs- und Veröffentlichungsprozess reduziert Risiken und Abstimmungsbedarf.

Fehlen Testsystem, Versionsverwaltung oder ein nachvollziehbares Deployment, muss die neue Agentur zunächst klären, wie Änderungen sicher umgesetzt werden können. Üblicherweise überhaupt nicht und der Aufbau eines Testsystems ist vorab nötig. Dazu muss ein "kontinuierlicher Entwicklungsprozess" etabliert werden.

Auch fehlende Backups oder unbekannte Wiederherstellungsabläufe können den Start der Betreuung verzögern. Backups müssen schlicht automatisch und sicher im Hintergrund erstellt werden vom Hoster.

Dringlichkeit der Übernahme

Eine geplante Shopübernahme lässt sich geordnet vorbereiten.

Bei einer kurzfristigen Übernahme wegen eines Ausfalls, Sicherheitsproblems oder Konflikts mit dem bisherigen Dienstleister entstehen häufig zwei parallele Aufgaben:

1. Der laufende Betrieb muss stabilisiert werden.
2. Die neue Agentur muss das System kennenlernen.

Dadurch steigt der Aufwand. Eine Notfallanalyse sollte deshalb getrennt vom regulären Onboarding betrachtet und abgerechnet werden.

Welche Arbeiten werden zusätzlich berechnet?

Während des Onboardings können Probleme sichtbar werden, deren Behebung über die reine Shopübernahme hinausgeht.

Typische Zusatzleistungen sind:

• Behebung vorhandener Fehler
• Installation fehlender Sicherheitspatches
• Aufbau einer Testumgebung
• Einrichtung einer Versionsverwaltung
• Überarbeitung des Deployment-Prozesses
• Serverumzug
• Performance-Optimierung
• Bereinigung kompromittierter Systeme
• Erstellung fehlender Dokumentationen
• Anpassung von Backup- und Monitoring-Prozessen

Aufgrund Komplexität nachgelagert sollte gemacht werden:

• Magento-Update (inkl. Rattenschwanz an Arbeiten)
• Reparatur fehlerhafter Schnittstellen
• Austausch veralteter Erweiterungen
• Anpassung eigener Module

Eine transparente Agentur trennt diese Arbeiten von der eigentlichen Bestandsaufnahme. Der Shopbetreiber sollte vor der Umsetzung eine Einschätzung des zusätzlichen Aufwands und eine Priorisierung erhalten.

Welche unerkannten Probleme können weitere Kosten auslösen?

Nicht alle technischen Probleme lassen sich vor Beginn der Übernahme erkennen.

Manche Auffälligkeiten werden erst sichtbar, wenn die Agentur Zugriff auf den Code, die Server oder die Protokolle erhält.

Fehlende oder ungültige Lizenzen (Leider Normalität)

Bei kommerziellen Erweiterungen kann unklar sein, auf welches Unternehmen die Lizenz ausgestellt wurde. Es kann erforderlich sein, eine neue Lizenz oder einen neuen Supportzugang zu erwerben. Wir haben es fast noch nie erlebt, dass ein Unternehmen wirklich die Zugänge hat oder beschaffen konnte. Dazu sind Erweiterungen oftmals so veraltete, dass es generell keine Update mehr (gratis) geben würde und fast immer der erneute Kauf einer Lizenz nötig ist.

Änderungen direkt im Magento-Core

Wurden Herstellerdateien direkt verändert, können Updates und Sicherheitspatches diese Anpassungen überschreiben.Die Agentur muss die Änderungen zunächst identifizieren und prüfen, ob sie in ein eigenes Modul überführt werden können. Dies ist aber eigentlich relativ selten. Üblicherweise wird sauber gearbeitet und nicht Magento-Core überschrieben bzw. maximal erweitert/angepasst.

Nicht dokumentierte Cronjobs

Automatisierte Aufgaben können außerhalb von Magento eingerichtet worden sein. Werden diese bei einem Serverwechsel oder einer technischen Anpassung übersehen, können Importe, Exporte oder andere Prozesse ausfallen.

Unterschiedlicher Code auf Server und im Repository

Der im Repository gespeicherte Stand stimmt nicht immer mit dem Live-System überein. In diesem Fall muss geklärt werden, welche Änderungen tatsächlich produktiv eingesetzt werden und warum sie nicht versioniert wurden.

Üblicherweise arbeiten wir hier rückwärts vom produktiven System aus. Bedeutet wir erstellen ein Testsystem basierend auf einer Kopie des produktiven Systems. Somit ist das Testsystem zu 100% der Stand vom produktiven System. Basierend darauf geht es dann weiter.

Fehlende Testumgebung (leider auch oft Normalität)

Ohne Testsystem lassen sich Änderungen nur eingeschränkt prüfen. Es ist dann reine Operation am offenen Herzen und ist kein Zustand für seriöse Magento Entwicklung. Die Einrichtung einer geeigneten Umgebung verursacht zusätzlichen Aufwand, reduziert jedoch das Risiko späterer Ausfälle erheblich und ist schlicht zwingend nötig.

Unbekannte Schnittstellen

Manchmal existieren Datenübertragungen, die nur wenigen Mitarbeitern oder einem ehemaligen Dienstleister bekannt sind. Fällt eine solche Verbindung nach einer Änderung aus, kann dies Bestände, Preise, Bestellungen oder Versandinformationen betreffen.

Individuelle Module ohne vollständigen Quellcode (sehr selten)

Es kann vorkommen, dass auf dem Server kompilierte oder unvollständige Bestandteile vorhanden sind, der ursprüngliche Quellcode jedoch fehlt. Eine weitere Pflege ist dann nur eingeschränkt möglich. Im ungünstigen Fall muss die Funktion neu entwickelt werden. Dies ist äußert selten geworden und haben wir nur bei sehr schlechten Magento Erweiterungen in den letzten Jahren erlebt.

Sicherheitsprobleme (passiert häufig)

Während der Bestandsaufnahme können verdächtige Benutzerkonten, unbekannte Dateien oder fehlende Sicherheitspatches auffallen. Es kann auch schlicht durch den Sicherheitsscan vom neuen Hoster auf Dinge aufmerksam gemacht werden, die Jahre lang übersehen wurden. Eine Sicherheitsanalyse oder Bereinigung sollte als separates Arbeitspaket behandelt werden.

Drei typische Szenarien einer Magento-Shopübernahme

Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedlich der Onboarding-Aufwand ausfallen kann.

Der gut dokumentierte Magento-Shop (Noch nie in freier Wildbahn erlebt)

Dieser Shop verfügt über:

• eine aktuelle Magento-Version
• eine vollständige Modulübersicht
• dokumentierte Schnittstellen
• ein gepflegtes Repository
• funktionierende Testsysteme
• einen klaren Deployment-Prozess
• bekannte Ansprechpartner

Die neue Agentur kann vorhandene Informationen prüfen und die wichtigsten Abläufe nachvollziehen. Der Anteil unbekannter Risiken bleibt überschaubar.

Das Onboarding konzentriert sich auf die Verifizierung der Dokumentation, die Prüfung der Zugänge und die Übernahme der bestehenden Prozesse.

Der über mehrere Jahre gewachsene Shop (Der Normalfall)

Dieser Fall ist bei bestehenden Magento-Projekten häufig anzutreffen.

Mögliche Merkmale sind:

• zahlreiche Erweiterungen
• mehrere ehemalige Dienstleister
• teilweise dokumentierte Individualentwicklungen
• unterschiedliche Entwicklungsstile
• ältere Module
• offene Fehler
• historisch gewachsene Schnittstellen
• unklare Zuständigkeiten

Die neue Agentur muss technische Zusammenhänge rekonstruieren und vorhandene Informationen bewerten. Oft zeigt sich erst während der Analyse, welche Funktionen voneinander abhängen.

Der Onboarding-Aufwand liegt deshalb höher als bei einem klar dokumentierten System.

Die kurzfristige Notfallübernahme (Leider auch Normalität)

Bei einer Notfallübernahme besteht meist bereits ein akutes Problem.

Mögliche Auslöser sind:

• Insolvenz oder Ruhestand des Magento Dienstleisters
• Shopausfall
• Sicherheitsvorfall
• fehlgeschlagenes Update
• nicht erreichbarer bisheriger Dienstleister

In dieser Situation kann die Agentur das Onboarding nicht vollständig vorbereiten. Sie muss zunächst die wichtigsten Zugänge sichern, den technischen Zustand prüfen und den Betrieb stabilisieren.

Die Kosten für die akute Fehlerbehebung sollten getrennt von der regulären Shopübernahme ausgewiesen werden. So bleibt nachvollziehbar, welcher Aufwand für die Einarbeitung und welcher für die unmittelbare Problemlösung entstanden ist.

Welche Leistungen gehören zum Onboarding?

Der Begriff Onboarding wird von Agenturen unterschiedlich verwendet. Deshalb sollte vor Projektbeginn genau festgelegt werden, welche Leistungen enthalten sind.

Typische Onboarding-Leistungen sind:

• Projektstart und Abstimmung
• Aufnahme der Ansprechpartner
• Prüfung der bereitgestellten Zugänge
• Erfassung der Systemlandschaft
• Überblick über Module und Erweiterungen
• erste Prüfung eigener Entwicklungen
• Aufnahme wichtiger Schnittstellen
• Analyse des Entwicklungsprozesses
• erste Risikoeinschätzung
• Dokumentation der Ergebnisse
• Priorisierung der nächsten Schritte

Die genaue technische Tiefe muss im Angebot beschrieben werden. Eine Bestandsaufnahme ist beispielsweise nicht automatisch mit einer vollständigen Codeprüfung aller eigenen Module gleichzusetzen.

Welche Unterlagen benötigt die neue Magento-Agentur?

Eine gut vorbereitete Übergabe spart Zeit und erleichtert eine realistische Kostenschätzung.

Technische Unterlagen

Hilfreich sind:

• bekannte technische Probleme (sehr wichtig)
• Hosting- und Serverinformationen (sehr wichtig)
• Magento-Version und Patchstand (wichtig)
• frühere technische Konzepte
• Schnittstellendokumentationen
• Informationen zu Testsystemen
• Liste der installierten Module
• Liste der Eigenentwicklungen
• Repository
• Zugang zum Monitoring
• Deployment-Dokumentation
• Backup-Konzept

Informationen zum laufenden Betrieb

Die neue Agentur sollte außerdem wissen:

• Welche Funktionen sind umsatzkritisch?
• Welche Fehler sind bereits bekannt?
• Welche Änderungen sind geplant?
• Welche Projekte wurden begonnen?
• Welche Fristen müssen beachtet werden?
• Welche Systeme werden von anderen Dienstleistern betreut?

Ansprechpartner

Benötigt werden je nach Projekt Kontakte für:

• bisherige Entwickler (wenn möglich, wichtigste Person)
• Hosting (üblicherweise sehr wichtig)
• interne IT (üblicherweise sehr wichtig)
• ERP oder Warenwirtschaft
• PIM
• Zahlungsdienstleister
• Versandsoftware
• Buchhaltung
• Marketing

Die Ansprechpartner helfen dabei, Rückfragen schnell zu klären und technische Abhängigkeiten richtig einzuordnen. Insbesondre der bisherige Entwickler bzw. Magento Agentur ist extrem hilfreich. Sollte sich dort im Guten getrennt worden/werden, ist das extrem Hilfreich. Selbst, wenn sich im "Schlechten" getrennt wurde, sind die Informationen/Hilfe extrem wichtig und sollte versucht werden zu nutzen.

Wie lassen sich die Onboarding-Kosten reduzieren?

Shopbetreiber können einen erheblichen Teil des Aufwands durch eine strukturierte Vorbereitung vermeiden.

Den bisherigen Dienstleister einbeziehen

Eine geordnete Übergabe durch die bisherige Agentur kann viel Analysezeit sparen. Das Wissen/Informationen/Hilfestellung der bisherigen Magento Agentur sind sehr wichtig. Es gibt oftmals Dinge, die niemand sonst direkt weiß wo oft Stunden an Suchen gespart werden können. Es sollte daher immer versucht werden eine Lösung zu finden, sodass die bisherige Agentur bzw. Entwickler zumindest übergangsweise oder für "Notfallfragen" zur Verfügung steht.

Sinnvoll sind beispielsweise:

• gemeinsame Übergabebesprechung
• Erklärung wichtiger Individualfunktionen
• Übergabe des Repositories
• Liste offener Aufgaben
• Erläuterung des Deployment-Prozesses
• Übergabe der Schnittstellendokumentation
• Information zu bekannten Risiken

Ob eine solche Unterstützung möglich ist, hängt von der bisherigen Zusammenarbeit und den vertraglichen Regelungen ab.

Zugänge frühzeitig sammeln

Alle benötigten Zugänge sollten vor dem Start des Onboardings geprüft werden. Fehlende Passwörter, alte Mitarbeiterkonten oder nicht erreichbare Dienstleister können die Übernahme verzögern.

Module und Schnittstellen auflisten

Eine einfache Tabelle mit Modulen, Funktionen und Ansprechpartnern schafft bereits einen guten Überblick.

Dabei muss die Dokumentation nicht technisch perfekt sein. Auch eine fachliche Beschreibung hilft der Agentur weiter.

Beispiel:

System oder Modul	Zweck	Ansprechpartner
ERP-Schnittstelle	Produkte, Bestände und Bestellungen	Interne IT
Zahlungsmodul	Kreditkarte und weitere Zahlarten	Zahlungsanbieter
Versandmodul	Label und Sendungsverfolgung	Logistik
Eigenes Kundenmodul	Individuelle Kundengruppen	Bisherige Agentur

Bekannte Fehler dokumentieren

Offene Probleme sollten nicht erst während der Analyse einzeln auftauchen.

Hilfreich sind Informationen zu:

• Zeitpunkt des Fehlers
• betroffener Funktion
• Häufigkeit
• bisherigen Lösungsversuchen
• Fehlermeldungen
• Auswirkungen auf Kunden oder Mitarbeiter

Kritische Prozesse priorisieren

Die neue Agentur muss nicht jede Funktion sofort bis ins letzte Detail untersuchen. Zunächst sollten die Bereiche betrachtet werden, die für Umsatz und Betrieb besonders wichtig sind. Weniger kritische Sonderfunktionen können anschließend geprüft werden.

Größere Änderungen während der Übernahme vermeiden

Während des Onboardings sollten nach Möglichkeit keine umfangreichen neuen Funktionen oder technischen Umbauten veröffentlicht werden.

Ein stabiler Systemstand erleichtert die Analyse. Dringende Fehlerbehebungen und Sicherheitsmaßnahmen bleiben davon ausgenommen.

Wie sollte ein transparentes Onboarding-Angebot aufgebaut sein?

Ein Angebot für die Shopübernahme sollte nicht nur einen Gesamtpreis nennen. Es muss erkennbar sein, welche Leistungen die Agentur dafür erbringt.

Es bietet sich an das Angebot zu Teilen in mehrere Phasen, da ohne Wissen über den zu betreuenden Shop schlicht der Umfang nicht ansatzweise realistisch eingeschätzt werden kann. Es kann z.B. ein (Zeit)Budget von bis zu X Stunden (je nach Shopgröße) vereinbart werden für die initiale Prüfung des Ist-Zustand. Für einen simplen Shop sind üblicherweise <1 Arbeitstag ausreichend. Wenn klar ist, dass etliche Schnittstellen usw. involviert sind üblicherweise z.b. bis zu 2 Arbeitstage.

Basierend darauf können mögliche akute Arbeiten wie Testsystem einrichten, Kopie vom produktiven Shop zur Prüfung von einzelnen Abläufen usw. geplant werden. Es kann geprüft werden ob/welche Erweiterung evtl. akut ein Update/Fix benötigen usw. Somit kann auf der initialen Analyse nun genauer geplant werden was die nächsten Schritte sind und welches Budget für diese benötigt wird, welche Bereiche womöglich ignoriert werden sollen usw.

Wichtige Bestandteile sind:

• Ziel der Bestandsaufnahme
• einbezogene Systeme
• Umfang der Codeprüfung
• betrachtete Schnittstellen
• erwartete Unterlagen und Zugänge
• Mitwirkung des Shopbetreibers
• geplante Arbeitsschritte
• Ergebnisse des Onboardings
• geschätzter Zeit- oder Budgetrahmen
• nicht enthaltene Leistungen
• Vorgehen bei zusätzlichen Erkenntnissen
• Ansprechpartner
• geplanter Zeitraum

Besonders wichtig ist das vereinbarte Ergebnis.

Mögliche Ergebnisse des Onboardings sind:

• technische Systemübersicht
• Liste der Erweiterungen
• Übersicht der Schnittstellen
• Risikoliste
• Sicherheits- und Updatebedarf
• priorisierte Maßnahmen
• Empfehlungen für den Entwicklungsprozess
• Grundlage für einen Betreuungsvertrag

Damit erhält der Shopbetreiber eine nachvollziehbare Leistung und eine Grundlage für die weitere Planung.

Üblicherweise ist das seriös NICHT möglich den Gesamtpreis zu nennen. Daher bietet es sich wie beschreiben an dringend in Phasen zu arbeiten.

Wie geht es nach der Shopübernahme weiter?

Nach Abschluss des Onboardings sollten die Ergebnisse gemeinsam besprochen und priorisiert werden.

Ein möglicher Ablauf besteht aus folgenden Schritten:

1. Ergebnisse der dann vertieften Bestandsaufnahme besprechen
2. akute Risiken festlegen
3. notwendige Fehlerbehebungen planen
4. Sicherheits- und Updatebedarf einordnen
5. laufende Betreuung aufnehmen
6. möglicherweise direkt Anpassungen/Verbesserungen

Nicht jeder gefundene Punkt muss sofort umgesetzt werden. Entscheidend ist eine sinnvolle Reihenfolge.

Sicherheitsprobleme und umsatzkritische Fehler haben in der Regel Vorrang. Technische Verbesserungen ohne unmittelbare Auswirkungen können in eine längerfristige Planung aufgenommen werden.

Fazit

Die Kosten einer Magento-Shopübernahme hängen vor allem vom technischen Zustand, der vorhandenen Dokumentation und der Komplexität des Shops ab.

Ein gut dokumentiertes System mit aktuellen Erweiterungen, klaren Schnittstellen und einem funktionierenden Entwicklungsprozess lässt sich schneller übernehmen. Bei einem über Jahre gewachsenen Shop muss die neue Agentur mehr Zeit investieren, um Abhängigkeiten und individuelle Funktionen zu verstehen.

Zu den typischen Kostenblöcken gehören die Zugangsprüfung, die technische Bestandsaufnahme, die Analyse eigener Module, die Erfassung der Schnittstellen und die Übernahme des Entwicklungsprozesses.

Fehlerbehebungen, Updates oder der Aufbau fehlender technischer Strukturen sollten davon getrennt betrachtet werden.

Shopbetreiber können die Onboarding-Kosten reduzieren, indem sie Zugänge, Dokumentationen, Ansprechpartner und bekannte Probleme frühzeitig zusammenstellen. Ein transparentes Angebot sollte außerdem klar beschreiben, welche Systeme geprüft werden und welche Ergebnisse der Kunde erhält.

Magento-Shopübernahme mit Konvis planen

Sie möchten die Betreuung eines bestehenden Magento-Shops übergeben oder den Aufwand eines Agenturwechsels einschätzen?

Wir prüfen gemeinsam, welche Systeme, Erweiterungen und Schnittstellen bei der Übernahme berücksichtigt werden müssen. Auf dieser Grundlage lässt sich der erforderliche Onboarding-Aufwand realistisch einordnen.

Magento-Shopübernahme besprechen

Weitere Informationen rund um Magento und KonVis finden Sie auch hier:

Informationen zu Magento Betreuung und Verbesserungen

Informationen zu Programmierung individueller Magento Erweiterungen (Funktionen)

Informationen zu Magento Schnittstellen Programmierung

Häufige Fragen zur Magento-Shopübernahme

Was kostet die Übernahme eines bestehenden Magento-Shops?

Dazu lässt sich ohne Prüfung des Shops keine verlässliche Pauschale nennen. Der Aufwand hängt vor allem von der Dokumentation, den Individualentwicklungen, der Zahl der Schnittstellen und dem technischen Wartungsstand ab. Eine erste Sichtung der Systemlandschaft ermöglicht eine realistischere Einschätzung.

Es sollte daher zunächst ein (Zeit)Budget für die initale Prüfung des Shops definiert werden und auf dessen Basis, kann eingeschätzt werden, ob der Shop direkt übernommen werden kann oder schlicht noch X Baustellen vorab zu lösen sind.

Wie lange dauert das Onboarding einer neuen Magento-Agentur?

Die Dauer hängt vom Umfang des Shops und der Verfügbarkeit der benötigten Informationen ab. Ein gut dokumentiertes System kann schneller übernommen werden als ein über Jahre gewachsener Shop mit vielen unbekannten Anpassungen.

Muss die neue Agentur den gesamten Shop prüfen?

Nicht jede einzelne Funktion muss zu Beginn vollständig analysiert werden. Der Prüfungsumfang sollte sich an den geschäftskritischen Prozessen, den vorhandenen Individualentwicklungen und den bekannten Risiken orientieren. Dazu sollte generell z.B. die Logs geprüft werden, ob dort "komische Dinge" erscheinen, die schwerwiegende Probleme womöglich andeuten

Welche Zugänge benötigt die neue Agentur?

In der Regel ist der sogenannte "SSH Zugang" zum Testsystem bzw. produktiven System der wichtigste Zugang. Es werden dazu oft Zugänge zum Hosting, Testsystem oder ähnlichen benötigt. Sollten diese nicht vorliegen, kann üblicherweise über den Server-Betreiber(Hoster) alles besorgt werden.

Kann ein Magento-Shop ohne Dokumentation übernommen werden?

Eine Übernahme ist grundsätzlich möglich. Der Analyseaufwand fällt jedoch höher aus, weil die Agentur Funktionen, Abhängigkeiten und Datenflüsse selbst ermitteln muss.

Sind Fehlerbehebungen in den Onboarding-Kosten enthalten?

Das hängt vom vereinbarten Leistungsumfang ab. Üblicherweise ist das ausdrücklich NICHT enthalten. Eine Bestandsaufnahme und die Behebung vorhandener Fehler sollten im Angebot getrennt ausgewiesen werden. Fehler zu beheben ohne den Shop zu kennen, ist jedoch schwer kalkulierbar und sollte im Hinblick auf realistische Kostenschätzung verzichet werden.

Wird für die Übernahme eine Testumgebung benötigt?

Eine Testumgebung ist für eine sichere Betreuung zwingend und nicht nur hilfreich. Fehlt sie, muss geprüft werden, wie Änderungen vor der Veröffentlichung getestet werden können, was nicht möglich ist. Der Aufbau einer neuen Testumgebung verursacht zwar zusätzliche Kosten, ist aber zwingend unserer Meinung nach. Zumindest wir haben keine Lust Zeit und Nerven zu verlieren, weil Dinge ungetestet auf ein produktives System gehen und womöglich kritische Abläufe gestört werden. Dies sind komplett vermeidbare und unnötige Fehler üblicherweise. Daher ist eine Testumgebung für uns zwingend nötig.

Wie lässt sich der Aufwand vorab einschätzen?

Eine erste Einschätzung ist anhand der Magento-Version, der Modulübersicht, der Schnittstellen, des Repositories und der vorhandenen Dokumentation möglich. Für einen belastbaren Kostenrahmen ist meist eine technische Sichtung erforderlich. Sprich es sollten einige Stunden an (Zeit)Budget für eine Ist-Analyse investiert werden. Basierend darauf kann realistisch eingeschätzt werden ob/was evtl. Probleme macht.

Was passiert, wenn Sicherheitsprobleme gefunden werden?

Die Agentur sollte die Probleme dokumentieren, nach Dringlichkeit bewerten und konkrete Maßnahmen vorschlagen. Akute Sicherheitsrisiken können eine kurzfristige Reaktion erfordern und zusätzlichen Aufwand verursachen. Das können z.B. fehlenden Magento Patches oder ähnliches sein.

Kann die bisherige Agentur die Übergabe unterstützen?

Eine strukturierte Übergabe kann die Einarbeitung deutlich erleichtern. Besonders hilfreich sind Informationen zu Individualentwicklungen, Schnittstellen, offenen Aufgaben und dem bisherigen Deployment-Prozess. Dazu ist (falls möglich) ein Ansprechpartner der bisherigen Betreuung extrem wertvoll. Diese Person kann Dinge oft lösen bzw. Tipps geben, die etliche Stunden an Arbeit/Recherche usw. sparen kann