Magento oder ERP: Welches System sollte ab 2027 die E-Rechnung erstellen?

Ab 2027 wird die elektronische Rechnung für viele Unternehmen im B2B-Geschäft verpflichtend. Für Betreiber eines Magento-Onlineshops stellt sich damit eine wichtige technische und organisatorische Frage: Soll die E-Rechnung direkt in Magento erstellt werden oder ist es sinnvoller, die Rechnungsstellung über das vorhandene ERP-System abzuwickeln?

Besonders bei Unternehmen, die Magento mit einer Warenwirtschaft oder einem ERP-System verbinden, ist diese Entscheidung häufig nicht eindeutig. Bestellungen werden im Onlineshop ausgelöst, Lagerbestände und Lieferungen über das ERP verwaltet und Rechnungsdaten anschließend an die Buchhaltung übertragen.

Möglicherweise erstellt Magento bereits heute PDF-Rechnungen. Das ERP erhält anschließend eine Kopie oder die entsprechenden Buchungsdaten. In anderen Unternehmen übernimmt das ERP schon die gesamte Rechnungsstellung.

Mit der E-Rechnungspflicht muss geprüft werden, ob die bestehenden Abläufe weiterhin sinnvoll sind und welche Anpassungen notwendig werden.

In diesem Beitrag zeigen wir, wann sich die Rechnungserstellung direkt in Magento anbietet, welche Vorteile eine zentrale Erstellung im ERP haben kann und worauf bei der Verbindung beider Systeme zu achten ist.

Dies stellt KEINE rechtliche Beratung da sondern wir versuchen die unserer Meinung nach verstandenen Rechtsgrundlagen und die Möglichkeiten bzw. Stolpersteine bei der eRechnung Erstellung dazustellen. Klären Sie die Punkte unbedingt für Ihr Unternehmen mit Steuerberater oder anders rechtlich sauber ab ist unsere Empfehlung.

Die wichtigste Entscheidung vorab

Wenn Magento bisher die Rechnungen erstellt und das ERP diese lediglich für die Buchhaltung verarbeitet, kann eine E-Rechnungserweiterung für Magento eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung sein.

Erstellt dagegen bereits das ERP alle Rechnungen, spricht vieles dafür, die E-Rechnung ebenfalls dort zu erzeugen. Magento kann die fertigen Rechnungen anschließend für den Kunden bereitstellen.

Bei komplexen B2B-Prozessen mit mehreren Vertriebskanälen, Sammelrechnungen oder nachträglichen Rechnungsänderungen ist eine zentrale Rechnungsstellung häufig vorteilhaft.

Entscheidend ist daher zunächst, welches System die Rechnungsdaten verwaltet und an welcher Stelle die eigentliche Rechnung ausgestellt wird.

Was ändert sich ab 2027 bei der E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen.

Für Magento-Shopbetreiber sind vor allem folgende Termine relevant:

Für 2027 ist der maßgebliche Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 entscheidend.

Eine besondere Übergangsregelung besteht bis Ende 2027 außerdem für bestimmte EDI-Verfahren, die die neuen Formatvorgaben noch nicht erfüllen.

Wichtig: Nicht jede Rechnung eines Onlineshops muss künftig eine E-Rechnung sein.

Die Ausstellungspflicht betrifft insbesondere Rechnungen für inländische B2B-Umsätze. Ausnahmen bestehen unter anderem für Rechnungen an Privatkunden, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG.

Unabhängig von der gesetzlichen Pflicht können Geschäftskunden vertraglich bestimmte elektronische Rechnungsformate verlangen.

Für B2G-Geschäfte, also Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, können zusätzliche beziehungsweise andere Vorgaben gelten.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, abgerufen am 20.10.2026.

Reicht es ab 2027, eine PDF-Rechnung aus Magento zu versenden?

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Eine E-Rechnung muss in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Die enthaltenen Informationen müssen elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Zu den in Deutschland üblichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD in einem geeigneten Profil.

Eine XRechnung besteht üblicherweise aus strukturierten XML-Daten. Beim klassischen hybriden ZUGFeRD-Format werden XML-Daten und eine menschenlesbare PDF-Darstellung in einer gemeinsamen Datei kombiniert.

Auch eine rein strukturierte XML-Rechnung kann die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn Format, Inhalt und gegebenenfalls weitere Voraussetzungen stimmen.

Das bedeutet für Magento: Wer bisher ausschließlich PDF-Rechnungen erstellt, muss seinen Rechnungsprozess für die betroffenen B2B-Umsätze anpassen.

Wo entstehen die Rechnungen bisher?

Vor der Auswahl einer technischen Lösung sollte der vorhandene Ablauf untersucht werden.

Eine Magento-ERP-Anbindung kann sehr unterschiedlich aufgebaut sein.

Bei einigen Unternehmen überträgt Magento ausschließlich Bestellungen an das ERP. Die weitere Auftragsbearbeitung, Lieferung und Fakturierung erfolgen anschließend vollständig im ERP.

Andere Unternehmen erstellen die Rechnung bereits in Magento. Über die Schnittstelle werden lediglich Informationen für die Buchhaltung übertragen.

Es gibt auch Lösungen, bei denen Rechnungen in beiden Systemen vorhanden sind, allerdings mit unterschiedlichen Aufgaben.

Dabei sollten zunächst vier Fragen beantwortet werden:

1. Welches System vergibt die verbindliche Rechnungsnummer?
2. Wo werden Rechnungen tatsächlich ausgestellt und korrigiert?
3. Welches System verfügt über die vollständigen und richtigen Rechnungsdaten?
4. Wie erhält der Kunde seine Rechnung?

Diese Fragen sind wichtiger als die reine technische Möglichkeit, XML-Dateien zu erzeugen.

Ein ERP kann beispielsweise alle erforderlichen Daten enthalten, aber noch kein geeignetes E-Rechnungsformat ausgeben. Umgekehrt kann Magento zwar Rechnungs-XML erzeugen, während die endgültigen Rechnungsbeträge erst nach der Bearbeitung im ERP feststehen.

Möglichkeit 1. Die E-Rechnung direkt in Magento erstellen

Magento verfügt bereits über Funktionen zur Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften beziehungsweise Credit Memos.

Mit einer entsprechenden Erweiterung lassen sich aus den Rechnungsdaten strukturierte XML-Rechnungen erzeugen.

Die E-Rechnung kann dann direkt im Umfeld des Onlineshops erstellt und dem Kunden bereitgestellt werden.

Wann bietet sich diese Lösung an?

Die Rechnungserstellung in Magento ist besonders interessant, wenn:

• Magento bereits heute alle Rechnungen erzeugt.
• Das ERP hauptsächlich Bestände, Artikel oder Buchungsdaten verarbeitet.
• Rechnungen unmittelbar nach der vorgesehenen Rechnungsfreigabe im Shop bereitgestellt werden sollen.
• Die Rechnungsprozesse vergleichsweise überschaubar sind.
• Wenige weitere Vertriebskanäle vorhanden sind.

Ein Beispiel wäre ein mittelständisches Handelsunternehmen, das Bestellungen ausschließlich über seinen Magento-Shop annimmt und dort auch alle Rechnungen erstellt.

Die Buchhaltung erhält anschließend die Rechnungsdaten beziehungsweise Buchungsinformationen.

In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die bestehende Magento-Rechnungsstellung um eine geeignete XML-Erzeugung zu erweitern.

Welche Vorteile hat die Erstellung in Magento?

Geringerer Anpassungsbedarf bei bestehenden Abläufen

Wenn Magento die Rechnungen bereits zuverlässig erstellt, müssen die internen Prozesse möglicherweise nur an wenigen Stellen verändert werden.

Direkte Bereitstellung im Kundenkonto

Der Kunde kann seine Rechnung dort abrufen, wo er auch seine Bestellung einsehen kann. Das setzt eine entsprechende Downloadfunktion voraus.

Versand über den bestehenden Rechnungsprozess

Eine Erweiterung kann die XML-Rechnung mit der Rechnungs-E-Mail versenden oder einen getrennten Versand anbieten.

Weniger zusätzliche Datenübertragungen

Die für die Rechnung notwendigen Bestell- und Kundendaten sind in Magento bereits vorhanden. Das reduziert die Abhängigkeit von einer zusätzlichen Schnittstelle für die Rechnungserstellung.

Wo liegen die Grenzen?

Probleme können entstehen, wenn wichtige Informationen erst außerhalb von Magento feststehen.

Das betrifft beispielsweise:

• Änderungen an Bestellungen nach der Übertragung an das ERP
• Teillieferungen mit anschließender Teilberechnung
• gesondert berechnete Transport- oder Zusatzkosten
• Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen
• nachträglich vereinbarte Rabatte oder Preisänderungen
• spezielle B2B-Rechnungsprozesse

In diesen Fällen muss geprüft werden, ob Magento die endgültigen Rechnungsinformationen überhaupt vollständig kennt.

Eine Erweiterung zur XML-Erzeugung kann fehlende oder falsche Ausgangsdaten nicht automatisch korrigieren.

Möglichkeit 2. Die E-Rechnung im ERP-System erstellen

Viele Unternehmen verwenden bereits ein ERP-System für die vollständige Auftragsbearbeitung.

Magento dient in diesem Fall als zusätzlicher Vertriebskanal. Bestellungen werden über eine Schnittstelle an das ERP übertragen.

Dort erfolgen beispielsweise Auftragsprüfung, Lagerbuchung, Versandabwicklung und Rechnungsstellung.

Wenn das ERP die verbindlichen Rechnungen erstellt, ist es naheliegend, dort auch die E-Rechnungserzeugung anzusiedeln.

Wann ist das ERP die bessere Wahl?

Eine zentrale Rechnungserstellung bietet sich häufig an, wenn:

• Das ERP bereits für die gesamte Fakturierung verantwortlich ist.
• Aufträge aus mehreren Vertriebskanälen eingehen.
• Rechnungen unabhängig vom ursprünglichen Bestellweg erstellt werden.
• Sammelrechnungen oder komplexe Teilrechnungen vorkommen.
• Lieferungen und Rechnungen zeitlich voneinander getrennt bearbeitet werden.
• Die Buchhaltung eng mit dem ERP verbunden ist.

Beispiel für einen B2B-Großhändler

Ein Großhändler verkauft seine Waren über Magento, telefonische Bestellungen und den Außendienst.

Eine Bestellung im Onlineshop wird zunächst an das ERP übertragen. Dort können sich Liefermengen ändern, weil ein Teil der Ware nicht verfügbar ist.

Möglicherweise erfolgt eine erste Teillieferung sofort und eine zweite erst mehrere Wochen später.

Außerdem erhalten bestimmte Kunden monatliche Sammelrechnungen.

Würde Magento die Rechnung direkt nach jeder Bestellung erstellen, könnte dies zu erheblichen Abweichungen vom tatsächlichen Geschäftsprozess führen.

In diesem Szenario ist es häufig sinnvoller, die Rechnung im ERP zu erzeugen, sobald dort die Voraussetzungen für die Rechnungsstellung erfüllt sind.

Welche Vorteile ergeben sich?

Der wichtigste Vorteil liegt in der zentralen Verwaltung der Rechnungsprozesse.

Die Buchhaltung arbeitet mit den Daten, die auch für die tatsächliche Fakturierung verwendet wurden. Nachträgliche Änderungen müssen nicht aufwendig zwischen unterschiedlichen Rechnungsquellen abgestimmt werden.

Außerdem lassen sich Rechnungen aus verschiedenen Vertriebskanälen nach einheitlichen Abläufen bearbeiten.

Allerdings muss das ERP die erforderlichen elektronischen Formate unterstützen oder geeignete Daten an einen angebundenen E-Rechnungsdienst übergeben können.

Auch die Bereitstellung der Rechnungen für Magento-Kunden muss geregelt werden.

Möglichkeit 3. Das ERP erstellt die Rechnung und Magento stellt sie bereit

Eine für viele B2B-Unternehmen interessante Lösung ist die Kombination beider Systeme.

Die Rechnungsstellung erfolgt im ERP. Anschließend werden die fertigen Rechnungsdokumente oder die für deren Abruf benötigten Informationen an Magento übertragen.

Der Kunde kann seine Rechnung dann weiterhin über sein Magento-Kundenkonto abrufen.

Ein möglicher Ablauf sieht folgendermaßen aus:

1. Ein Geschäftskunde bestellt im Magento-Shop.
2. Magento übermittelt die Bestellung an das ERP.
3. Das ERP verarbeitet die Bestellung und erstellt zu einem fachlich passenden Zeitpunkt die Rechnung.
4. Die E-Rechnung wird im ERP oder über einen angebundenen Dienst erzeugt.
5. Die fertige Rechnung wird über eine Schnittstelle Magento zugeordnet.
6. Der Kunde kann die Rechnung im Kundenkonto herunterladen.

Diese Architektur verbindet eine zentrale Rechnungsstellung mit den Self-Service-Funktionen des Onlineshops.

Welche zusätzlichen Anforderungen entstehen?

Die Schnittstelle muss mehr leisten als die einfache Übertragung einer Bestellnummer.

Beispielsweise muss eindeutig erkennbar sein, welche ERP-Rechnung zu welcher Magento-Bestellung gehört.

Zusätzlich müssen Fragen zur Zuordnung geklärt werden, wenn eine Rechnung mehrere Bestellungen umfasst oder eine Bestellung auf mehrere Rechnungen verteilt wird.

Weitere Anforderungen betreffen die Zugriffsrechte im Kundenkonto, die Zuordnung zu Firmenkonten, die sichere Dateiübertragung und den Umgang mit Rechnungskorrekturen.

Auch sollte festgelegt werden, was geschieht, wenn das ERP vorübergehend nicht erreichbar ist oder die Übertragung einer Rechnung fehlschlägt.

Bei B2B-Shops mit umfangreichen Kundenkonten kann dieser zusätzliche Aufwand gerechtfertigt sein.

Magento oder ERP im direkten Vergleich

Die folgende Übersicht zeigt typische Unterschiede zwischen beiden Varianten.

Die Angaben beschreiben typische Systemarchitekturen. Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Magento-Installation, dem ERP und den verwendeten Erweiterungen ab.

Was passiert, wenn Magento und ERP beide Rechnungen erstellen?

Ein besonders wichtiger Punkt ist die klare Zuständigkeit für die Rechnungsstellung.

Angenommen, Magento erstellt zu einer Bestellung eine Rechnung mit der Nummer 100234. Anschließend verarbeitet das ERP dieselbe Bestellung und erzeugt seinerseits eine Rechnung mit der Nummer RE-2027-534.

Wenn beide Belege eigenständig als Rechnungen ausgestellt und versendet werden, kann unklar werden, welche Rechnung für den Geschäftsvorfall maßgeblich ist.

Getrennte Nummernkreise sind grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Belege eindeutig zugeordnet und die Geschäftsprozesse korrekt abgebildet werden.

Problematisch wird es vor allem, wenn unbeabsichtigt zwei Rechnungen für denselben Vorgang erstellt werden.

Das kann zu folgenden Problemen führen:

• Der Kunde erhält widersprüchliche Rechnungen.
• Die Buchhaltung verarbeitet möglicherweise denselben Geschäftsvorfall mehrfach.
• Rechnungskorrekturen lassen sich nicht eindeutig zuordnen.
• Die XML-Rechnung enthält andere Beträge als die zusätzlich versendete PDF-Rechnung.
• Der Support kann nicht erkennen, welcher Beleg aktuell gültig ist.

Deshalb sollte für jeden Rechnungsprozess genau ein System die verbindliche Rechnungsausstellung steuern.

Andere Systeme können Rechnungsdaten, Belegkopien oder Buchungsinformationen übernehmen.

Wenn unterschiedliche Vertriebskanäle unterschiedliche Fakturierungsprozesse verwenden, müssen diese fachlich eindeutig voneinander abgegrenzt sein.

Warum Rechnungsdaten zwischen Magento und ERP voneinander abweichen können

Bei einer E-Rechnung müssen die strukturierten Daten fachlich korrekt sein.

Dabei reicht es nicht aus, dass die XML-Datei technisch fehlerfrei aufgebaut ist.

Ein häufiges Problem bei der Integration unterschiedlicher Systeme sind voneinander abweichende Berechnungen.

Rabatte und Preisänderungen

Magento unterstützt unter anderem kundenspezifische Preise, Warenkorbrabatte, Gutscheine und unterschiedliche Steuerkonfigurationen.

Wenn Rabatte im ERP anders verteilt oder Rundungen unterschiedlich vorgenommen werden, können sich die berechneten Beträge unterscheiden.

Das kann bereits bei wenigen Cent Abweichung zu Problemen mit den Prüfregeln eines E-Rechnungsformats führen.

Versandkosten

Versandkosten können in Magento bereits beim Checkout feststehen.

Bei bestimmten Geschäftsmodellen werden die tatsächlichen Transportkosten jedoch erst später ermittelt.

Die Rechnung muss die tatsächlich abzurechnenden Beträge enthalten.

Unterschiedliche Steuerfälle

B2B-Shops verkaufen häufig auch an Geschäftskunden in anderen EU-Staaten oder in Drittländern.

Daraus können sich andere umsatzsteuerliche Anforderungen ergeben.

Die gesetzlichen deutschen B2B-E-Rechnungsvorgaben gelten nicht automatisch für sämtliche grenzüberschreitenden Geschäfte. Kundenanforderungen und steuerliche Sonderfälle können dennoch die Erstellung bestimmter Rechnungsdaten oder Formate erforderlich machen.

Abweichende Rechnungs- und Lieferadressen

Gerade im Großhandel kommt es vor, dass die bestellende Niederlassung, der Rechnungsempfänger und der tatsächliche Warenempfänger unterschiedlich sind.

Diese Informationen müssen passend zum Geschäftsfall in die Rechnungsdaten übernommen werden.

Für die technische Umsetzung ist deshalb wichtig, die vollständigen Rechnungsfälle zu betrachten und nicht ausschließlich eine einzelne Testrechnung erfolgreich als XML zu erzeugen.

Ausführliche Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag Magento-ZUGFeRD-Testmatrix: Welche Rechnungsfälle müssen vor Go-live getestet werden?.

Welche Kosten entstehen bei der E-Rechnung in Magento oder ERP?

Für viele mittelständische Unternehmen dürfte die Wirtschaftlichkeit ein wichtiger Teil der Entscheidung sein. Wenn Magento bereits Rechnungen erstellt und eine geeignete Erweiterung die benötigten E-Rechnungsdaten erzeugen kann, kann der zusätzliche Implementierungsaufwand vergleichsweise gering ausfallen.

Voraussetzung ist, dass die vorhandenen Rechnungsprozesse funktionieren und keine umfangreichen individuellen Anpassungen erforderlich werden.

Anders sieht es aus, wenn die E-Rechnung künftig im ERP entstehen soll, bisher aber nur Bestellungen aus Magento an das ERP übertragen werden.

Je nach bisheriger Systemarchitektur können zusätzliche Entwicklungen notwendig werden.

Dazu zählen beispielsweise:

• Anpassungen des Datenimports im ERP
• zusätzliche Kunden- und Rechnungsattribute
• Übertragung von Rechnungsnummern und Rechnungsstatus
• Rückübertragung fertiger Rechnungen nach Magento
• Bereitstellung von XML-Dateien im Kundenkonto
• Fehlerbehandlung und automatische Wiederholungsversuche
• Anpassungen bei Teilrechnungen und Rechnungskorrekturen
• fachliche und technische Integrationstests

Ein wichtiger Kostenfaktor ist die vorhandene Schnittstelle

Eine bereits bestehende Magento-ERP-Schnittstelle bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche notwendigen Rechnungsprozesse unterstützt werden.

Eine Schnittstelle zum Export von Bestellungen ist technisch und fachlich anders aufgebaut als eine bidirektionale Anbindung, die auch Rechnungsdokumente, Korrekturen und Verarbeitungsstatus austauscht.

Es sollte deshalb geprüft werden, ob die benötigten Datenflüsse bereits vorhanden sind oder ob zusätzliche Funktionen programmiert werden müssen.

Bei der Kostenschätzung sollten außerdem die laufenden Aufwendungen berücksichtigt werden. Dazu gehören Updates, Tests nach Systemänderungen, Überwachung der Datenübertragung und die Fehlerbehebung.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag Was kostet eine Magento-ERP-Schnittstelle? Zwölf Fragen vor der Aufwandsschätzung.

Welche Rolle spielt die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung für Magento?

Für Magento-Shopbetreiber, die ihre Rechnungen bereits direkt im Shop erstellen, bietet KonVis eine Erweiterung zur Erzeugung elektronischer Rechnungsdaten.

Die KonVis ZUGFeRD-Erweiterung für Magento 2 erzeugt XML-Rechnungsdaten und stellt verschiedene Funktionen für den Versand und Download zur Verfügung.

Zu den dokumentierten Funktionen gehören unter anderem:

• Erzeugung von Rechnungs-XML
• Versand der XML-Rechnung per E-Mail
• optionaler separater E-Mail-Versand
• Download der XML-Rechnung im Kundenkonto
• Download der XML-Rechnung im Magento-Adminbereich
• Konfiguration von Verkäuferinformationen
• Unterstützung von Käuferreferenzen
• Berücksichtigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers
• XML-Erzeugung für Credit Memos

Die Erweiterung bietet damit eine Möglichkeit, bestehende Magento-Rechnungsprozesse um strukturierte elektronische Rechnungsdaten zu ergänzen.

Was ist bei der Verwendung zu beachten?

Die KonVis-Erweiterung konzentriert sich auf die XML-Erzeugung. Ein vollständiges hybrides PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML wird damit nicht automatisch erstellt.

Bestehende PDF-Erweiterungen können parallel genutzt werden. Bei der dokumentierten Lösung handelt es sich dann um getrennte XML- und gegebenenfalls PDF-Dateien.

Entscheidend für die E-Rechnung ist, dass die verwendete XML-Datei die gesetzlichen und technischen Anforderungen des jeweiligen Rechnungsfalls erfüllt. Das gewählte Format und Profil müssen daher geprüft werden.

Auch die Kompatibilität mit der eingesetzten Magento-Version sowie mit vorhandenen Rechnungs- und E-Mail-Erweiterungen sollte vorab getestet werden.

Für Unternehmen, bei denen das ERP die verbindlichen Rechnungen ausstellt, ist zunächst zu prüfen, ob eine E-Rechnungserstellung direkt im ERP die sinnvollere Lösung ist.

Ausführliche Informationen zu Funktionen, Versionsständen und Kompatibilität finden Sie auf der Produktseite der KonVis ZUGFeRD-Erweiterung.

Was muss bei Versand und Archivierung beachtet werden?

Die Erstellung einer gültigen XML-Datei ist nur ein Teil des Rechnungsprozesses.

Es muss ebenfalls sichergestellt werden, dass die Rechnung beim vorgesehenen Empfänger ankommt und ordnungsgemäß aufbewahrt wird.

Versand der E-Rechnung

Für inländische B2B-E-Rechnungen kommen unterschiedliche elektronische Übermittlungswege infrage.

Eine Übermittlung per E-Mail ist grundsätzlich möglich. Auch andere elektronische Übertragungswege können verwendet werden, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bei Geschäftskunden sollte geprüft werden, ob bestimmte Empfangsadressen, Portale oder andere vereinbarte Verfahren genutzt werden müssen.

Wenn Magento und ERP unterschiedliche Versandwege verwenden, muss außerdem festgelegt werden, welches System die Rechnung tatsächlich an den Kunden übermittelt.

Archivierung der Rechnungen

Nach § 14b UStG gilt grundsätzlich eine umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Rechnungsteil in der erforderlichen Form aufbewahrt werden. Weitere Aufbewahrungspflichten können sich aus anderen Vorschriften ergeben.

Es reicht deshalb nicht aus, lediglich eine grafische Darstellung der Rechnung als PDF zu speichern und die eigentlichen XML-Daten zu verwerfen.

Unternehmen sollten bereits bei der Systemauswahl klären, wo die elektronischen Rechnungen archiviert werden und wie sie bei Bedarf wiedergefunden und bereitgestellt werden können.

Quelle: § 14b Umsatzsteuergesetz, abgerufen am 20.10.2026.

Wie sollte die Umstellung auf E-Rechnungen vorbereitet werden?

Unabhängig davon, welches System die Rechnungen später erzeugt, empfiehlt sich ein strukturierter Ablauf.

1. Bestehenden Rechnungsprozess aufnehmen

Zunächst sollte dokumentiert werden, welche Systeme an der Rechnungsstellung beteiligt sind.

Dabei geht es um den Weg von der Bestellung bis zur ausgestellten Rechnung und deren Übergabe an den Kunden und die Buchhaltung.

2. Führendes System für Rechnungen festlegen

Magento und ERP müssen eindeutige Zuständigkeiten erhalten.

Es muss beispielsweise geklärt werden, welches System Rechnungsnummern vergibt und wo Rechnungen korrigiert werden.

3. Erforderliche Rechnungsdaten prüfen

Kontrolliert werden sollten insbesondere Käufer- und Verkäuferangaben, Rechnungsnummern, Liefer- und Leistungsdaten, Positionen, Preise, Steuern und Summen.

Bei B2B-Geschäften können zusätzliche Angaben wie Käuferreferenzen oder spezielle Rechnungsanschriften erforderlich sein.

4. E-Rechnungsformat und Übertragungsweg auswählen

Anschließend muss entschieden werden, welche Formate benötigt werden und wie diese an Kunden übermittelt werden.

Dabei können gesetzliche Vorgaben und individuelle Anforderungen größerer Geschäftskunden eine Rolle spielen.

5. Relevante Rechnungsfälle testen

Eine erfolgreiche einfache Testrechnung genügt nicht für die Freigabe.

Getestet werden sollten insbesondere alle tatsächlich vorkommenden Sonderfälle.

Dazu gehören beispielsweise Rabatte, unterschiedliche Steuersätze, Teillieferungen, Rechnungskorrekturen und abweichende Adressen.

Die Prüfung sollte sowohl eine technische Validierung der XML-Datei als auch einen fachlichen Abgleich mit der erwarteten Rechnung umfassen.

6. Schnittstellen und Versand überprüfen

Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, sollte der vollständige Datenfluss getestet werden.

Wichtige Fragen sind dabei, ob sämtliche Rechnungsdaten korrekt übertragen werden, wie Übertragungsfehler erkannt werden und ob ein erneuter Übertragungsversuch unbeabsichtigte Doppelverarbeitungen auslösen kann.

7. Betrieb und Wartung organisieren

Auch nach der Einführung können sich Anforderungen ändern.

Updates von Magento, ERP, Schnittstellen oder Rechnungserweiterungen können Einfluss auf die erzeugten Rechnungsdaten haben.

Deshalb sind regelmäßige Prüfungen der beteiligten Komponenten und repräsentative Wiederholungstests sinnvoll.

Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Magento und ERP

Muss Magento ab 2027 selbst E-Rechnungen erstellen können?

Nein. Die gesetzlichen Anforderungen betreffen die Ausstellung und Übermittlung geeigneter elektronischer Rechnungen. Es wird kein bestimmtes Shopsystem vorgeschrieben.

Die Rechnung kann beispielsweise in Magento, im ERP oder über einen geeigneten externen Dienst erzeugt werden.

Entscheidend ist, dass die gesetzlichen Vorgaben für die jeweiligen Umsätze eingehalten werden.

Kann das ERP E-Rechnungen erstellen, obwohl die Bestellung aus Magento kommt?

Ja. Magento kann die notwendigen Bestell- und Kundendaten an das ERP übertragen.

Dort kann die Rechnung erstellt und anschließend an den Kunden übermittelt werden.

Voraussetzung ist, dass das ERP über die vollständigen und korrekten Rechnungsdaten verfügt und die geeignete E-Rechnungserstellung unterstützt.

Kann Magento weiterhin PDF-Rechnungen versenden?

Ja, soweit dies für den jeweiligen Rechnungsfall zulässig ist oder eine PDF-Darstellung ergänzend bereitgestellt wird.

Eine einfache PDF-Datei erfüllt allein jedoch nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Bei einer hybriden E-Rechnung sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.

Muss die E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden?

Es gibt keine allgemeine Pflicht, ausschließlich eines dieser beiden Formate einzusetzen.

XRechnung und ZUGFeRD in geeigneten Versionen und Profilen gehören zu den in Deutschland gebräuchlichen Formaten.

Daneben sind unter den gesetzlichen Voraussetzungen weitere geeignete strukturierte Formate möglich.

Welche Formate tatsächlich benötigt werden, hängt auch von den Rechnungsempfängern ab.

Können ERP-Rechnungen im Magento-Kundenkonto angezeigt werden?

Ja. Dazu kann eine Schnittstelle entwickelt oder eine vorhandene Anbindung erweitert werden.

Die Rechnung muss korrekt der Bestellung beziehungsweise dem Kundenkonto zugeordnet werden.

Gerade bei B2B-Firmenkonten mit mehreren Benutzern müssen die Zugriffsrechte sorgfältig geprüft werden.

Können Magento und ERP unterschiedliche Rechnungsnummern verwenden?

Unterschiedliche Nummernkreise können grundsätzlich zulässig sein.

Problematisch wird es, wenn Magento und ERP unabhängig voneinander Rechnungen für denselben Geschäftsvorfall ausstellen und dadurch widersprüchliche Belege entstehen.

Deshalb müssen Rechnungsnummern, Zuständigkeiten und Zuordnungen eindeutig geregelt werden.

Ist eine E-Rechnung auch für Privatkunden erforderlich?

Die allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze umfasst keine regulären B2C-Verkäufe.

Ein Magento-Shop, der sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden beliefert, muss daher die unterschiedlichen Rechnungsanforderungen berücksichtigen.

Können Teilrechnungen und Sammelrechnungen als E-Rechnung erstellt werden?

Grundsätzlich ja. Die technische Unterstützung hängt vom eingesetzten System und dem konkreten Geschäftsprozess ab.

Bei Sammelrechnungen oder Teilrechnungen muss insbesondere sichergestellt werden, dass die erforderlichen Rechnungsangaben vollständig und fachlich korrekt in den strukturierten Daten enthalten sind.

Kann die E-Rechnung direkt nach der Magento-Bestellung erstellt werden?

Das hängt vom Geschäftsprozess und vom steuerlich zutreffenden Zeitpunkt der Rechnungsstellung ab.

Eine Bestellung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Voraussetzungen für eine abschließende Rechnung bereits vorliegen.

Bei Teillieferungen, später ermittelten Kosten oder nachträglichen Änderungen kann ein anderer Zeitpunkt sinnvoll oder erforderlich sein.

Fazit - Magento oder ERP für die E-Rechnung ab 2027?

Für Betreiber eines Magento-Onlineshops mit angeschlossenem ERP-System gibt es keine pauschal beste Lösung.

Die Entscheidung sollte sich daran orientieren, wo Rechnungen heute erstellt werden und wie umfangreich die betroffenen Geschäftsprozesse sind.

Magento als Rechnungsquelle bietet sich an, wenn der Shop bereits die vollständige Rechnungsstellung übernimmt und die benötigten Daten dort zuverlässig vorhanden sind. Eine passende E-Rechnungserweiterung kann die bestehenden Abläufe ergänzen.

Das ERP als Rechnungsquelle ist häufig sinnvoll, wenn es bereits für die Fakturierung verantwortlich ist oder komplexe Auftrags-, Liefer- und Rechnungsprozesse verarbeitet.

Eine kombinierte Lösung kann sinnvoll sein, wenn das ERP die Rechnungen erstellt und Magento diese anschließend im Kundenkonto bereitstellt.

Vor einer Umstellung sollten Unternehmen deshalb zunächst den tatsächlichen Rechnungsprozess und die vorhandenen Schnittstellen prüfen.

Gerade bei bestehenden Magento-ERP-Anbindungen lässt sich dadurch vermeiden, dass unnötig Funktionen doppelt entwickelt oder fehleranfällige Prozesse eingeführt werden.

Unterstützung bei Magento E-Rechnungen und ERP-Schnittstellen

KonVis unterstützt Unternehmen bei der technischen Umsetzung und Betreuung von Magento-Onlineshops.

Dazu gehören unter anderem die Entwicklung und Anpassung von Magento-Erweiterungen, die Integration bestehender ERP-Systeme sowie die technische Prüfung von Rechnungsprozessen.

Für Unternehmen, die ihre Rechnungen bereits in Magento erstellen, bieten wir eine ZUGFeRD-Erweiterung zur Erzeugung elektronischer Rechnungsdaten.

Wenn die Rechnungsstellung im ERP erfolgen soll, können wir bei der Analyse und Umsetzung der notwendigen Magento-Schnittstellen unterstützen.

Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie im Bereich Magento Betreuung, Support und technische Beratung.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie prüfen möchten, welche Lösung für Ihren Magento-Shop technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Quellen und weiterführende Informationen

Rechtliche Grundlagen

1. Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026.
   URL: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
   Abgerufen am 20.10.2026.
2. Umsatzsteuergesetz, § 14, Ausstellung von Rechnungen.
   URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
   Abgerufen am 20.10.2026.
3. Umsatzsteuergesetz, § 27, Allgemeine Übergangsvorschriften.
   URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
   Abgerufen am 20.10.2026.
4. Umsatzsteuergesetz, § 14b, Aufbewahrung von Rechnungen.
   URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
   Abgerufen am 20.10.2026.
5. Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a, Rechnungen von Kleinunternehmern.
   URL: https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
   Abgerufen am 20.10.2026.

Magento und technische Umsetzung

6. KonVis, ZUGFeRD-Erweiterung für Magento 2, Produktbeschreibung und Changelog.
   URL: https://www.konvis.de/elektronische-rechnung-zugferd-erweiterung-fuer-magento-2-onlineshop-xml/
   Abgerufen am 20.10.2026.
7. KonVis, Magento-ZUGFeRD-Testmatrix.
   URL: https://www.konvis.de/neuigkeiten/magento/magento-zugferd-testmatrix-welche-rechnungsfaelle-muessen-vor-go-live-getestet-werden/
   Abgerufen am 20.10.2026.
8. KonVis, Was kostet eine Magento-ERP-Schnittstelle?
   URL: https://www.konvis.de/neuigkeiten/magento/was-kostet-eine-magento-erp-schnittstelle-zwoelf-fragen-vor-der-aufwandsschaetzung/
   Abgerufen am 20.10.2026.

Stand des Beitrags: 20. Oktober 2026.

Die rechtlichen Angaben beziehen sich auf die zum Recherchezeitpunkt geltenden allgemeinen deutschen Regelungen und sind KEINE Rechtsberatung. Es spiegelt nur unsere Meinung und Auffassung wieder.

Die steuerliche Bewertung der eigenen Geschäftsvorfälle sollte unserer Meinung nach mit der zuständigen Steuerberatung abgestimmt werden.